了解保留标记和保留策略

 

适用于： Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上一次修改主题： 2016-11-28

邮件记录管理 (MRM) 是 Microsoft Exchange Server 2010 中的记录管理技术，可帮助组织降低与电子邮件及其他通信有关的法律风险。通过 MRM 可更方便地保留为符合公司策略、政府法规或法律要求而需要的邮件以及删除没有法律或商业价值的内容。

组织可以制定各种 MRM 策略，用于为不同类别的电子邮件指定保留期。但是在过去，执行这些策略通常非常困难。尝试自动执行 MRM 过程的成功次数有限。Exchange 2010 中的 MRM 功能可以解决这些困难。

若要了解与 MRM 相关的管理任务，请参阅部署邮件记录管理。

目录

邮件记录管理策略

要求

保留标记

保留策略

托管文件夹助理

保留挂起

邮件记录管理策略

在 Exchange 2010 中，MRM 是通过使用“保留标记”和“保留策略”实现的。在讨论这些保留功能中每一项的详细信息之前，必须了解这些功能在整体 Exchange 2010 MRM 策略中的用法，这一点很重要。该策略基于以下几项功能：

• 将“保留策略标记”(RPT) 分配给默认文件夹，例如“收件箱”。

• 将“默认策略标记”(DPT) 应用于邮箱以管理所有无标记邮件的保留。

• 允许用户将“个人标记”分配给自定义文件夹和单个项目。

• 将 MRM 功能和用户的收件箱管理和存档习惯分开。不要求用户根据保留要求把邮件放入托管文件夹。各个邮件的保留标记可以和其所在文件夹所应用的保留标记不同。

下图说明了这一策略的实现过程中涉及到的任务。

邮件记录管理策略

邮件记录管理策略

要求

下表显示邮箱服务器和客户端应用程序的要求。

保留标记和保留策略要求

位置	要求
邮箱服务器	需要 Exchange 2010。
客户端应用程序（用于查看保留标记和应用个人标记）	只有 Microsoft Outlook 2010 和 Microsoft Office Outlook Web App 用户才可应用个人标记并查看应用于其邮箱文件夹或项目的保留标记。 注意： 因为保留策略在邮箱服务器上进行处理，所以这些策略与组织中的用户使用的 Outlook 版本无关。您仍可以将保留策略应用于运行 Microsoft Office Outlook 2007 及更早版本的用户邮箱。在这些情况下，策略中的 RPT 适用于其邮箱中的默认文件夹，而 DPT 适用于无标记邮箱项目。

邮件记录管理策略

保留标记

如上图所示，保留标记用于将保留设置应用于文件夹和各个项目（如电子邮件和语音邮件）。这些设置将指定邮件在邮箱中停留的时间，以及当邮件达到指定的保留时间时应采取的操作。当某封邮件达到其保留时间时，该邮件将被移动到个人存档或被删除。

与托管文件夹（Exchange Server 2007 中引入的 MRM 功能）不同，保留标记允许用户将自己的邮箱文件夹和各个项目标记为保留。用户无需再根据邮件保留要求将项目存入管理员设置的托管文件夹中。

注意：
托管文件夹在 Exchange 2010 中仍然可用。若要了解详细信息，请参阅了解托管文件夹。

保留标记的类型

保留标记有三种类型：

• 默认策略标记 DPT 适用于整个邮箱中的无标记邮箱项目。未标记的项目是指尚未通过从其所在文件夹继承保留标记，或者用户未对其应用保留标记的邮箱项目。

• 保留策略标记 RPT 将保留设置应用于默认文件夹（如“收件箱”、“已删除邮件”和“已发送邮件”）。默认文件夹中应用了 RPT 的邮箱项目将继承该文件夹的标记。用户不能应用或更改已应用于默认文件夹的 RPT，但是可以将不同的标记应用于默认文件夹中的项目。

