在整个组织中推动智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®采用

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跨行业的组织已从谈论人工智能 (AI) 发展到大规模部署。 为了帮助组织完成这项工作，Microsoft创建了智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®采用 Playbook，该手册提供了分步实施指南，以帮助管理员和业务领导者推动 Copilot 采用。 此 playbook 由 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® 抢先体验计划提供的见解提供，可让你快速成为 AI 驱动的组织、加速使用和参与以及跟踪进度和影响。 它回答了关键问题，包括：

  • 我向谁提供第一个 Copilot 许可证？
  • 我的组织在哪里可以获得最大的工作效率提升？
  • 如何实现让员工快速启动和运行？
  • 为什么使用 Copilot 建立早期势头很重要？
  • 何时开始查看业务结果？
  • 衡量影响的方法有哪些？

下图显示了构成智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®采用路线图的以下四个阶段。

此图显示了 Copilot 采用路线图的四个阶段，包括“准备就绪”、“加入并参与”、“提供影响”和“扩展和优化”。

此培训单元总结了构成每个采用阶段的步骤。 有关这些步骤的详细检查，请参阅智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®采用 Playbook。

提示

如果按照此 playbook 中的步骤操作，则可以确信自己正在有意进行 AI 转换。 你将有一个框架来帮助你首先确定具有最大潜在影响的区域的优先级，优化实现价值的时间，管理更改，并在适当的时候进行缩放。 本指南中的步骤还可以帮助你在组织的各个级别获得支持。 在此过程中，你可以构建以 AI 为中心的文化，这是通过这项技术获得竞争优势的真正秘诀。

阶段 1 - 准备

此阶段中包含的步骤旨在使组织为智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®做好准备。

步骤 1：查看安全和数据设置

智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®基于企业级安全性、合规性、隐私、标识和负责任的 AI 的综合方法。 由于 Copilot 会自动继承现有 Microsoft 365 数据和安全权限，因此设置非常简单。 它还强调了在推出开始之前建立内容管理实践和数据治理的重要性。

为确保与 Copilot 进行安全协作，请与 IT 主管协作，查看当前数据和安全策略。 向员工保证其私人内容和数据受到保护也很重要。 在这方面，Copilot 类似于已使用的电子邮件和搜索等云连接服务。 鼓励团队继续遵循 IT 部门制定的组织现有最佳做法。 最佳做法包括使用 SharePoint 网站、管理权限和使用敏感度标签

步骤 2：有意分配许可证

若要最大化业务影响，必须确定总体许可部署策略。 Microsoft建议将许可证集中在业务的两三个关键领域，然后从那里扩展。 在决定方法时，请考虑以下因素。

查看当前使用趋势

Microsoft 365 产品的最重用户已做好充分准备，可以从 Copilot 许可证中获益。 评估谁使用 Copilot 许可证最多的方法之一是使用由 Microsoft Viva 提供支持的 Microsoft Copilot 仪表板。 导航到“ 就绪情况 ”选项卡，查看技术资格和Microsoft 365 个用户总数。

为每个业务职能部门或团队定义用例

在决定如何实现 Copilot 时，请确定需要解决的业务问题，然后将 AI 应用于挑战。 每个团队都应有一个明确定义的目标或具体用例来说明他们计划如何实现 Copilot。 这一额外的特定层可确保该技术有效地集成到跨角色和级别的工作流中。 例如，Microsoft重新构想了分层支持模型以改进客户服务。 它将用例指标定义为：

  • 缩短新代理的载入时间。
  • 简化对知识的访问。
  • 消除重复的管理任务。
  • 减少票证数量。

在Microsoft，这种 AI 驱动的客户服务方法可提供更多客户服务，包括首次响应时间缩短 9%，平均处理时间缩短 12%，通过聊天处理的情况增加 9%。 初级代理的加入速度更快，在没有对等支持的情况下解决的案例增加了 13%。 如果首先关注特定用例和高影响领域，则可以在 Copilot) 最大化投资回报 (ROI，并更好地为组织扩大采用做好准备。

将 Copilot 分配给特定业务职能中的整个团队

避免精简分发许可证。 当整个团队具有访问权限时，他们可以共享见解并相互学习。 随着越来越多的员工持续有效地使用 Copilot，Copilot 对组织的影响会成倍增加。 若要选择从哪个业务领域着手，请考虑你最大的机会或痛点。 许多早期访问客户都是从客户服务和销售开始的，但是没有一种一刀切的方法来确定 Copilot 可以增加最大价值的位置。

例如，Microsoft从“销售”、“市场营销”、“客户服务”、“人力资源”和“财务”开始。 这些业务职能部门Microsoft的团队将大部分时间花在会议、撰写电子邮件、执行重复任务以及搜索大量数据和信息上。 相比之下，Microsoft抢先体验计划的客户从其客户服务、销售和客户体验团队开始。 服务团队使用 Copilot 来显示相关策略、汇总票证并访问手册中的分步修复说明。 他们的销售和客户体验团队使用 Copilot 通过额外的深度和上下文来丰富客户交互，并总结操作和后续步骤。

