介绍数据生命周期管理

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Microsoft Purview 数据生命周期管理提供多种工具和功能，用于保留需要保留的内容并删除不需要的内容。 保留和删除电子邮件、文档和消息通常是为了满足合规性和监管要求。 但是，删除不再具有商业价值的内容也会减小攻击面。

保留策略和保留标签

保留策略和保留标签是用于数据生命周期管理的重要工具。 它们通过确保内容仅保留要求的时间保留然后永久删除，来帮助组织管理和治理信息。 通过应用保留标签和分配保留策略来帮助组织：

  • 主动遵守要求内容保存最短时间的行业法规和内部策略。
  • 通过永久删除组织无需再保存的内容来减少出现诉讼或安全漏洞的风险。
  • 确保用户仅使用当前且与之相关的内容。 应将不再相关的内容删除。

管理内容时通常需要执行两项操作：保留内容和删除内容。

  • 保留内容可防止将内容永久删除，并确保内容始终可用于电子数据展示。
  • 删除内容会将组织的内容永久删除。

对于这两个保留操作，可以配置保留设置以得到以下效果：

  • 仅保留：将内容永久保留或保留指定的一段时间。
  • 仅删除：在指定的一段时间后永久删除内容。
  • 保留然后删除：将内容保留一段时间然后永久删除。

当内容已分配保留设置后，该内容会保留在其原始位置。 用户可以继续使用其文档或邮件，如同没有发生更改一样。 但如果他们编辑或删除包含在保留策略中的内容，内容副本会自动保存在安全位置。 安全位置和内容对于多数人来说是不可见的。 在大多数情况下，用户甚至不需要知道其内容是否受限于保留设置。

保留设置适用于以下不同的工作负载：

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Microsoft Teams
  • Viva Engage
  • Exchange

若要将保留设置分配给内容，请将保留策略和保留标签与标签策略配合使用。 可以只使用其中一个方法，也可以将多种方法组合使用。

使用保留策略和保留标签来为内容分配保留设置时，关于每个设置有以下几点需要了解。 下面仅列出了几个关键点。 有关详细信息，请参阅本模块的摘要和资源单元中链接的文章“了解保留策略和保留标签”。

保留策略

  • 保留策略用于为站点级别或邮箱级别的内容分配相同的保留设置。
  • 单个策略可以应用于多个位置，也可应用于特定位置或用户。
  • 项会从保留策略中指定的容器继承保留设置。 如果已配置了保留内容的策略，并且项被移动到该容器外部，则项副本会保留在工作负载的安全位置。 但保留设置不会随内容在其新位置移动。

保留标签

  • 保留标签用于在项级别（如文件夹、文档或电子邮件）分配保留设置。
  • 电子或文档一次只能分配一个保留标签。
  • 如果内容移动到 Microsoft 365 租户中的其他位置，则保留标签中的保留设置会随之一起移动，但如果内容移出 Microsoft 365 租户，则不会保留这些设置。
  • 管理员可以使组织中的用户能够手动应用保留标签。
  • 如果保留标签符合定义的条件，则可以自动应用。
  • 默认标签可以应用于 SharePoint 文档。
  • 保留标签支持处置评审，以在内容被永久删除前对其进行查看。

请考虑以下方案。 如果需将 SharePoint 站点中的所有文档保留 5 年，那么使用保留策略比向该站点的所有文档应用相同的保留标签更高效。

但是如果该站点的某些文档应保留 5 年，而其他文档应保留 10 年，则需要对 SharePoint 站点应用策略，保留期为 5 年。 然后，你需要对保留期设置为 10 年的单个项应用保留标签。

保留标签和应用它们的策略

发布保留标签时，它们包含在保留标签策略中，管理员和用户可通过这些策略将标签应用于内容。