  可以为下表中显示的文件夹创建 RPT。

  可从中创建 RPT 的文件夹

  文件夹名	详细信息
  日历	此默认文件夹用于存储会议和约会。 重要说明： Microsoft Exchange Server 2010 SP2 RU4 中支持“日历”和“任务”默认文件夹的 RPT。有关详细信息，请参阅 Exchange Server 团队博客文章 Exchange 2010 SP2 RU4 中的日历和任务保留标记支持。
  会话历史记录	此文件夹由 Microsoft Lync（以前称为 Microsoft Office Communicator）创建。虽然未被 Outlook 视为默认文件夹，但是此文件夹会被 Exchange 视为特殊文件夹，可以应用 RPT。
  已删除邮件	此默认文件夹用于存储从邮箱中其他文件夹删除的项目。Outlook 和 Outlook Web App 用户可以手动清空此文件夹。用户还可以将 Outlook 配置为在关闭 Outlook 时清空此文件夹。
  草稿	此默认文件夹用于存储用户尚未发送的草稿邮件。Outlook Web App 还使用此文件夹保存用户已发送但是未提交给集线器传输服务器的邮件。
  收件箱	此默认文件夹用于存储传递给邮箱的邮件。
  日志	此默认文件夹包含由用户选择的操作。这些操作由 Outlook 自动记录，放置在一个时间线视图中。
  垃圾邮件	此默认文件夹用于保存由 Exchange 服务器上的内容筛选器或 Outlook 中的反垃圾邮件筛选器标记为垃圾邮件的邮件。
  备注	此文件夹包含用户在 Outlook 中创建的备注。这些备注还会显示在 Outlook Web App 中。仅在 Exchange 2010 SP1 中才支持“便笺”文件夹的 RPT。
  发件箱	此默认文件夹用于临时存储用户发送的邮件，直至这些邮件提交给集线器传输服务器。已发送邮件的副本会保存在“已发送邮件”默认文件夹中。由于邮件通常在此文件夹中只会保留一小段时间，因此不必为此文件夹创建 RPT。
  RSS 源	此默认文件夹包含 RSS 源。
  可恢复的项目	这是非 IPM 子树中的一个隐藏文件夹。其中包含“删除”、“版本”、“清除”和“审核”子文件夹。此文件夹的保留标记可将项目从用户主邮箱中的“可恢复的项目”文件夹移至用户存档邮箱中的“可恢复的项目”文件夹。只能向此文件夹的标记分配“移动到存档”保留操作。若要了解详细信息，请参阅了解可恢复的项目。
  已发送邮件	此默认文件夹用于存储已提交给集线器传输服务器的邮件。
  同步问题	此文件夹包含同步日志。若要了解详细信息，请参阅同步错误文件夹。
  任务	此默认文件夹包含任务项。用户标记的邮件还会显示在“待办事项列表”视图中。但是，这些邮件不是任务项，且不会驻留在“任务”文件夹中。 若要创建的“任务”文件夹的 RPT，您必须使用 Exchange 命令行管理程序。有关详细信息，请参阅New-RetentionPolicyTag。 重要说明： Exchange Server 2010 SP2 RU4 中支持“日历”和“任务”默认文件夹的 RPT。有关详细信息，请参阅 Exchange Server 团队博客文章 Exchange 2010 SP2 RU4 中的日历和任务保留标记支持。

  重要说明：
  一个保留策略中相同的默认文件夹类型不能包含多个 RPT。例如，如果某一保留策略有一个“收件箱”标记，则不能将“收件箱”类型的其他 RPT 添加到该保留策略。 不能将 RPT 应用于“联系人”文件夹。

  • 个人标记 个人标记可作为 Outlook 2010 和 Outlook Web App 用户的保留策略的一部分，以供这些用户使用。这些用户可以将个人标记应用于他们创建的文件夹或单个项目，即使这些项目已应用了其他标记。在 Outlook 2010 和 Outlook Web App 中，具有“移动到存档”操作的个人标记显示为“存档策略”，具有“删除但允许恢复”或“永久删除”操作的个人标记显示为“保留策略”，如下图所示。

    Outlook 2010 和 Outlook Web App 中的个人标记

    对于应用了个人标记的邮件，始终根据个人标记的设置进行处理。根据所创建的个人标记，用户可将个人标记应用于邮件，以使其移动或删除时间早于或晚于应用于该用户邮箱的 DPT 或 RPT 中指定的设置。还可创建禁用了保留的个人标记。这样用户可对项目进行标记，以使其从不移至存档或永不到期。

    注意：
    用户可将存档策略应用于默认文件夹、用户创建的文件夹或子文件夹以及个别项目。用户可将保留策略应用于用户创建的文件夹或子文件夹以及个别项目（包括默认文件夹中的子文件夹和项目），而不应用于默认文件夹。

    在 Exchange 2010 SP1 中，用户可使用 Exchange 控制面板 (ECP) 选择其他未与自身保留策略相关的个人标记。然后，所选标记在 Outlook 2010 和 Outlook Web App 中变为可用状态。要使用户可从 ECP 中选择其他标记，必须将 MyRetentionPolicies 角色 添加到用户的角色分配策略。要详细了解用户的角色分配策略，请参阅了解管理角色分配策略。如果允许用户选择其他个人标记，则 Exchange 组织中的所有个人标记均可供用户使用。

