共同创作概述 (SharePoint Foundation 2010)
适用于： SharePoint Foundation 2010
上一次修改主题： 2010-07-23
在现今联系十分紧密的工作环境中，由多个作者、编辑和利益干系人创建的文档成为惯例而非例外。各个组织希望使用 Microsoft SharePoint Foundation 2010 的通信和协作功能帮助自身加强与最终用户之间的通信和协作，同时降低支持所需的管理成本。Microsoft Office 2010 使用 SharePoint Foundation 2010 中 Microsoft PowerPoint 2010、Microsoft Word 2010 和 Microsoft OneNote 2010 文档的共同创作功能沿续了这一趋势。
共同创作消除了基于服务器的文档协作障碍，可帮助组织降低通过附件的传统文档共享带来的开销，通过共同创作，多个用户可高效地处理同一文档而不会干扰彼此的工作，也不会彼此锁定，从而简化了协作。此功能不需要对服务器进行其他设置，是 SharePoint Foundation 2010 中存储的文档的默认状态。共同创作功能通过使用已用于管理 SharePoint Foundation 的相同工具和方法进行管理，从而帮助尽量减少对管理员的影响。
本文内容：
SharePoint Foundation 2010 中的共同创作功能
了解最终用户体验
重要注意事项
OneNote 笔记本
软件版本要求
混合 Office 环境中的共同创作
性能和可伸缩性
SharePoint Foundation 2010 中的共同创作功能
在传统协作中，文档通过电子邮件附件共享。跟踪多个作者的版本和编辑内容对于用户来说不但困难而且费时。电子邮件系统必须应对同一文档多个副本的存储，更不用说重复发送文档时增加的网络流量。
使用 SharePoint Foundation 存储要进行协作的文档可提供对最新版本文档的一致性访问、跟踪以前版本的功能和集中式管理，从而减少了这些问题。存储单个文档而不是许多附件还可以降低网络和存储开销。
但是此解决方案尚不完美。一个作者打开文档时，其他作者则无法处理该文档。如果某个用户忘记关闭文档或签入文档，其他用户可能会被无限期地锁定，这种情况通常需要联系 IT 部门以解决问题。
SharePoint Foundation 2010 中的共同创作可以使多个用户随时处理文档而不会干扰彼此的更改，从而解决了这些问题。此方法简化了许多常见文档协作方案。例如：
两个或多个作者正在处理复合文档的不同部分。一个作者处理他负责的文档部分时，另一个作者可以处理她自己的部分，而不会干扰彼此的工作。
多个作者正在处理复合幻灯片。每个作者都可以将幻灯片添加到演示文稿中并进行编辑，而不必独立工作并尝试合并多个文档使其始终保持一致。
将文档发送给多个专家和利益干系人，每人都进行一些编辑和添加操作。任何用户的编辑内容都不会丢失，因为他们处理的是中央服务器存储文档。
了解最终用户体验
共同创作从最终用户的角度来看十分易于使用。用户想要处理 Word 2010、PowerPoint 2010 或 OneNote 2010 中的文档时，只是正常从 SharePoint Foundation 打开文档。如果另一个用户已打开了该文档，则两个用户可以同时编辑该文档；并不会阻止对该文档的访问，并且不会显示错误
在 Word 2010 和 PowerPoint 2010 中，保存文档会通知其他用户查看新编辑的文档。这些用户可以立即刷新视图查看这些更改，也可以继续自己的工作并稍后刷新查看最新编辑内容。作者们还可以查看彼此的工作，每个人都知道谁正在处理文档。SharePoint Foundation 2010 版本控制和跟踪工具会保护文档，以便作者可以回滚不需要的更改。Office Communication Server 可用时，用户可以看到同道共同创作者的联机状态并启动即时消息对话，而不必离开文档。
使用 OneNote 2010，通过共享笔记本用户可以无缝共享笔记。用户编辑笔记本的某页时，这些编辑内容会自动与该笔记本的其他用户同步，以确保每个人都有一组完整的笔记。多个用户对相同页所做的编辑将自动显示，从而实现接近实时的协作。利用 OneNote 中的版本控制和其他共享功能，用户能够回滚编辑内容、显示新增的编辑内容并确定谁进行了特殊编辑。
Excel 2010 客户端应用程序不支持在 SharePoint Foundation 2010 中共同创作工作簿。但是，Excel 客户端应用程序通过使用共享工作簿功能，支持非实时共同创作存储在本地或网络 (UNC) 路径上的工作簿。在 SharePoint Foundation 中共同创作工作簿可通过使用 Office Web Apps 中附带的 Microsoft Excel Web App 实现。Office Web Apps 可通过 Windows Live 提供给用户使用，并通过 Microsoft Office 2010 批量许可和基于 Microsoft SharePoint 2010 产品的文档管理解决方案提供给商业客户使用。有关详细信息，请参阅 Office Web Apps（安装在 SharePoint 2010 产品上）。
重要注意事项
规划如何在环境中使用共同创作时，管理员需要考虑以下几个因素。
SharePoint Foundation 中的共同创作功能旨在实现轻松设置，并且需要的管理工作量极小。但是，设置和管理共同创作时需要考虑以下一些事项：
权限— 为使多个用户能够编辑同一文档，用户需要具有存储文档的文档库的编辑权限。确保此用户具有该权限的最简单方法是为所有用户提供对存储文档的 SharePoint 网站的访问权限。如果只有一部分用户可对特定库中的文档具有共同创作权限，那么 SharePoint 权限可用于管理访问。