步骤 3：创建 AI 委员会

许多公司正在组建跨职能 AI 委员会，以监督和指导其组织中 AI 解决方案的开发、部署和评估。 Copilot 可以成为建立 AI 理事会的有用催化剂，也可以是确保组织早日赢得 AI 胜利的好方法。 虽然 AI 委员会可以独一无二地反映公司的需求，但它应包括以下成员：

  • IT 支持团队。 确保组织从技术角度无缝实施 Copilot。 此团队负责准备和推出、提供载入支持以及管理反馈和合规性。
  • 更改管理团队。 充当 AI 委员会和员工之间的桥梁，帮助监视采用进度、收集反馈，并营造协作环境，使 Copilot 成为人们每天工作方式不可或缺的一部分。
  • 执行发起人。 推动采用并增强员工对技术的信心。 一位积极拥护的执行发起人 (展示他们如何使用 Copilot 并谈论其好处) 信号，即接受生成 AI 并将其集成到日常流程中不仅是被接受的，这是鼓励的。
  • 风险管理专家。 通过确保整体符合相关的 AI 法规和道德标准，代表公司的最佳利益。 它们还有助于确保组织的 AI 计划透明、负责和可信。

其他读取。 有关详细信息，请参阅 AI 时代的领先：创建 AI 委员会 来指导你完成此过程。

步骤 4：帮助人们培养新的工作习惯

有效的变更管理对于实现 Copilot 等 AI 工具至关重要，因为它可确保组织不仅将其视为新技术，还将其视为新的工作方式。 它要求领导者衡量态度和管理期望。

  • 衡量态度和兴趣。 变更管理的一个关键部分是认识到围绕 AI 存在不同的观点，并知道你可能会看到热情和怀疑的结合。 如今，75% 的知识工作者在工作中使用 AI。 但其中46%的人在不到六个月前才开始使用它。 有效的采用策略必须迎合这些不同的态度，提供支持、培训和明确的沟通，以将工作流和思维模式转换为 AI 驱动的未来工作。
  • 管理预期。 作为此培训和沟通的一部分，用户必须清楚地了解 Copilot 可以和不能执行的操作。 同样重要的是教育人们何时使用 AI 功能以及何时依赖人类专业知识。 强调用户位于驾驶座上（如果可以的话）是传达 AI 整体限制和优势的好方法

阶段 2 - 加入并参与

此阶段中包含的步骤旨在加速智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®的使用和参与。

步骤 5：创建 Copilot 用户社区

推动 AI 采用的最佳方式之一是通过对等学习，从而创建动态知识共享生态系统。 它围绕这种新的工作方式产生轰动，允许个人向成功实现 Copilot 的其他人学习，并针对特定角色提供实用技巧。 创建虚拟空间供人们联系和讨论他们的体验是开始构建这种势头的好地方。 任何共享方式都是值得的，因为它为用户提供了学习过程中的所有权感。

应执行以下步骤来帮助构建组织的 Copilot 用户社区：

  1. 为 AI 委员会创建 Teams 群组聊天，讨论目标和最佳做法。
  2. 使用Viva Engage为员工提供共享提示、提问和投票答案的位置。
  3. 使用Microsoft Forms记录哪些工作正常，哪些无效。 AI 委员会可以使用这些见解来改进推出、为培训课程提供信息，并为业务找到最佳用例。
  4. 下载Microsoft的载入工具包，用于预填充和设计的文章，鼓励跨应用使用。

步骤 6：确定支持者以引领方向

与 AI 委员会类似，Copilot 支持者和早期采用者是推动更广泛采用的关键。 这个小组应该以身作则，帮助展示 Copilot 在日常工作中的实际优势。 此外，他们的积极体验应该自然而然地激发同事的好奇心和兴趣，从而鼓励更广泛的使用。

应执行以下步骤来帮助确定 Copilot 冠军和早期采用者：

  1. 依靠 AI 委员会来帮助确定你的核心用户。
  2. 查看 Copilot 用户社区，了解谁在共享提示或提供反馈。
  3. 联系经理以识别团队代表。
  4. 使用 Copilot 仪表板测量使用情况。

步骤 7：使持续训练成为标准

虽然员工通常会立即看到 Copilot 的工作效率提升，但每个用户可能需要 6 到 12 个月才能亲自改进他们定期使用 Copilot 的方式。 因此，提供持续培训对于优化该旅程至关重要。

提示对于许多员工来说，提示可能是一项新技能，它提供清晰的命令，以便从 AI 工具中获取正确结果。 由于更好的输入会导致更好的输出，因此 Copilot 需要一致的实践才能成为其工作流程的自然扩展。

