管理保管人和非保管人数据源

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管理保管人和非保管数据源对于处理法律案件和调查至关重要。 Microsoft Purview 电子数据展示 (Premium) 简化了跟踪和分发法定保留通知、管理保管人以及自动化法定保留过程的过程。

当组织响应法律调查时，工作流包括识别、保留和收集可能相关的内容。 此过程基于组织中属于相关数据的保管人的个人。 在电子数据展示中，这些人称为 数据保管人。 他们被定义为对文档或电子文件具有管理控制权的人员。 例如，电子邮件的保管人是包含相关邮件的邮箱的所有者。

虽然邮箱和网站中可能存在与保管人无关的内容，但它可能仍与案例相关。 这些内容位置（其中保管人没有管理控制权，但可能是相关数据的所有者）称为 非保管数据源。

法定保留保留可能与法律案例相关的内容。 保留可以放在保管人及其数据源上，也可以放在非保管数据源上。 当内容位置处于保留状态时，将保留内容，直到释放保留。 保留确保在调查期间不会删除或更改相关数据。

保留的类型

  • 保管人保留：应用于与特定保管人关联的数据源，例如其 Exchange 邮箱、OneDrive 帐户、SharePoint 网站和 Teams。
  • 非保管保留：应用于与特定保管人不直接关联的数据源，例如组邮箱、SharePoint 网站和 Teams。

法定保留通知是发送给员工或保管人的数据的通信，这些数据可能与法律调查相关。 这些通知指示保管人保留电子存储的信息以及可能与活动或即将发生的法律事项相关的任何内容。 法律团队必须确保每个保管人收到、阅读、理解并同意遵守给定的指示。

  1. 发出通知：向保管人发出法定保留通知，其中包含相关信息，指示他们保留必要的信息。
  2. 重新发出通知：随着保留范围的变化，更新和重新发出保留通知。
  3. 发布通知：当不再需要保管人保留内容时，通知他们。
  4. 提醒和升级：安排提醒和升级，以便跟进无响应的保管人。

保管人管理

使用 Microsoft Purview 电子数据展示 (Premium) 中的内置保管人管理工具来管理保管人，并确定与案例关联的相关数据源。 系统可以自动识别保管人的 Exchange 邮箱和 OneDrive 帐户并保留这些邮箱。 其他数据源（如邮箱、站点或 Teams）也可以与保管人关联。

添加和管理保管人的步骤

1. 确定保管人：

  1. 使用具有电子数据展示权限的帐户转到 Microsoft Purview 门户或 Microsoft Purview 合规性门户。
  2. 导航到 “电子数据展示>电子数据展示 (高级) >案例 ”选项卡。
  3. 选择案例，然后转到“ 数据源 ”选项卡，然后选择“ 添加数据源>”“添加新保管人”。
  4. 通过键入用户的姓名或别名，将用户添加为保管人。

2. 选择保管人数据位置：

  • 系统包括每个保管人的主邮箱和 OneDrive 帐户。

  • 将其他数据位置（如 SharePoint 网站或 Teams）与保管人相关联。 展开保管人详细信息以调整数据位置。

    “选择保管人”屏幕的屏幕截图，其中突出显示了用户的 Exchange 邮箱和 OneDrive 帐户的“清除”选项。

3. 配置保留设置：

  1. 将保管人置于保留状态，以保留关联数据位置中的内容，直到删除保留。 选中“ 保留设置 ”页上每个保管人旁边的复选框。
  2. 验证保管人保留选择，然后选择“下一步”。

4. 查看保管人并完成该过程：

  1. 验证保管人列表、其数据位置以及保留设置。
  2. 选择“ 提交 ”，将保管人及其数据位置添加到案例并应用保留设置。

管理保管人和数据源

  • 查看保管人详细信息：“数据源”选项卡列出了添加到案例中的所有保管人。 选择保管人以查看详细信息。

    显示“数据源”选项卡中添加的保管人的屏幕截图。

  • 编辑保管人：根据需要更新与保管人关联的数据源。 选择保管人，然后选择 “编辑 源”。 调整数据位置并保留设置，然后提交更改。

  • 重新编制保管数据索引：索引是组织数据的过程，因此可以快速搜索和检索数据。 在电子数据展示的上下文中，索引可确保所有相关内容都是可搜索的，并且可以在调查期间高效定位。 有时，由于文件大小较大或数据损坏，项目可能会部分编制索引，因此难以准确检索所有相关数据。

    重新编制保管数据索引并确保全面准确的搜索结果：

    1. 转到 电子数据展示>电子数据展示 (高级版) 并打开案例。
    2. 选择“ 数据源 ”选项卡。
    3. 选择需要对其数据重新编制索引的保管人。
    4. 在浮出控件页上，选择“ 更新索引”。 选择“ 是”，确认索引更新。

    重新编制索引是一个长时间运行的过程。 可以通过监视“索引作业状态”列中的状态来跟踪“作业”选项卡或“保管人”选项卡上的进度。

    重新编制索引可确保所有相关数据包含在搜索结果中并准确表示，这对于彻底的法律调查至关重要。

  • 释放保管人：当案件关闭或保管人不再相关时，选择保管人并选择 “释放 ”以删除保留并更新保管人的状态。

重试保留操作

如果未正确应用保留状态，请选择保管人，然后选择 “重试保留操作”。

在 Microsoft Purview 电子数据展示 (Premium) 中管理保管人和非保管数据源可确保彻底且合规地处理法律调查，简化相关数据的保存、收集和审查。