在 SharePoint Server 中识别用户并分析文档使用情况

适用于：2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

规划文档管理解决方案的第一步是确定用户并分析文档的使用情况。 本文包含用于识别用户并分析基于 SharePoint Server 的解决方案的文档使用情况的指南。

识别用户

要标识文档管理解决方案中的利益干系人和参与者，您可以使用调查收集信息。 例如，您的调查中可能包含以下问题：

• 是组织中的谁创建文档的？

• 他们创建的是何种类型的文档？

• 该文档的用户具有何种角色？

  • 谁审阅文档？

  • 谁编辑文档？

  • 谁使用文档？

  • 由谁审核文档的发布？

  • 谁设计了用于承载文档的网站？

  • 由谁设置管理文档的准则和策略？

  • 由谁管理组织中的记录？

  • 谁将部署和维护存储文档的服务器？

识别内容利益干系人可以帮助您确保您的文档管理解决方案全面，且您的设计网站和文档库符合企业的内容需求和流程。

分析文档的使用情况

识别内容利益干系人之后，从他们那收集有助于分析文档在组织内使用情况的信息。 这是规划过程的一个重要部分，因为分析可帮助您确定以下内容：

• 文档库应该如何构建。

• 要使用哪些网站模板。

• 您将需要多少个网站。

• 必须使用哪种物理服务器拓扑来实施解决方案。

• 要向网站应用哪些信息管理策略。

注意

信息管理策略在 SharePoint Foundation 2013 中不可用。

要收集的信息包括：

• 文档类型，如权益调查报告、员工绩效考核、内部备注或产品技术指标。

• 每种文档类型的用途，如"向客户提供关于股权的建议以及支持数据"。

• 每种文档类型的作者（对于列出作者角色非常有用，而非各个名称，例如财务分析员或产品经理）。

• 每种文档类型的用户，如客户或团队成员。

• 文档的格式。 如果在生命周期内的任何时候需要将文档从一种格式转换为另一种格式，请记录该信息。

• 适用于文档生命周期的其他角色，如技术审阅者或副本编辑者。

• 文档的位置，如客户端计算机、Web 服务器 或文件服务器。请注意，此问题可能有多个答案，例如当文档在客户端计算机上创作，然后发布到 Web 服务器上时。

下面是可以从企业内两个不同组织收集和记录的信息示例。

表：搜索信息示例

类型	用途	作者	用户角色	格式	其他角色	位置
权益调查报告	向优质客户提供关于是购买还是出售一个或多个股票的财务服务指南	财务分析员	客户	DOCX（用于创作） ；PDF（用于发布）	审阅者（技术） ；审阅者（法律）；审批者 ；副本编辑者；网站管理员	创作网站 测试网站

分析 单独的创作和出版格式要求进行格式转换。 大量的审阅者需要一个或多个工作流（在服务器上实施的业务流程）。 两个网站（创作和测试）需要将内容从一个网站移动到另一个网站的机制。

表：员工信息示例

类型	用途	作者	用户角色	格式	其他角色	位置
员工绩效考核	评估员工绩效，包括自我评估和经理评估	信息工作者；经理	经理；人力资源专员	.DOCX	审阅者（人力资源）；审阅者（法律）；审批者（高级经理）；记录经理	客户端计算机 电子邮件服务器（作为附件） 公司的 Web 服务器 公司记录中心

分析 两个作者和多个审阅者需要一个或多个工作流。 文档由多个用户处理，然后放在公司 Web 服务器（假定高度安全）上，然后就地进行管理或移动到记录中心。 除了保护员工隐私和企业法律地位的公司策略和最佳实践（例如审核）外，此内容的敏感性质还要求在台式机和服务器上进行信息权限管理 (IRM)。

注意

记录中心在 SharePoint Foundation 2013 中不可用。

工作表

使用以下工作表来记录本文中讨论的信息：

• 文档管理参与者工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165871)

• () https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873分析文档使用情况工作表