    注意：
    个人标记是一项高级功能。策略中含有这些标记的的邮箱（即用户向其邮箱添加标记的结果）需要 Exchange Enterprise 客户端访问许可证 (CAL)。

  保留时间限制和保留操作

  在启用某个保留标记时，必须为该标记指定保留时间。此时间指示在邮件到达用户邮箱中后，保留邮件的天数。

  非定期项目（如电子邮件）与具有结束日期的项目或定期项目（如会议和任务）的保留时间的计算方式不同。若要了解如何为不同类型的项目计算保留时间，请参阅保留时间的计算方式。

  还可以创建禁用保留的保留标记，或在创建标记后禁用标记。因为托管文件夹助理不会处理应用了已禁用标记的邮件，所以不会执行任何保留操作。因此，用户可以使用已禁用个人标记作为“从不移动”标记或“从不删除”标记，以覆盖本会应用于邮件的 DPT 或 RPT。

  在创建或配置 RPT 时，可以选择下列一项操作来指定当邮箱项目达到其保留时间时，应对其执行的保留操作：

  • 移动到存档   此操作将邮件移动到用户的存档邮箱中。应用此操作的标记称为“存档标记”。邮件将移动到与用户主邮箱的源文件夹同名的存档邮箱的文件夹中。这样可以使用户轻松地在其存档邮箱中找到邮件。“移动到存档”操作只能用于 DPT 和个人标记。不能创建具有“移动到存档”操作的 RPT。如果邮箱用户没有存档邮箱，则不会执行任何操作。有关存档邮箱的详细信息，请参阅了解个人存档。

  • 删除但允许恢复   此操作可模拟清空“已删除邮件”文件夹时的行为。应用此操作的标记称为“删除标记”。执行此操作时，如果为邮箱数据库或用户配置了已删除邮件保留功能，邮件将移动到“可恢复的项目”文件夹中。“可恢复的项目”文件夹（以前称为垃圾站）为用户提供了恢复已删除邮件的另一种方法。为此，用户将访问 Outlook 2010 或 Outlook Web App 中的“恢复已删除邮件”对话框。有关可恢复邮件的详细信息，请参阅了解可恢复的项目。

  • 永久删除   此操作可永久删除邮件。与具有“删除但允许恢复”操作的标记一样，具有此操作的标记称为“删除标记”。对一封邮件应用此操作时，该邮件将从邮箱中清除。该操作类似于将已删除的邮件从“可恢复邮件”文件夹中删除。执行此操作后，用户不能再恢复该邮件。

  • 标记为保留限制已过 在 Exchange 管理控制台 (EMC) 中无法执行此操作；必须使用命令行管理程序。邮件达到其保留期后，此操作将其标为已过期。在 Outlook 2010 和 Outlook Web App 中，显示已过期项目时将通知“此项目已过期”和“此项目将在 0 天后过期”。在 Outlook 2007 中，使用带删除线的文本显示标为已过期的项目。

    重要说明：
    如果为邮箱用户启用了诉讼保留，则永久删除的项目会保留在“可恢复的项目”文件夹中，直至删除诉讼保留。多邮箱搜索仍会在搜索结果中返回永久删除的邮件。若要了解详细信息，请参阅了解诉讼保留和了解多邮箱搜索。 如果为邮箱启用了单个项目的恢复，则永久删除的项目会保留在“可恢复的项目”文件夹中，直至达到了邮箱数据库的已删除项目保留期（或邮箱的已删除项目保留期（若已指定））。若要了解详细信息，请参阅了解可恢复的项目。 在 Exchange 2010 SP1 中，已从保留标记中删除了“移动到‘已删除邮件’文件夹”和“移动到托管自定义文件夹”操作。

  有关如何创建保留标记的详细信息，请参阅创建保留标记。

  邮件记录管理策略

  保留策略

  使用保留策略可以对一个或多个保留标记进行分组，并将它们应用于邮箱。一个邮箱不能有多个保留策略。保留标记可以随时链接到保留策略或断开与保留策略的链接，更改会自动对应用了策略的所有邮箱生效。

  保留策略可以有以下保留标记：

  • 支持的默认文件夹的一个或多个 RPT

    注意：
    不能将特定的默认文件夹（如“已删除邮件”）的多个 RPT 链接到相同的保留策略。

  • 一个具有“移动到存档”操作的 DPT

  • 一个具有“删除但允许恢复”或“永久删除”操作的 DPT

  • 一个用于 Exchange 2010 SP1 中的语音邮件的 DPT

  • 任意数量的个人标记

  尽管可以将任意数量的个人标记添加到保留策略，但是过多使用不同保留设置的个人标记可能会使用户混淆。我们建议链接到保留策略的个人标记不要超过 10 个。

  注意：
  尽管保留策略不需要链接任何保留标记也可使用，但我们建议不要使用此方案。如果具有保留策略的邮箱未链接任何保留标记，则这可能会导致邮箱项目永不过期。

  保留策略可以包含存档标记（将项目移动到个人存档邮箱的标记）和删除标记（删除项目的标记）。邮箱项目也可以同时应用这两种类型的标记。存档邮箱没有单独的保留策略。相同保留策略会应用于主邮箱和存档邮箱。

