准备数据以在适用于 Microsoft 365 的 Copilot 中搜索

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若要准备智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®，必须准备好信息以供搜索。 例如，如果你的组织已经建立了正确的信息访问控制和策略，那么你的用户在 SharePoint 等位置搜索时，只有权访问他们需要的信息，不能访问其他任何信息。 因此，如果你的组织已经实施这些类型的控制措施，那么你就先人一步。

如果没有，好消息是有工具和控件可供你了解你的组织如何共享信息。 可以在推出智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®之前设置自动控制，以确保适当的访问级别并停止过度共享。 因此，正如准备Microsoft 365 租户中的信息以供搜索一样，智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®同样的原则也适用。 为什么？ 因为智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®只检索每个用户显式有权访问的信息。

数据准备提示

提高Microsoft 365 数据质量和组织的组织使智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®能够生成更准确、更符合其业务需求的相关建议。 管理员应考虑实施以下最佳做法来提高其组织的数据质量：

• 清除冗余、过时和琐碎 (ROT) 的内容。 对所有组织内容（包括文档、电子邮件、聊天、Wiki）进行广泛的审核。 删除所有不再准确或相关的过时材料。 例如，删除 5 年前的旧产品规格表、过期市场活动的促销电子邮件和已经解决的 IT 工单对话。 在协作平台上启用存档/删除策略，以自动删除过时的内容。 持续删除过时的不相关内容智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®关注当前高价值信息。 使用保留策略和保留标签可帮助组织主动遵守行业法规和内部策略，在发生诉讼事件或安全漏洞时降低风险，并确保用户仅处理与其相关的当前内容。
  
  除了删除 ROT 内容外，组织还应识别和清理非活动 SharePoint 网站。 非活动网站通常包含过时的内容，使 Copilot 的数据源混乱，并导致响应不准确。 删除这些网站有助于 Copilot 专注于最新信息，从而获得更好的结果。 组织可以通过运行非活动 SharePoint 网站策略（SharePoint 高级管理工具）来识别非活动网站。 此策略通过自动识别和管理非活动 SharePoint 网站来防止内容蔓延并减少 ROT 内容。 它使你能够定义非活动条件，例如在设定的时间段内缺少更新或用户活动。 确定此条件后，网站所有者将收到电子邮件通知，以确认网站的活动/非活动状态。
• 将内容组织到逻辑文件夹和站点中。 精心组织文件、电子邮件和页面。 设计一个详细的分类法来分类和组织文档、电子邮件和页面。 例如，在文档库中，将财务报告放在“Finance”文件夹下，将市场营销资产放在“Marketing”下。在 SharePoint 中，为“HR 策略”、“IT 资源”、“产品文档”等内容创建站点。 在文件上添加元数据（例如客户端名称和项目代码）来进一步标识它们。 当组织以这种方式设计逻辑信息体系结构时，它使智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®能够推断关系和相关性。
• 使用关键字标记文件。 在所有文档、电子邮件和页面上广泛使用标签、井号标签、元数据标记来描述特征。 例如，使用 #refund、#payment-issue 或其他问题标记来标记客户支持工单。 在图像和规格表上添加产品特性（如型号、市场和制造年份）作为元数据标记。 彻底标记和标记允许智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®快速对内容进行分类、搜索和推荐。
• 使文件名标准化。 强制实施一致的文件命名约定，例如“2023 年第 3 季度收益报告”，而不是缩写名称。 为文档和演示文稿设置建议的模板。 使用一致的描述性名称而不是缩写的组织使智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®能够更好地掌握内容。
• 合并多个版本。 只要可行，就只保留文档和演示文稿等的最终版本。 查找文件的旧迭代并进行合并，仅保留最新版本。 最终版本应明确指示它是最新版本。 消除冗余的草稿和过时的版本可以减少智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®的混乱和矛盾。
• 提倡数据卫生习惯。 在整个组织中实施培训和变更管理，以促进员工养成良好的数据卫生习惯。 提供关于有效命名文件、标记内容、仅保留当前版本、删除过时电子邮件和内容等做法的指导。 通过确定数据卫生的主要贡献者来考虑游戏化。 组织还应监视数据使用许可。 如果任何数据集包含个人信息，请确保员工提供在智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®中使用的适当许可。 在员工目标设置和评审中建立数据质量期望。 建立注重维护干净、组织良好的数据文化的组织可确保随着时间的推移获得高质量，从而最大程度地提高智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®的有效性。

