设置时间和任务进度审批
当你决定要在组织中使用时间表时,还应花几分钟时间思考希望时间表审批的工作方式。
如何在我的组织中设置审批?
在 Project Web App 中加入并设置审批之前,最好先退后一步,思考当前组织中的工作方式,以及你希望它们今后如何工作。 下面是在锁定正式审批流程之前应尝试回答的一些问题。
是否确实需要一个审批流程?
虽然设置内容以便经理批准团队成员所做的工作似乎很自然,但最好花一些时间讨论你是否真的需要建立正式的审批流程。 通过要求审批,你真正想要完成什么? 如果组织的薪酬结构与时间表上输入的小时数相关联,则答案可能是肯定的。 但是,如果你管理的项目完全独立于财务系统,你可能真的不需要在团队成员完成工作和应用于项目计划的工作之间保持一个步骤。
注意
无需为每个人设置审批者! 如果不需要某人批准在将这些小时数应用于项目计划之前某人的工作小时数,则无需批准该小时数。 只需将团队成员设为自己的审批者即可。 事实上,当你添加新用户时,Project Web App 就是这样自动设置内容,所以你真的不必执行任何操作。 这不会比这容易得多!
谁负责审批时间?
当团队成员在你的组织中工作时,谁应该点批准在该工作上花费的小时数? 是项目经理吗? 是工资单上的人吗? 也许两者兼而有之。 若要能够以映射到组织实际工作方式的方式设置 Project Web App,需要找出合适的人员来批准组织中发生的工作时间。
有时,需要多个人员批准时间表。 例如,来自资源管理器以及工资单的人员的批准。 如果组织中是这种情况,则可以设置审批者链,如下所示:
鲍勃 Bob 是团队成员,吉尔是他的时间表经理。 Bob 填写时间表并将其提交给 Jill。 |
Jill 吉尔是团队主管,弗兰克是她的时间表经理。 Jill 批准 Bob 的时间表,并自动提交到 Frank 进行审批。 |
弗兰克 弗兰克在工资单上,是他自己的时间表经理。 当 Frank 批准 Bob 的时间表时,Bob 输入的小时数将应用于相应的项目计划。 |
只有 “时间表经理 ”页上列出的人员才能批准时间表。
将某人添加为审批者
选择 “设置”>PWA 设置。
在 “时间和任务管理”下,选择 “时间表管理器”。
选择 “经理>添加管理器”。
选择要添加为审批者的人员,然后选择 “确定”。
如何在 Project Web App 中设置某人的时间表审批者? 可以在将资源添加到 Project Web 应用中设置人员的时间表管理器。
谁负责审批任务进度?
请记住, 步骤 3:更新进度,即使两者都在团队成员的时间表上跟踪。 有时,负责审批任务进度的人员与负责审批时间的人员不同。 例如,可能需要工资单中的某人批准) (工时数,但你可能不需要该人员批准已完成的工作百分比 (任务进度) 。 另一方面,你可能需要团队主管批准更新,以在完成任务之前完成 (任务进度) ,但你可能不需要该领导批准实际工作小时数 (时间) 。 在 Project Web App 中,项目经理始终需要批准任务进度,然后才能将其应用于项目计划。
如何在 Project Web App 中设置某人的任务进度审批者? 与审批时间非常类似,还有一个任务进度审批者, 这被设置为进行分配的项目经理,称为 状态管理器。
还有哪些其他选项?
还有其他几个选项可能适用于组织中的审批。 这两个选项都通过转到 “设置设置”>PWA 设置。 从那里,某些设置将置于 “时间表设置”和“默认值”下。
经理是否可以逐行批准时间表?
在 “时间表策略 ”部分的 “任务状态管理器审批”下,如果希望经理能够批准单个时间表行,请选择 “启用 ”。 还可以选择在 时间表审批之前要求行审批。 完成更改后,单击“ 保存 ”。
如果只希望经理批准整个时间表,请选择 “已禁用”。
团队成员是否可以更改谁先批准其时间表?
如果不希望团队成员能够更改第一个审批时间表的人员,请在“ 审批路由”下选中“ 固定审批路由 ”复选框。 完成更改后,单击“ 保存 ”。
如果团队成员可以更改第一个审批者,请清除此复选框。 由团队成员设置的第一个审批者批准时间表后,时间表的常规审批路由将启动。
团队成员是否可以选择他们想要的任何人作为第一个审批者? 否,他们只能从“ 时间表管理器 ”页上添加的人员列表中选择。