企业领导者应宣传各种资源和指导，促进最佳做法的协作共享。 这样，Copilot 用户可以随时了解新功能、排查问题并相互学习经验。 持续学习文化还可以提高 Copilot 的用户参与度、满意度和工作效率。 下面是一些可帮助组织入门的顶级培训资源：

  • 提示指南。 了解一个伟大的提示的成分。
  • Copilot 采用。 获取用于在组织中部署、使用和缩放 Copilot 的资源。
  • Copilot 实验室。 查找有关改进提示的提示，并浏览在不同应用中试用的提示。
  • Copilot for work。 了解工作场景以及 Copilot 如何成为 AI 助手。
  • Viva Learning。 使用课程目录学习 AI 领域的新技能。

阶段 3 - 提供影响

此阶段中包含的步骤旨在跟踪组织的采用进度和业务结果。

步骤 8：使用Microsoft Copilot仪表板量化影响

Microsoft Copilot仪表板通过实时数据和见解帮助组织在推出的每个阶段衡量使用情况和采用情况。 仪表板提供的信息可帮助领导者了解 Copilot 在何处增加价值，以及支持策略可以创造更大好处的位置。 例如，每个应用的活动 Copilot 用户数以及这些应用中使用关键 Copilot 功能的次数。 使用Microsoft Viva订阅，可以获得更多报告和更深入的功能。

步骤 9：定期与 AI 委员会会面

定期与 AI 委员会会面可帮助你了解如何支持他们的工作。 根据抢先访问计划用户的经验，Copilot 实现会快速发生更改。 讨论工作正常、潜在机会领域以及与新工作方式相关的任何挑战。

若要最大程度地提高组织使用 Copilot 的体验，请在最初的两个月期限过后，将 AI 委员会会议作为持续优先会议。 到那时，你可能会在生产力和业务价值方面看到显著提升。 并且你可能已准备好将注意力转移到长期 AI 目标上。

步骤 10：公开庆祝成功

实现任何新工具需要跨多个学科协调工作。 因此，请务必暂停并庆祝你在 Copilot 采用策略中达到的里程碑。 感谢为推出成功做出了贡献的团队的努力，并确定你的强大用户。 这些故事是强有力的灵感来源，并展示了 Copilot 如何在组织内提供切实的利益。 成功案例在推动采用、吸引利益干系人并确保组织在保持透明度和现实期望的同时最大限度地发挥 Copilot 的影响方面也起着关键作用。

阶段 4 - 扩展和优化

此阶段中包含的步骤旨在通过 Copilot 代理扩展智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®。

步骤 11：为你的业务定制 Copilot

随着团队更好地使用 Copilot，他们希望能够更深入地连接到位于 Microsoft 365 之外的业务数据、应用和工作流。 当开发人员使用他们在 Microsoft Copilot Studio 中构建的代理扩展智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®时，就可以实现此功能。

  • 对你的所有业务数据进行地面处理。 为 Copilot 代理提供对组织记录系统（包括公司数据库、自定义后端，甚至本地旧系统）的安全访问权限。 这使 Copilot 能够更好地了解你的业务，并了解要查询哪些应用和资源，以最好地响应用户的提示和问题。
  • 使用代理自动执行工作流。 用户可以创建代理来简化和自动化繁琐的业务流程和工作流，例如提交费用、加入员工和更新权益。
  • 在工作流中创建代理。 快速创建代理并将其直接发布到员工最常使用的应用程序，例如 Teams、商务聊天和 SharePoint。 Copilot 可以轻松地连接到 Microsoft 365 之外的系统，以帮助你充分利用 AI。 例如，如果向 Copilot 授予对 SharePoint 中的旅行策略和 SAP 中持续支出预算的访问权限，它可以为员工问题（例如“本季度我的团队的旅行预算还剩下多少？”）提供准确的自助服务答案。
  • 轻松控制和管理代理。 即使开发人员生成代理，IT 仍由 IT 负责。 它应集中管理新生成的代理，并使用正确的访问控制、用户控制和分析来保护它们。

步骤 12：使用基于角色的代理进行优化

Microsoft不断发布现成可用的新 Copilot 代理，并针对特定任务和功能定制，因此无需从头开始。 以下基于角色的代理当前可用或以公共预览版提供：

  • 服务用 Microsoft 365 Copilot。 此代理使用 AI 扩展现有的联系中心，以增强服务体验并提高代理工作效率。
  • 销售用 Microsoft 365 Copilot。 此代理与客户关系管理 (CRM) 平台连接，将销售见解和下一代 AI 引入工作流。
  • 财经用 Microsoft 365 Copilot。 此代理连接到组织的财务系统，以在 Outlook、Excel、Microsoft Teams 和其他 Microsoft 365 应用程序中Microsoft提供特定于角色的工作流自动化、引导式操作和建议。

这些领域只是可以考虑为特定角色扩展 Copilot 的几个领域。 请记住，Microsoft在这里支持你的组织，因为你的用户学习新的 AI 技能，你为你的业务规划了前进的道路。