如何与团队沟通 OKR 和 Viva Goals

  • 10 分钟

有效沟通是成为 OKR 支持者的关键部分，并且会对 OKR 计划的成功产生显著的影响。 由于 OKR 支持者负责培训、推动采用并帮助其团队应对变革，因此清晰有效的沟通能力至关重要。

1. 评估准备情况

请务必确定用户对改变工作方式和采用新技术的接受程度。 你的推出计划应反映组织的准备情况。

确定变革需要的准备和意愿：

  • 创建共享需求和愿景：立即共享变革原因和行动的必要
  • 解释所需变革：当前状态如何，以及未来的状态是什么？
  • 动员承诺：确定关键利益干系人并巩固管理层的支持；分析阻力

通过提问确定准备情况：

  • 以前推出新技术时，成功因素是什么？ 有哪些缺陷？
  • 组织中是否发生其他重大推出或事件？
  • 可以利用哪些内部资源来帮助传播意识？ 例如，现有的沟通渠道、培训节奏和领导力事件。
  • 与此推出相关的优势和风险有哪些？
  • 如何突出显示优势？
  • 如何缓解风险？

提示

运行详细的分析，并按团队和用户组确定就绪情况;我们建议先在一个团队中试点 Viva Goals，以识别和解决早期受控环境中出现的任何问题。

2. 计划

定义成功条件

  • 你尝试使用 Viva Goals 完成什么？
  • Viva Goals 的成功是怎样的？ 具体说明。 你希望增加和减少哪些内容，以及增加和减少的程度？ 描述你的未来状态。 你甚至可以使用 OKR 框架来定义 Viva Goals 的成功，并为自己或你的团队分配此 OKR。

显示三个成功条件的关系图 - 目标、关键结果和项目。

确定关键结果和里程碑

  • 你的关键结果应根据采用情况进行改进，并将向领导层展示 Viva Goals 对业务的影响
  • 建立里程碑。 你现在在哪里，你希望在一个季度之后在哪里？ 两个季度之后？ 一年之后？

确定根据基准收集和衡量用户满意度和进度的方法。

示例包括员工 NPS、内部调查数据和 Viva Goals 中的用户数据。

组建核心团队

采用新技术和方法需要整个企业的认同和支持。 以下是关键组和团队成员，在对组织至关重要的技术和业务成果之间的对接工作中，他们可以起到帮助作用。 每个组或成员在实现和采用工作中都具有特定角色，因此应尽早且经常参与。

角色 责任
执行发起人 在全公司范围内传达 Viva Goals 的高级愿景和价值观
超级支持者 确保通过采用 Viva Goals 实现业务目标
支持者 帮助宣传 Viva Goals 并管理异议处理
项目主管 监督 Viva Goals 部署过程和物流
租户管理员（IT 专家） 监督 Viva Goals 部署和推出的所有技术方面
部门领导（利益干系人） 确定部门将如何使用 Viva Goals 并鼓励参与
早期采用者 尽早使用 Viva Goals，并提供反馈来帮助在向整个组织广泛发布之前解决任何问题
员工培训主管 管理和传达有关 Viva Goals 的培训内容
OKR 社区/ L&D 领导 负责创建和管理以 OKR 为中心的内部社区，在公司内实现广泛讨论和协调学习机会。

3. 部署

你的最终目标是让 Viva Goals 在整个组织中运行，以便你可以将每个团队成员的日常工作与业务成果联系起来。

但是，当我们导航 OKR 成熟度模型并更改与部署关联的管理时，我们建议通过用户试点将组织简化到 OKR 中。

显示成熟度模型的五个阶段的关系图。

用户试点的好处有两方面：第一，你将快速了解方法在组织文化中的工作原理，并深入了解挑战和机遇。 其次，试点组可以充当组织其余部分的示例。 他们在实现目标上取得的成功将激励更多组加入进来。

下面是执行用户试点的三种方法。

仅限领导层的试点组

推出 OKR 计划的最常用方法之一是自上而下。 采取此路线的好处是计划受到领导层的完全支持，并且 OKR 非常一致。

操作方式如下：

  • 在第一季度，由主管团队设置 OKR。 由于 OKR 在本质上是透明的，因此整个组织都将了解这些目标。
  • 在整个第一季度中，签入的每周节奏将设置为示例。 会议日程围绕衡量 OKR 进行结构化。
  • 成功完成第一季度后，团队经理将接受培训。 他们开发与高级领导团队保持一致的 OKR。
  • 又经过一个或两个季度后，团队经理将展开其关键结果。 此时，单个团队成员将参与进来。
  • 请参与者按需采用 OKR 领导力计划学习路径。 这样，每个试点参与者都会感到有能力在 OKR 方法和软件方面教育、吸引和提升他们的员工。

