需要使用 Power Automate 对 SharePoint 中的文档进行批准

包含敏感信息的文档通常需要审批。 使用 SharePoint 中的内容审批功能，可以将文档的简单审批过程放入特定文档库中。 使用此内容审批流程，待审批的文档在获得批准之前，用户不会看到这些文档。

在库设置页中管理内容审批设置：

设置 > 版本控制设置 > 需要对提交的项目进行内容审批

启用此设置后，当用户将文档上传到此特定库时，文档的 “审批状态 ”位于：

• 如果启用了次要版本和主版本，则草稿 () 或
• 如果仅) 状态启用了主版本，则挂起 (

你始终可以访问文档库来批准和拒绝文档，但本练习很繁琐。 它要求接收有关待处理文档 () 的通知，找到要批准的相应文档 () ，然后确定审批者，最后生成命令以 () 批准/拒绝文档。

或者，为什么不使用流自动执行此审批过程呢？

Power Automate 中的内容审批流

可以使用审批流自动执行整个内容审批过程。 批准后，文档的内容审批状态将自动设置为“ 已批准”;如果被拒绝，流会将文档的内容审批状态设置为 “已拒绝”。

若要设置文档的内容审批状态，请使用 SharePoint 连接器在流中使用 “设置内容审批状态” 操作。

将发生下列操作：

1. 将新文件添加到库时，Power Automate 使用 SharePoint 触发器 。
2. 获取文件元数据 提供 ETag 属性 (以及处理内容审批时所需的许多其他) 属性。
   • ETag 是一个特殊标识符，用于标识等待审批的项目的特定版本。
3. 启动审批操作：
   • 包括审批文档的人员。
   • 审批者应是 网站所有者 或 网站成员。
   • 如果要管理 SharePoint 组中的用户，请确保审批者是 “设计 权限”级别组的一部分。
4. 如果批准响应：
   • 将文档的内容审批状态设置为 “已批准”。
   • 向文档作者发送一封有关审批以及任何批注的电子邮件。
5. 如果未批准审批响应：
   • 将文档的内容审批状态设置为 “已拒绝”。
   • 向文档作者发送一封有关拒绝以及任何注释的电子邮件。

在 Power Automate 中设置流

使用以下模板在 Power Automate 中创建流。

1. 在 SharePoint 库中的命令栏中，选择 “集成>Power Automate>创建流”。
2. 接下来，选择模板： 在 SharePoint 中添加新文件时，完成自定义操作。

1. 如前面的步骤中所述添加操作。

设置内容审批状态操作

内容审批操作需要以下条目：

• SharePoint 网站
• 库名称
• 在本例中， (项的标识符，文档 ID)
• 内容审批操作
• Comments

若要查看 ETag，请展开 “显示高级选项”。

注意

虽然内容审批操作帮助表明 ETag 是可选的，但文档和页面需要它，而对于列表项，ETag 可能是可选的。

必须确保输入正确的网站和库名称。 但是，可以从流中的先前操作获取其余值。

• 标示符
  • 使用触发器输出中的 Id 属性
• Comments
  • 使用审批响应中的注释属性
  • Etag
• 使用“获取文件元数据”操作输出中的 ETag 属性

现在，可以使用内容审批状态操作根据审批响应批准和拒绝文档。

最终结果是：

1. 触发流后，审批者会收到一封电子邮件，用于批准/拒绝包含文档链接的文档。
2. 审批者现在可以：
   • 如果电子邮件客户端支持 Outlook 可操作邮件：如果 Outlook 客户端支持，请在电子邮件中使用可操作邮件对其进行批准。
   • 如果电子邮件客户端不支持 Outlook 可操作邮件：选择“ 批准 ”或“ 拒绝” ，转到 Power Automate 站点，你可以在其中批准或拒绝文档。
3. 批准或拒绝后：
   • 文档创建者会收到一封电子邮件，其中包含审批状态以及审批批注。

这是使用 Power Automate 在 SharePoint 中自动审批文档的有效方法！ 对列表项和页面也使用此过程。