通过

确定用户和分析文档使用率

  • 项目

 

适用于： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

规划文档管理解决方案的第一步是标识用户并分析文档的用途。本文针对基于 Microsoft SharePoint Server 2010 的解决方案提供标识用户和分析文档用途的指南。

本文内容：

  • 标识用户

  • 分析文档用途

  • 工作表

标识用户

若要在文档管理解决方案中确定利益干系人和参与者，您可以进行调查以收集此信息。例如，您的调查可以包含以下问题：

  • 由组织中的谁来创建文档？

  • 他们会创建什么类型的文档？

  • 谁来审阅文档？

  • 谁来编辑文档？

  • 谁来使用文档？

  • 谁来审批文档的发布？

  • 谁来设计用于承载文档的网站？

  • 谁来设置用于管理文档的指南和策略？

  • 谁来管理组织中的记录？

  • 谁来部署和维护用于存储文档的服务器？

工作表操作

对于这些问题中的每一个问题，会产生多种不同的答案。在文档管理参与者工作表(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x804)中记录通过调查收集到的信息，如以下示例所示。

文档参与者的工作表示例：

职位 文档类型 角色

财务分析师

技术编写人员

所有者权益研究报告

财务模型

网页

作者

财务分析师

管理者

所有者权益研究报告

财务模型

审阅者

技术编辑

所有者权益研究报告

网页

编辑

客户

所有者权益研究报告

财务模型

网页

读者

企业律师

管理者

所有者权益研究报告

财务模型

网页

内容审批者

服务器管理员

全部

IT 专业人员

数据库经理

全部

数据库专业人员

合规部主管

全部

法务专员

记录管理人员

全部

记录管理人员

网站经理

全部

内容发布者

网站管理员

全部

内容审核员

确定内容项目利益干系人可以帮助您确保文档管理解决方案的全面性，并确保您设计出适合企业的内容需要和流程的网站和文档库。

分析文档用途

在确定内容的利益干系人之后，通过他们收集可帮助您分析在组织中如何使用文档的信息。这是规划过程的重要组成部分，因为分析可帮助您确定：

  • 文档库的构造方式。

  • 要使用哪些网站模板。

  • 将使用多少个网站。

  • 哪些信息管理策略应用于网站。

  • 您将需要哪些物理服务器拓扑结构以实现您的解决方案。

要收集的信息包括：

  • 文档类型，如所有者权益研究报告、员工绩效考核、内部备忘录或产品说明。

  • 每种文档类型的用途，如“向客户提供有关股票的建议以及支持数据”。

  • 每种文档类型的作者（列出作者的角色（而非个人姓名）非常有用，例如“财务分析者”或“产品管理者”）。

  • 文档的格式。如果文档在其生命周期的任何时候必须从一种格式转换为另一种格式，则记录该信息。

  • 每种文档类型的用户，如“客户”或“团队成员”。

  • 应用于文档的生命周期的其他角色，如“技术审核人”或“审稿人”。

  • 文档的位置，如“客户端计算机”、“Web 服务器”或“文件服务器”。请注意，此问题可能具有多个答案，例如，在客户端计算机上创作文档，然后将其发布到 Web 服务器。

  • 读者查看文档的方式，如从网页或通过文件共享。

工作表操作

所提供的分析文档用途工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x804)用于记录文档用途分析内容。下面是企业中的两个不同组织在该工作表可能收集和记录的信息示例。

文档用途工作表示例：

类型 用途 作者 用户 格式 其他角色 位置

所有者权益研究报告

向金融服务的高级客户提供有关是否购买或出售一支或多支股票的指导

财务分析师

客户

DOCX（用于创作）；PDF（用于发布）

审核人（技术）；审核人（法律）；审批者；审稿人；记录管理者；网站管理员

  • 创作网站

  • 测试网站

  • Internet

  • 记录库

分析 单独的创作和发布格式要求进行格式转换。大量的审核人需要一个或多个工作流（在服务器上实现的业务流程）。四个网站（创作、测试、Internet 和记录库）要求采用相应的机制将内容从一个网站移到另一个网站。需要在企业记录库中对内容存档以及发布股票建议时管制方面的问题要求公司采取适当的策略和最佳方案，如内容审计和保留。

类型 用途 作者 用户 格式 其他角色 位置

员工绩效考评

评估员工的绩效 — 包括自我评估和经理的评估

信息工作者；经理

经理；人力资源专家

.DOC

审核人（人力资源）；审核人（法律）；审批人（上级经理）；记录管理者

  • 客户端计算机

  • 电子邮件服务器（作为附件）

  • 企业 Web 服务器

  • 企业记录库

分析 两个作者和多个审核人需要一个或多个工作流。文档经多人处理，然后放在企业 Web 服务器上（可能高度安全），然后在记录库中存档。此内容的敏感性本质要求在桌面计算机和服务器上实施信息权限管理 (IRM)，此外，还要求采取适当的公司策略和最佳方案（如审计）来保护员工的隐私和企业的法律地位。

工作表

使用以下工作表来记录本文中讨论的信息：