部门试点组

另一种常用的推出方法是由单独的部门或组（例如，营销部门或 IT 部门或产品工程团队）来运行涉及团队经理和个人员工的从上到下的推出。

操作方式如下：

  • 在高层管理层的正式或非正式支持下，该小组采用每周 1 到 2 个季度的签入节奏，试验有效的方法并做出敏捷的更改。 在此过程中，团队经理会向管理层报告成功、挑战和建议。
  • 单个部门和管理层适应节奏之后，将制定培训计划，以将 OKR 推广到组织的其他部门。 此计划使用该部门的经验教训，以使面向整个组织的过程尽可能顺利进行。
  • 请参与者按需采用 OKR 领导力计划学习路径。 这样，每个试点参与者都会感到有能力在 OKR 方法和软件方面教育、吸引和提升他们的员工。

另一个选项：大爆炸理论

虽然我们赞同采用“爬-走-跑”的方法来试点 OKR 计划，但能够高效和有效地领导组织变革的成熟公司可能会选择在整个组织范围内一次性启动 OKR。

“大爆炸”方法的优势是公司能够利用初始启动的动力，并在整个组织中更快地展示出 OKR 的优势。 但是，此方法通常需要更多资源，因此，当公司领导层完全获得支持、沟通清晰且 Viva Goals 入门学习路径支持推出时，此方法最成功。

无论你选择哪种路径，请务必找出最适合你的组织的方式。 请耐心等待，因为通常需要几个季度才能适应更改。 很快，你将进入一个稳定的节奏，并且 OKR 计划将在此过程中发展、成熟并改变你的组织。

衡量成功

你的目标定义了你想要的结果，并使你能够衡量 Viva Goals 推出的成功。

在定义 OKR 时，让利益干系人充分参与是很重要的，这有助于确保他们树立所有者的意识，并使这些成功的衡量标准与定义的项目任务相一致。 OKR 应包括技术方面和以用户为中心的成功的组合。

目标 关键结果 待办事项
在 2022 财年实现 Viva Goals，以便我们可以提高专注度并发展业务 KR1：在第 1 季度 100% 的 SLT 添加 OKR

KR2：在第 2 季度载入和训练 500 名用户。

KR3：100% 的用户在第三季度向 Viva Goals 添加了 ORK。		 - 确认试点用户

- 创建试点测试计划

- 在 Teams 上启用试点用户

- 实现试点

- 运行试点反馈调查

- 衡量试点成功
在 Viva Goals 上构建业务节奏，以便我们可以将 OKR 嵌入到日常工作生活中 FY22 Q2 SLT 业务审查在 Viva Goals 中进行并完成

KR1：将 Viva Goals 仪表板用于全手会议，从第 2 季度的 1 倍增加到 3 倍。

KR2：将 Teams 仪表板使用量从每月 1x 增加到每月 2x。

KR3：100% 的团队经理每月完成一次签入。		 - Viva Goals 中添加的公司 OKR。

- 经理至少完成一次签入。

- 创建引人注目的审阅仪表板。

4. 训练和采用

在“ 使用 Viva Goals 编写有效的 OKR”模块以及确保 OKR 计划成功模块中将 OKR 合并到业务节奏中，我们介绍了你需要了解的有关编写出色的 OKR 的所有信息。

5. 自定义沟通计划

成为 OKR 冠军最重要的部分之一是有效地与 Viva Goals 沟通 OKR 计划。

将沟通计划和日程表结合在一起

对沟通采取分阶段方法，确保在正确的时间进行正确的沟通，以便让所有团队成员都感到受到包容和支持。

显示日程表上不同沟通阶段的关系图。

按受众自定义沟通计划

OKR 支持者需要考虑受众的三个方面：他们的专业角色、他们的学习方式和个性类型。

专业角色

我们提供的信息以及信息的提供方式应受我们与之交谈的人员的影响。 这使我们能够解决特定于其角色的需求或问题。 例如，如果将演示文稿提供给一组高级管理人员而不是工程团队，则演示文稿的内容和交付方式将发生更改。 当我们考虑到某人的角色时，我们可以将信息直接连接到他们。

开始为受众定制信息的一个有用方法是考虑每天对他们每天的预期。

  • 引入 OKR 将如何帮助他们？
  • 可能存在哪些潜在的障碍或问题？
  • 他们的能力有多欠缺？
  • 是否可以在其日程中找到空间，以便他们觉得有时间学习并适应要求他们做出的改变？

