如何利用云优势
许多员工仍在通过电子邮件发送电子表格，将其存储在本地驱动器或网络共享上，并浪费宝贵的时间查找该客户演示文稿的“正确”版本。 这就是全球各行业员工体验的实际情况。 总的来说，作为变革和 IT 专业人员，我们没有向员工灌输数字素养的欲望，这让他们感到失望。 我们已经接受了这一事实，现在可以着手扭转局面了。
用户采纳计划中的一个常见错误是，从组织或 IT 部门的角度吹捧迁移到云的好处。 这些都不是激励大多数员工的因素。 我们通过给予员工报酬推动了特定专业领域的成果，因此我们必须与他们分享，诸如实施 Microsoft Teams 或其他协作和通信解决方案等方面的改变将如何使其受益。
首先，我们可以减少他们与 IT 的交互。 适当管理的 Microsoft Teams 和其他 Microsoft 365 工作负载可支持自助模式。 这允许员工根据需要创建项目团队。 减少与 IT 以及 IT 服务的交互是一种能力，通过减少员工对消费者和影子软件的依赖，为公司数据提供更安全的环境。
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| 通过扫描网络中的 *.exe 文件或执行简短调查，评估使用者或未经批准的软件在环境中的使用情况。 |
其他好处（如随时随地访问）通常对员工来说可能听起来像是“我必须随时随地工作”。相反，展示在客户之间或从学校接孩子时回答重要聊天的好处 (但不是开车时！) 。 满足当今业务发展需求的能力是至关重要的，但确保承担家庭责任也同样十分重要。 通过巧妙的软件支持安全的流动员工可满足这些需求。
核心讯息的一部分是承认你的员工基本上都在努力把工作做好。 他们希望更无缝地协作，并为客户提供出色的体验。 IT、变革和业务负责人的工作是设计将融入此主要目标背景的系统。 但首先，我们必须在变革对话中表达对员工的感激之情。
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| 请考虑为那些利用新体验改善客户和同事体验的员工创设表彰环节。 让执行发起人参与到对这些员工的表彰中来。 这对企业文化和员工参与度有着积极的影响。 |
移动到云的组织权益
与此同时，你可能要负责就迁移到新式云体验将为利益干系人带来哪些好处来加深其认识。 利益干系人可能也会对此变革举措表示拒绝或流露出抵触情绪。 但是，大多数利益干系人和高级管理人员会意识到我们需要更好的技术灵活性和创新能力。 他们也需要随时随地安全地访问公司数据，并希望通过将 IT 能力转变为竞争优势而不是成本中心来控制 IT 成本。
你的利益干系人和主管也是员工。 他们可能有独特的需求，但他们也会四处发送电子表格。 特别要注意帮助他们转变态度，以获得更多有话语权的决策者来支持你的变革计划。
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活动 |
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| 在轻松的环境氛围中定期与公司的行政助理会面。 鼓励他们与你分享在支持其高级管理人员方面所面临的挑战，以及正在实施的变革所带来的流言蜚语。 这群人通常对任何变革举措都很有影响力。 及早并经常性地与他们接洽！ |
迁移到云的员工权益
当你开始讨论如何改变他们的工作方式时，每个员工都想知道“我有什么事？” 我们通常会犯这样的错误，一开始便谈论产品功能和对组织的好处，而对员工每天努力协作、彼此沟通来完成工作的情景却抛诸脑后。 可以通过将变革计划的重心转移到员工体验来改变这种情况。
上面的图表显示了四个具有共同问题的不同角色。 角色是组织中一类员工或角色的个人资料。 它通常包括头衔或角色、服务年限、担任角色的年数、核心难点、常用的工具、元数据（如地区和经验年数）、他们是否在家办公等等。 角色映射可以介绍的非常详细，但出于课程和项目目的，我们建议简单概括即可。
这种简单的映射展示了用户及其角色、常见问题以及如何使用 Microsoft 365 来解决此问题。 这项工作的结果是，如果员工和你一起踏上变革之旅，你要清楚地知道他们能从中得到什么。
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| 在工作中与员工进行 15 分钟的简短访谈。 提出以下问题： -“你觉得我们的协作方式怎样？” -“你经常使用什么工具进行协作？” -“在公司里尝试协作完成工作方面最麻烦的是什么？” 对于每个接收访谈的员工，请注意他们在公司的工作时间、目前担任的职位，以及他们参与项目的时间。 试着采访一些高级领导、中层经理和新员工，以快速了解他们的基本观点。 如果可以，最好亲自践行，这样你就可以观察访谈人员的肢体语言和语气。 你也可以通过视频聊天或者通过 Form 以书面回复的形式（如果需要）来完成这些工作。 使用这些信息可以大致了解如何在公司中查看协作服务。 记得感谢他人的反馈！ |
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Contoso 的示例活动 |
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| 你已浏览员工访谈中的信息。 首先，使用 角色难点 PowerPoint 模板收集优先级问题。 这样，你可以直观地参考员工所面临的问题。 建议你把他们的头像和名字放在一起，尽可能附上他们的个人资料照片。 使用此列表开始记录应选择进行改进的目标业务场景。 |
用户采纳计划的重要性
改善员工的协作和沟通体验通常需要不止一种产品或经验。 在 Contoso，我们希望改善项目管理、产品和服务交付，以及内部沟通。 我们通常将这些场景称为“天作之合”。 “天作之合”配对的示例有：
- Microsoft Teams 和 SharePoint - 带有新式网站的丰富新闻和通信功能；包含自定义元数据和工作流的文档列表和库。
- Microsoft Teams 和 Planner - 适用于每个人的新式项目管理
- Microsoft Teams 和 Power BI - 集成的数据可视化工具，为数据驱动决策提供支持
- Microsoft Teams 和Viva Engage - 社区经理的协作
- 带 Forms 的 Microsoft Teams 和 Flow - 数据收集和激活，包含交叉产品和现有工作流
如果你是一名 IT 专业人员，通常不处理或初次接触用户采纳，那么就去发现和培养组织中对此表示好奇并有兴趣帮助他人提高数字素养的乐于助人的员工。 这些人员通常拥有非常宝贵的信息，可轻松改进业务流程。
请记住，改进协作的过程是以人为中心的，与技术无关。 重点在于人。