规划术语和术语集 (SharePoint Server 2010)
适用于： SharePoint Server 2010
上一次修改主题： 2016-11-30
托管元数据 是一个集中管理的术语的分层集合，您可以定义这些术语，然后将其用作 Microsoft SharePoint Server 2010 中项目的属性。在阅读本文之前，您应了解托管元数据概述一文中介绍的概念。
托管元数据以及您对其进行组织的方式可影响您的 SharePoint Server 解决方案的许多方面，其中包括以下这些：
列的有效值，以及用户输入这些值的方式。
用户可应用于 SharePoint Server 2010 项目的企业关键字。
可以优化搜索结果的方式。
传送文档的方式。
应用于 SharePoint Server 项目的工作流。
用户对 SharePoint Server 项目进行排序和筛选的方式。
如果使用的是社会化标记，则用户可以将这些标记应用于 SharePoint Server 项目之外的项目。
本文内容：
规划：现在或以后
关于规划托管元数据
确定术语集
确定术语集所有者
确定术语集组
定义术语集
托管元数据规划工作表
规划：现在或以后
SharePoint Server 2010 使您能够使用托管元数据，即使在未事先定义所有术语和术语集的情况下也能使用。开始时可以没有任何术语集，只需让用户向项目中添加企业关键字即可。随着企业关键字的增多，您可能需要以某种方式来组织这些关键字，以便于查找关键字和消除关键字歧义。此时，您可以创建术语集并将某些关键字移到术语集中。您可能还需要通过删除拼写错误的单词，或指示某些单词与其他单词同义，来清理新术语集中的术语。
即使您决定通过不太正规的方法开始使用企业关键字并在以后创建术语集，也应该了解如何规划和组织托管元数据。
关于规划托管元数据
规划和组织托管元数据涉及以下步骤：
确定术语集。
确定每个术语集的所有者。
确定术语集组。
定义术语集。
前三项任务通常由组、解决方案架构师或分类者来执行。第四项定义术语集的任务可以分配给术语集的所有者。
托管元数据规划工作表一节包含的链接可用于下载可在其中记录术语和术语集的工作表。
备注
如果重新排列详细术语集规划工作表中的若干列，则还可以使用该工作表将术语集导入 SharePoint Server 2010 中。
本文包含有关如何确定贵组织将使用的托管元数据的指导。本文不讨论如何将元数据划分到不同的术语库，也不讨论应将包含术语库的服务部署到何处。有关如何规划 Managed Metadata Service（例如规划存储企业关键字的位置）的信息，请参阅规划共享术语和内容类型。
确定术语集
在设计解决方案时，您会发现有些属性（元数据）应与 SharePoint Server 中的某些项相关联。还可以使用元数据来实现组织的某些调控策略。本节提供用于确定元数据的准则，并介绍哪些元数据应为托管 元数据。每个托管元数据项目都将由一个术语集表示。
首先，检查您的解决方案是否包含可由元数据表示的信息。下表提供了可在什么位置找到元数据的建议。
| 潜在元数据 | 示例 |
|---|---|
与文档和列表相关联的自定义列 |
文档的保密性：公开、专有、机密、商业秘密等 |
如果系统或用户需要根据项目的特征采取不同的操作，则特征本身可能为元数据。 |
如果自动批准特定用户提交的请求，则“提交者”可能为元数据。 |
用户在对项目进行排序或筛选时所依据的常见内容 |
如果用户可能按与项目关联的里程碑筛选项目，则“里程碑”可能为元数据。 |
用户“标记”项目时可能使用的字词或短语 |
图像的主题，例如“公司徽标”或“产品 XYZ 图标” |
现有 SharePoint Server 网站中的“选项”列或“查阅”列 |
并非所有元数据都是托管元数据（即术语集）。下表提供了所确定的元数据在哪些情况下可能为托管元数据的建议。如果不确定是否要为元数据项目创建术语集，则最好不要创建术语集。而是应监视用户添加到项目中的关键字，并在创建了多个属于同一术语集的关键字时，再创建术语集。
| 如果潜在元数据… | … 它是否可能为托管元数据？ |
|---|---|
用户将为其选择有效值的内容 |
是 |
表示可能被多次使用的信息 |
是 |
具有可分层组织的有效值 |
是 |
包括应该累计的同义词或缩写 |
是 |
可使用一种语言应用，但可使用其他语言查看 |
是 |
由内置列（如“上次修改日期”）表示 |
否 |
具有无限多个有效值 |
否 |
在使用它的每个位置中具有不同有效值（例如“version”属性的不同值，具体取决于该项目显示在哪个产品组的网站上） |
否（或者，如果由托管元数据表示，则可以在网站级别进行规划和管理） |
只有“yes”和“no”作为有效值 |
否 |
在术语集规划工作表中记录术语集，并添加每个术语集的简要说明。
确定术语集所有者
对于每个术语集，都必须确定一个所有者。然后该所有者可以定义该术语集中的术语。
