评估组织的就绪情况
确保项目团队安全后，升级过程的下一步是确保你的组织和用户已为 Teams 做好准备，即完成活动的同时，还要确保技术准备就绪。 若要在 Teams 中实现价值，用户必须实际使用它。 仅启用 Teams 无法保证实现目标。 用户有不同的用例和不同的学习方式，并且他们适应新技术的速度也存在差异。
通过评估组织的准备情况，可以确定用户更改其工作方式，以及采用新技术的接受程度。 了解用户对更改的反应使组织能够主动解决问题，调整推出计划以获得最佳认可，并识别有助于与其同事一起促进更改的用户。
活动
使用以下对话开场白执行组织准备情况评估并记录组织面临变化的文化。 此信息可帮助你了解项目实施可能需要多少宣传和培训。 不必担心确切数字。 此练习用于大致了解你的组织文化。 如果不确定从何处开始，请评估过去的推出计划；这可帮助你预计用户对更改作出何种反应，并帮助你主动解决所期望的反应。
用户在每个存储桶中所占的百分比是多少？
早期采用者 已了解的用户 落后者 在解决方案可用之前，这些用户将请求解决方案。 在演示解决方案的值之后，这些用户将立即接受解决方案。 即使解决方案已推送到更改，这些用户也会拒绝解决方案。 用户在每种能力中所占的百分比是多少？
自我激励者 团队合作者 寻求帮助者 这些学员将寻找资源，通过实践学习。 这些用户将享有团队和交互式培训；他们将与同事一起合作。 这些用户希望得到“白手套”或一对一的帮助。 除此服务部署之外，还会发生多少其他更改？
最小 中等 转换 无 1-3 3 个以上
按业务部门和领导人整理此信息，以对最常发生更改的公司部门进行分类。 这样，你将找到早期采用者候选人，以及用户愿意冒险改进的流程。
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Contoso 的示例活动 |
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| 与组织中的重要业务部门领导人、流程所有者和社区会面。 确保包括行政助理、远程位置的办公室经理和区域领导人等角色。 使用 利益干系人调查表 来确定这些领导人承受的业务和竞争压力。 他们想要在职责范围内完成什么？ 通过详细了解其需求并为进一步参与奠定基础来提高业务洞察力。 在会议后直接由个人或受众在 利益干系人参与评级工具 中完成评级。 这将使你能够量化已准备好并愿意与你一起开始更改旅程的业务区域。 根据你对组或个人的评估，这些评级带有一定程度的主观性，因此确保该工具未广泛发布。 而是将其用于向这些人员告知采用策略、商业方案优先级和参与方法。 |
利益干系人准备情况和管理
通信和管理期望是成功更改项目中的关键要素。 定期了解总体前景并向着你组织中的利益干系人和其他人的目标前进是非常重要的。 无论排名如何，利益干系人都是对你的项目感兴趣并对其产生影响的人员。 他们可能对你正在着手的事情不承担直接责任，但他们在组织中具有影响力，尤其是在他们决定抵制更改时。
我们建议定期与利益干系人直接会面。 此时的目标是倾听和了解有关其业务的其他信息。 如果你拥有大型采用团队，请考虑分配项目团队中的个人来管理重要利益干系人关系。 请使用以下问题推动利益干系人对话：
- 在通信和协作方面，组织面临的一些挑战或难点是什么？
- 组织希望改进哪些方面？
- Teams 可以支持哪些组织战略计划或当前转换项目？
- 组织通常比其他人更好地收到哪些通信和协作方法？
- 起草、分发和共享信息的流程是什么？
初次访谈为进一步交互奠定了基础。 倾听痛点和感知，以便你可以创建成功通信，并管理其对所传递的更改以及更改对日常运营的影响的预期。
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活动 |
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| 确定与利益干系人通信以与公司文化保持一致的节奏和方法。 使通信面向组织内各种级别的参与和兴趣。 选项：若要创建项目相关信息的持续知识库，请考虑在 SharePoint 通信网站中使用新闻页面。 可将新闻页面库（SharePoint 网站中与你的计划团队相关联的网站页面）设为公共，以便它们可以与所有相关方共享。 |
确保不仅通过传统电子邮件和可能使用 SharePoint 新闻页面发送常规状态报告，还可使用其他通信方法，例如：
- 定期举行的专项一对一会议
- 领导层会议
- 员工会议或全体会议
- 虚拟广播
- 将利益干系人办公时间与员工问题办公时间隔开
- 包含在公司新闻或新闻稿中
- 内部 Intranet 上的文章
所有这些方法均可用于让利益干系人及时了解最新信息，并向其提供论坛以获得有关成功和方法的直接反馈。 确保你正在调查不满的各个区域，尤其是在一对一会议中，以避免在公共论坛中首次发布。 也就是说，鼓励来自任何人的开诚布公的反馈。
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Contoso 的活动 |
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| 与你的项目团队协作，为利益干系人创建演示文稿。 确保 IT 参与核心消息。 使用 Microsoft 资源，确保你共享服务相关信息并计划部署 Microsoft Teams。 此演示文稿（最好通过 Teams 会议或实时事件使用远程领导人的虚拟组件当面进行）的核心信息显示了建议的技术和更改推出计划如何解决在与利益干系人和最终用户会面时得知的痛点。 将此会议作为获取反馈、早期概念证明试点项目的志愿者和早期采用者计划参与者的机会。 将预期设置为日程表（30-60 天）和时间承诺（每周 1-2 小时），确保你在最终用户采用计划中获得正确的反馈。 |