数据管理注意事项

管理员为智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®准备数据时，还应考虑以下数据治理因素：

• 实现 Microsoft SharePoint 高级管理工具。 实施Microsoft SharePoint 高级管理 (SAM) 是管理员的战略举措，旨在增强其组织的数据治理，尤其是在准备集成智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®时。 SharePoint 高级管理提供可靠的数据分类、保留和合规性工具，确保敏感信息得到适当的管理和保护。 这些工具对于维护数据完整性和满足法规要求至关重要，这一点非常重要，因为组织越来越依赖 AI 驱动的工具（如 Copilot）。 应用这些高级管理功能的管理员可以建立可靠的信任和安全性基础，这对于成功部署和运行智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®至关重要。 此外，SAM 还提供全面的审核和报告功能，使管理员能够深入了解数据使用情况和访问模式。 这种透明度有助于识别潜在风险，并确保遵循数据治理策略。 借助这些见解，组织可以就数据管理做出明智的决策，并快速解决出现的任何合规性问题。 由于 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®与各种数据源和工作流集成，因此拥有治理良好的数据环境可确保 AI 工具能够以最佳方式运行，提供准确可靠的见解，同时保持数据安全性和合规性的最高标准。

• 分配数据管理人员来监督准备工作并继续保持质量。 组织掌控其敏感信息，例如财务数据、专有数据、信用卡号、健康记录或社会保险号码。 因此，他们应考虑指定经验丰富的数据管理专家或管理专家团队作为 Microsoft 365 的官方数据管理人员。 此人应负责审核数据、建立访问规则、对用户进行卫生培训、持续监视 Microsoft 365 和智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®如何使用组织数据，以及实施改进。 拥有负责任的数据管理人员有助于培养良好的数据习惯，并促进在整个 AI 生命周期中实施问责制。 为了帮助保护其敏感数据并降低过度共享的风险，组织必须防止其用户与不应拥有敏感数据的人员不当共享敏感数据。 他们可以通过实现敏感度标签和数据丢失防护 (DLP) 策略来实现这一目标。 有关详细信息，请参阅了解数据丢失防护和了解敏感度标签。

• 记录与 Microsoft 365 和智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®利用率相关的数据策略和做法。 最佳做法是，组织应正式概述与 Microsoft 365 中的数据安全和治理相关的数据管理策略、访问规则、用例和流程。 如前所述，Microsoft 365 和 Azure 生态系统中强大的安全工具可帮助组织加强权限并实现“足够访问权限”。Microsoft 365 不仅使用管理员在这些工具中定义的策略和设置来防止数据过度共享，还可用于智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®。 未记录其数据治理策略的组织应考虑在实施智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®之前这样做。 起草全面的数据管理策略时，并编制针对下列内容的规则：

  • 受限数据
  • 匿名化过程
  • 管理角色
  • 员工培训要求
  • 访问授权过程
  • 监视做法
  • 其他可强制执行的策略

  组织应在整个公司分享其数据管理策略，并定期对其进行更新。 例如，组织可以创建一个数据管理策略，该策略定义限制用户访问的机密数据，要求对某些数据集进行匿名化处理，并指定数据管理专家或团队来持续监督其 Microsoft 365 数据实践。 用这种方式将治理要求形式化有助于在整个组织中建立问责制。

可靠的治理对于确保 Microsoft 365 和智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®都符合法律和道德数据标准至关重要。 最佳做法是，组织应任命跨职能数据、安全性和合规性团队来制定数据限制、匿名化、管理、SharePoint 高级管理策略和培训。

组织还应记住，虽然初始审核、访问限制和治理策略在首次部署 Microsoft 365 和 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® 时至关重要，但他们应将数据治理视为一个迭代的连续过程。 为什么？ 这是因为数据资产和使用模式不可避免地会随着时间的推移而发展。 例如：

• 组织会随着业务需求的变化添加新的数据存储库。 新的存储库需要审核和适当的访问控制。
• 用户和权限更改。 在企业中，变化是不断发生的，尤其是在员工变动时。 例如，新员工加入或现有员工换岗。 管理员应相应地授予/撤销访问权限。
• 法规和合规性要求变更。 数据策略必须反映任何新的限制。

为了跟上步伐，组织应定期执行评审和更新，例如：

• 每月审核一次可能需要访问权限变更的新数据源。
• 每季度扫描一次权限和外部共享情况，确定任何新的过度公开。
• 每年评审一次策略，以针对新的法规进行更新并更新员工培训。

通过任命数据管理专家或管理团队来监督这一持续过程，有助于将其固定成一组动态的、不断发展的数据策略和访问控制。 此过程还允许调整 Microsoft 365，并智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®治理随时间推移的变化。