了解他们的个人问题和需求可帮助你的团队提高安全感，并为他们提供合理的前进途径。 这也鼓励了好奇、开放和成长的思维。

学习风格

OKR 支持者应与其团队成员合作，以制定有效的沟通策略，并在响应不同需求时在灵活性方面作出示范。 沟通没有普遍适用的标准。 但这并不意味着不存在可帮助人们进行包容性沟通的有用策略。

包容性沟通的关键策略包括：

  • 更改方法。 尽可能使用不同的方法。 使用独立工作时间的备用选项安排交互式协作时间，提供可视化资产来辅助口头会议、录制会议并启用实时听录。
  • 按照辅助功能指南操作 执行检查文档以了解阅读顺序、在会议中打开实时字幕以及向图像添加可选文本等操作。 使用 Microsoft 辅助功能检查器等工具可确保文档符合行业标准。
  • 利用同事。 我们都以对自己大脑有意义的方式解释事物；这意味着在学习新资料的过程中经常存在沟通障碍和困难。 请同事用他们自己的话语讲述你的教学。 这将检查他们的理解程度并拓宽沟通渠道。

包容性沟通是 OKR 支持者应持续检查的工作。

个性类型

了解受众时要考虑的最后一个因素是考虑其个性类型。 畅销书作家 Gretchen Rubin 提供了一个名为“四种倾向”的框架，这一框架已被证明对于专业读者很有帮助，尤其是在引入变革和新信息的情况下。 正如 OKR 支持者同时执行两项工作一样，这是需要了解的一个非常强大的框架。

在研究人们如何响应期望、变革和新信息时，Rubin 发现人群可以分为四大类别：

  • 提问者
  • 支持者
  • 顺从者
  • 叛逆者

了解每种性格类型的基础知识，以及与他们合作时可以使用的策略将有助于 OKR 支持者进行有效地沟通并保持团队团结。

四种个性倾向的关系图：提问者、支持者、顺从者、叛逆者。

提问者 需要理由，就像搜寻信息的猎犬。 提问者醒来后想，“今天需要做什么？他们的动机是执行他们认可和理解的事情。 获得他们的认同后，提问者就会成为强大的盟友和支持者。 相反，他们确实不喜欢在不认可的活动上投入时间和精力。 不要被他们的问题吓倒；如果他们向你施压，很可能是因为他们试图通过确保他们同意并理解你的要求来加入进来。

  • 策略：
    • 安排定期办公时间；这可能会减少你的工作量，因为他们会意识到存在固定的时间/地点让他们问任何出现的问题。
    • 提供联系人信息，以便他们可以在课堂外与之联系并提出问题。

支持者 想要了解应执行的操作。 维护者醒来后想，“今天的日程安排和要办事项清单上有什么？他们非常有动力去完成事情。 他们真的不喜欢犯错误、受到责备或无法坚持到底（如果待办事项列表中有事情，那就一定要做完！）。 只要培训在日程表上，支持者很可能已经准备好学习和应用新的信息和做法。

  • 策略：
    • 提供他们可能需要的所有资源（pdf、链接、幻灯片等）。
    • 要清楚地了解他们的要求和行动项目。

顺从者 受到期望和规则的激励。 义务工醒来，想，“我今天必须做什么？他们非常有问责的动机。 他们真的不喜欢受到训斥或让别人失望。 与顺从者一起取得成功意味着设定明确的期望和内在的责任。

  • 策略：
    • 设置护栏以确保他们自行延伸（做好需要推他们一下的准备）。
    • 计划定期签入，以确保他们已加入并感觉受到支持。

叛逆者 希望自由地以自己的方式开展工作。 他们反对几乎所有规则。 叛军醒来后想，“我今天想做什么？他们非常有自由感和自决感。 你可能很难得到叛逆者的认同，但由于他们通常是创新者和领导者，如果他们采用了你的意见，他们通常会带领其他人也这样做。 毅力是关键。 叛逆者因独立精神而振作。 尊重这一点是让他们留下的好方法。

  • 策略：
    • 通过征求他们的意见来尊重他们对独立的需求。
    • 向他们分配一些小的领导角色（例如，让他们负责分组讨论室或项目）。 这可以鼓励认同，并向他们提供了他们选择自学的空间（而不是感觉这是强加给他们的）

你不会总是知道你在任何培训中遇到什么组合，但拥有关于人们可能如何做出不同响应的参考点将可以帮助你准备和满足团队的需求。

有效沟通至少需要对受众具有泛泛的了解。 提前完成一些工作以考虑专业角色、各种学习风格和不同的个性类型，可以帮助 OKR 支持者定制其信息并更有效地进行沟通。