版本控制 — SharePoint Foundation 版本控制可在编辑文档时跟踪对文档所做的更改，甚至可以存储以前的版本以供参考。默认情况下，在 SharePoint Foundation 2010 中此功能处于关闭状态。SharePoint Foundation 2010 支持两种类型的版本控制：主要版本控制和次要版本控制。最好不要打开用于在 OneNote 中进行共同创作的文档库的次要版本控制，因为这可能干扰产品的同步和版本控制功能。此限制仅适用于次要版本控制：主要版本控制可用于 OneNote。
版本数量 — 保留的文档版本数会影响服务器上的存储要求。此数量可以在文档库设置中调整以限制保留的版本数。经常更新的 OneNote 笔记本会导致许多版本存储在服务器上。若要避免占用不必要的磁盘空间，建议管理员在用于存储 OneNote 笔记本的文档库中，将保留的版本最大数设置为合理数量。
版本控制期间— 版本控制期间确定 SharePoint Foundation 创建要共同创作的 Word 或 PowerPoint 文档的新版本的频率。将此期间设置为较低值将更频繁地捕获版本，捕获更详细的版本跟踪，但是需要更多服务器存储。版本控制期间不会影响 OneNote 笔记本。此值可通过调整服务器上的 coAuthoringVersionPeriod 属性进行更改。有关调整此设置的详细信息，请参阅配置共同创作版本控制期限 (SharePoint Foundation 2010)。
签出— 当用户签出某文档进行编辑时，此功能会锁定该文档，仅供该用户编辑，从而禁止共同创作。在使用共同创作的文档库中，不应启用“需要签出”。默认情况下，在 SharePoint Foundation 2010 中不启用“需要签出”。如果正在使用共同创作，用户不能手动签出文档。
OneNote 笔记本
与 Microsoft Word 和 Microsoft PowerPoint 不同，Microsoft OneNote 在文件本身中存储版本信息。因此，在 SharePoint Foundation 文档库中存储 OneNote 笔记本时，管理员应遵循以下建议做法：
不启用次要版本控制。默认情况下，SharePoint Foundation 2010 中不启用次要版本控制。
如果已启用主要版本控制，设置一个合理的最大存储版本数。 默认情况下，在 SharePoint Foundation 2010 中不启用主要版本控制。
软件版本要求
为了让用户能够使用 Office 2010 共同创作文档，这些文档必须存储在 SharePoint Server 2010 或 SharePoint Foundation 2010 中。若要充分利用共同创作功能，用户必须有 Word 2010、PowerPoint 2010 或 OneNote 2010。
备注
如果用户具有 Windows Live SkyDrive 帐户，则也可以在没有 SharePoint Server 2010 或 SharePoint Foundation 2010 的情况下使用 Office 2010 中的共同创作功能。本文不介绍在没有 SharePoint Server 2010 或 SharePoint Foundation 2010 的情况下使用共同创作的情形。
混合 Office 环境中的共同创作
一些组织需要在使用不同 Office 版本的用户环境中使用共同创作。
具有 Microsoft Office PowerPoint 和 Word 2007 的混合环境
早期版本的 PowerPoint 和 Word 用户可以共享和编辑存储在 SharePoint Foundation 2010 中的文档，就像使用以前版本的 SharePoint Foundation 一样。但是，他们无法使用共同创作同时处理文档。为了在 PowerPoint 和 Word 中实现最好的协作，建议所有用户都使用 Office 2010。Office PowerPoint 和 Word 2007 的用户将会发现他们的当前体验与 Office 2010 用户体验之间没有任何明显差异。例如，如果 Office 2007 用户打开 Office 2010 中存储的、当前正由其他用户编辑的文档，他们将看到一则消息，指示文档正在使用并且无法进行编辑。如果没有其他用户正在编辑该文档，则 Office 2007 用户将能够正常打开它。当 Office 2007 用户打开文档时，将锁定该文档，并阻止 Office 2010 用户使用共同创作功能编辑该文档。此行为与早期版本的 SharePoint Foundation 相符。
具有 Microsoft Office OneNote 2007 的混合环境
OneNote 2010 向后兼容 Office OneNote 2007 文件格式，并支持与 OneNote 2007 用户共同创作。在混合环境中，笔记本必须以 OneNote 2007 文件格式保存，以便 OneNote 2007 和 OneNote 2010 用户可以共同处理。但是，通过升级到 OneNote 2010 文档格式，用户可以获得多个关键功能，包括与 Microsoft OneNote Web App 兼容，从而使用户无需安装任何版本的 OneNote 即可编辑和共同创作笔记本。
OneNote 2010 包括随时将 OneNote 2007 文件升级到 OneNote 2010 文件的功能，从而为在 Office 2010 中从混合环境移至统一环境的组织提供一种简便的升级途径。
性能和可伸缩性
SharePoint Foundation 2010 和 Office 2010 应用程序旨在将在环境中共同创作对性能和可伸缩性的影响降到最低。除非有多个作者在进行编辑，否则 Office 客户端不会发送或从服务器下载共同创作信息。单个用户编辑文档时，性能影响与以前版本的 SharePoint Foundation 相似。
Office 客户端配置为通过降低服务器负载过重时或用户未在编辑文档时共同创作相关的同步操作频率，来减少对服务器的影响，并进一步帮助减少对整体性能的影响。