启用或阻止网站上的内容可搜索

当用户在网站上搜索时，结果可能来自许多位置，例如列、库和页面。 网站所有者可以更改网站上的搜索设置，以决定网站的内容是否可以显示在搜索结果中。 此过程称为 idexing。 搜索设置定义搜索索引中包含的内容。 索引网站中的内容将显示在搜索结果中。 网站所有者可以使用设置来控制是否可以为其网站中的内容编制索引或阻止其编制索引。

对内容的权限还会影响是否允许用户在搜索结果中查看内容。 深入了解权限和搜索设置的工作原理有助于确保用户可以在搜索结果中查看正确的文档和网站。

注意

搜索结果始终经过安全修整，因此用户只能看到他们有权查看的内容。 搜索设置仅定义搜索索引中包含的内容。

在某些情况下，用户有权查看内容，但仍无法在搜索结果中找到内容。 有关详细信息，请参阅创建新的Office 365组后，组所有者不会显示搜索结果。

内容存储在许多位置，包括网站、列表、库、Web 部件和列。 默认情况下，网站、列表、库、Web 部件页或列中包含的大多数内容都会被爬网并添加到搜索索引中。 搜索索引中的内容决定了哪些内容可以在经典和新式搜索体验的搜索结果中显示。 对项目、列表、库、网站等设置的权限也会影响用户是否可以在搜索结果中查看内容。

默认情况下，网站的内容可以显示在搜索结果中。 如果网站所有者或网站集管理员指定特定网站中的内容不能显示在搜索结果中，则其他搜索结果设置（例如，该网站上设置的列表、库、ASPX 页面和列的设置）将不起作用。 同样，如果网站所有者或网站集管理员阻止列表或库内容显示在搜索结果中，则排除列不会有任何影响。 若要有效地规划搜索，请务必知道哪些设置是从更高级别继承的。

执行以下步骤以允许或阻止 SharePoint 网站的内容显示在搜索结果中：

注意

若要更改此设置，必须具有“管理权限”权限级别。 此权限级别包含在“ 网站名称 ”所有者组中。

1. 在 SharePoint 网站上，选择屏幕右上角 ) “设置” 图标 (齿轮。
2. 在显示的菜单中，选择“ 网站设置”。 如果未看到 “网站设置”，请选择“ 网站信息”，然后选择“ 查看所有网站设置”。
3. 在 “搜索”下，选择“ 搜索和脱机可用性”。
4. 在 “索引网站内容 ”部分的 “允许此网站显示在搜索结果中”下，选择“ 是 ”以允许网站内容显示在搜索结果中。 若要防止内容显示在搜索结果中，请选择“ 否”。

在必应租户级别设置中配置Microsoft搜索

Microsoft必应中的搜索汇集了Microsoft搜索和必应 Web 搜索的功能。 它提供了熟悉的搜索体验，可帮助用户查找来自组织和 Web 的相关结果。 为了帮助保护用户和数据私密性和安全性，用户必须先在必应上登录其工作或学校帐户，然后才能找到内部结果。 已登录到 Microsoft 应用（包括 Microsoft Edge、Outlook 和 SharePoint）的用户将在必应时自动登录。

对于大多数组织（包括企业和教育），Microsoft必应搜索默认处于启用状态。 在Microsoft 365 管理中心中执行以下步骤，管理必应Microsoft搜索设置：

1. 在 Microsoft 365 管理中心的导航窗格中，选择“显示全部”。
2. 在导航窗格中选择 “设置” ，然后在 “设置” 组中，选择“ 搜索 & 智能”。
3. 在 “搜索和智能 ”页上，默认显示“ 概述 ”选项卡。 选择“ 配置” 选项卡。
4. 在“ 配置 ”选项卡上的“ Microsoft必应搜索设置”部分下，选择“ 更改 ”按钮。
5. 在显示的“Microsoft必应搜索详细信息”窗格中，验证“为组织启用Microsoft搜索检查”框。 如果之前禁用了它，并且你希望启用它，请选择它。

注意

此更改最多需要 24 小时才能生效。

如果此设置处于关闭状态，则用户在必应、Windows 搜索或 Microsoft Edge 上搜索时，不会获得内部结果。 他们也无法访问Microsoft 365 Chat。 关闭Microsoft必应中的搜索不会停止或阻止将内部内容添加到搜索索引。 它仅禁用必应入口点以Microsoft搜索。 若要查找答案和内部结果，用户必须使用其他入口点，例如 SharePoint Online 或 Office 365 应用程序。