描述记录管理

  • 4 分钟

所有类型的组织都需要一个管理解决方案来管理公司数据中的法规、法律和业务关键记录。 Microsoft Purview 记录管理可以帮助组织履行其法律义务。 它还有助于演示法规的合规性，并通过定期处置无需再保留、没有价值或无需再用于业务目标的项来提高效率。 Microsoft Purview 记录管理提供许多功能，包括：

  • 将内容标记为记录。
  • 在记录标签内建立保留和删除策略。
  • 触发基于事件的保留。
  • 评审并验证处置。
  • 证明删除记录。
  • 导出有关被处置的项的信息。

使用保留标签将内容标记为记录时，会发生以下情况：

  • 为阻止某些活动而设置限制。
  • 记录活动。
  • 保留期结束时，处置证明会被保留。

若要使项目被标记为记录，管理员可以设置保留标签。

管理员在配置策略时可以选择将项目标记为记录。

然后，文档和电子邮件等项会根据这些保留标签被标记为记录。 项可能标记为记录，但也可能显示为监管记录。 监管记录提供其他控制和限制，例如：

  • 项目标记为监管记录后，监管标签无法删除。
  • 应用标签后，保留期无法缩短。

有关比较记录与法规记录之间的限制的详细信息，请参阅本模块的摘要和资源单元中提供的《了解记录管理》链接文章中的“比较允许或阻止的操作方面的限制”部分。

最重要的区别在于，如果内容已标记为监管记录，任何人（甚至全局管理员）都无法删除该标签。 将项目标记为监管记录可能会产生不可逆的后果，只应在需要时使用。 因此，此选项在默认情况下不可用，并且必须由管理员使用 PowerShell 启用。

Microsoft Purview 记录管理的常见用例

Microsoft Purview 记录管理可以在组织中以不同的方式使用，其中包括：

  • 使管理员和用户能够将保留和删除操作手动应用到文档和电子邮件。
  • 自动将保留和删除操作手动应用到文档和电子邮件。
  • 使站点管理员能够为 SharePoint 库、文件夹或文档集中的所有内容设置默认保留和删除操作。
  • 使用户能够使用 Outlook 规则将保留和删除操作自动应用到电子邮件。

为了确保在组织中正确使用 Microsoft Purview 记录管理，管理员可以与内容创建者共同推出培训材料。 文档应说明如何应用标签，以带动使用并确保理解一致。