如果术语集将在整个组织中使用，或者术语集中的术语将被严格控制，则可能已经有一个组在管理该信息。该组可能会管理术语集。如果该信息没有被严格控制，则您可能必须指定一个人来管理术语集并定期清理术语。
在术语集规划工作表中记录每个术语集的所有者。
确定术语集组
术语集组是一个安全边界。只有被指定为该组参与者的用户才能管理该组中的术语集并创建新的术语集。但是，所有用户通常都可以查看所有术语集。（有关如何限制某些用户查看术语集的信息，请参阅规划共享术语和内容类型。）
根据哪些用户应该能够管理术语集，将术语集组织到各个组中。如果您将一个人确定为 25 个术语集的所有者，则这 25 个术语集可能属于同一个组。如果各个术语集分别由不同的用户拥有，但这些用户都在同一个部门，则也可以将这些术语集放在一个组中。通常根据组织结构来创建组，并允许各个组织为术语集组指定管理员。然后术语集组管理员可以将用户添加到参与者角色中，这些用户即可管理其拥有的术语集。
如果存在不应该让某些用户查看的术语集，可将这些术语集分配给单独的组。例如，如果其中五个术语集只能由法律部门的成员查看，则应新建一个术语集组并只将这五个术语集包含在该组中。您最终将为公共组和专用组创建不同的 Managed Metadata Service 实例，如规划共享术语和内容类型一文中所述。
定义术语集
此时，您已确定每个术语集的所有者。这些所有者可按照此过程的其余部分来定义其术语集。
若要定义术语集，您必须回答以下问题：
术语集中有哪些术语？
应该如何组织这些术语？
应允许哪些人向术语集中添加术语？
可使用以下各节中的指导来定义和组织术语，以及确定术语集是处于打开还是关闭状态。在详细术语集规划工作表中记录术语集和说明。
确定术语
确定术语集中的术语。如果要允许多个术语表示同一概念（例如，“XYZ version 2”和“XYZ v2”可以是同一产品的替代名称），请同时包括这两个术语。将一个术语确定为主要术语，并指示第二个术语是第一个术语的同义词。
组织术语
术语集的主要组织原则应该是简化导航。最终用户经常通过选择术语集中的一个术语来与术语集交互。因此，在组织术语集时，应该使用户不必进行过多滚动操作即可轻松找到所需术语。这就要求使用分层结构。
备注
由于您可以为术语集指定自定义排序顺序（例如，“星期三”应显示在“星期四”之前，尽管这不符合字母排列顺序），因此您不必担心以何种顺序列出术语。
术语嵌套的最大深度为七级。由于您可以将术语声明为“不可用于标记”（即，用户无法选择的术语），因此可以灵活地选择如何组织层次结构，如工作表中提供的示例所示。
以下建议可以帮助您决定如何组织术语集。
在很容易理解的域中，可能存在标准组织。例如，可以使用地理层次结构来组织表示销售办事处的术语集中的术语。可将第一级术语视为洲。然后，第二级术语为国家/地区，第三级术语为每个国家/地区的省/自治区，第四级术语为这些办事处所在的城市。由于术语集表示销售办事处，因此只有第四级术语可用于标记。
贵组织中是否已经有一些已知的信息组织方式？例如，文件共享上的文件夹结构是否代表大多数人组织信息的方式？您的 Intranet 门户的导航结构是否有助于查找信息？在组织术语集时，您可以参考当前这些信息组织方式的示例。
备注
在使用贵组织的内部结构来组织术语集之前应仔细考虑。如果公司在下周进行重组，您是否也必须重新组织术语集？付出的努力是否值得？
如果术语集中的术语只是一个没有清晰的组织方式的列表，请考虑按字母顺序组织它们。使字母表的字母成为第一级术语，并使术语本身成为第二级术语。如果术语集太大，无法使用该结构，则可以创建第二级字母顺序组织方式（例如，“AA – AF”、“AG – AI”、“AJ – AR”和“AS – AZ”），并在第三级包括术语本身。这些级别中仅用于按字母顺序排列的术语将标记为“无法进行标记”。
确定哪些人可以添加术语
任何人都可以向打开的术语集添加新术语。只有已被标识为术语集组的参与者的用户才能向组中关闭的术语集添加术语。例如，代表成本中心的术语集可能已关闭。代表慈善捐赠者的术语集可能处于打开状态。
在单独的详细术语集规划工作表副本中记录每个术语集的详细信息。
托管元数据规划工作表
下载 Excel 版本的术语集规划工作表（该链接可能指向英文页面） (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163486&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面）。
下载 Excel 版本的详细术语集规划工作表（该链接可能指向英文页面） (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面）。
See Also
Concepts
托管元数据概述
规划导入托管元数据 (SharePoint Server 2010)
规划共享术语和内容类型
托管元数据角色