  在规划创建保留策略时，必须考虑这些策略是否同时包含存档和删除标记。前面已提到，保留策略可以具有一个使用“移动到存档”操作的 DPT，以及一个使用“删除但允许恢复”或“永久删除”操作的 DPT。具有“移动到存档”操作的 DPT 的保留时间必须短于具有删除操作的 DPT 的保留时间。例如，可以使用具有“移动到存档”操作的 DPT 在两年后将项目移动到存档邮箱，并使用具有删除操作的 DPT 在七年后将项目从邮箱中删除。

  有关如何创建保留策略的详细信息，请参阅创建保留策略。

  有关如何将保留标记添加到保留策略的详细信息，请参阅将保留标记添加到保留策略。

  有关如何将保留策略应用于邮箱的详细信息，请参阅将保留策略应用于邮箱。

  默认存档和保留策略

  在 Exchange 2010 SP1 中，Exchange 安装程序将创建“默认存档和保留策略”保留策略。在为某个邮箱启用个人存档时，如果该邮箱尚没有保留策略，则“默认存档和保留策略”会自动应用于该邮箱。如果以后将某个保留策略应用于该邮箱，则“默认存档和保留策略”中的标记将不再用于该邮箱。具有“默认存档和保留策略”中的标记的现有项目仍会进行处理，并基于标记移动到存档或被删除。

  下表列出链接到“默认存档和保留策略”的默认保留标记。

  链接到 Exchange 2010 SP1 中“默认存档和保留策略”的保留标记

  名称	类型	保留时间（天）	保留操作
  默认 2 年后移动到存档	DPT	730	移动到存档
  个人 1 年后移动到存档	个人标记	365	移动到存档
  个人 5 年后移动到存档	个人标记	1,825	移动到存档
  个人永远不会移动到存档	个人标记	不适用	移动到存档
  可恢复邮件 14 天后移动到存档	“可恢复的项目”文件夹	14	移动到存档
  1 周后删除	个人标记	7	删除但允许恢复
  1 个月后删除	个人标记	30	删除但允许恢复
  6 个月后删除	个人标记	180	删除但允许恢复
  1 年后删除	个人标记	365	删除但允许恢复
  5 年后删除	个人标记	1,825	删除但允许恢复
  从不删除	个人标记	不适用	删除但允许恢复

  在 Exchange 2010 的正式发布 (RTM) 版本中，Exchange 安装程序会创建一个名为“默认存档策略”的保留策略。此策略不包含具有“删除但允许恢复”操作的个人标记。

  邮件记录管理策略

  托管文件夹助理

  托管文件夹助理是在邮箱服务器上运行的邮箱助理，可处理应用了保留策略的邮箱。

  托管文件夹助理应用保留策略的方式是检查邮箱中的邮件，并确认是否需要保留这些邮件。然后将需要保留的项目用相应的保留标记进行标记，并对超过保留时间的项目执行指定的保留操作。

  在 Exchange 2010 SP1 中，托管文件夹助理是基于限制的助理。基于限制的助理始终运行，无需进行计划。这些助理可以占用的系统资源会受到限制。可以将托管文件夹助理配置为在特定期间内（称为“工作周期”）处理邮箱服务器上的所有邮箱。此外，该助理会按指定间隔（称为“工作周期检查点”）刷新要处理的邮箱的列表。在刷新过程中，该助理会将新创建或移动的邮箱添加到队列中。它还会重新确定由于故障而未成功处理的现有邮箱的优先级，并将这些邮箱移动到队列中的较前位置，以便可以在相同工作周期中进行处理。

  您还可以使用 Start-ManagedFolderAssistant cmdlet 手动触发该助理以处理指定邮箱。有关更多详细信息，请参阅安排托管文件夹助理。

  在 Exchange 2010 RTM 中，托管文件夹助理将按照指定的计划运行。默认情况下，每天计划的运行时间为 01:00 至 09:00（凌晨 1:00 至上午 9:00）。您可以安排助理在邮箱服务器相对空闲或未承受较重负载的时间内运行。确定助理的日程安排时，要考虑竞争邮箱服务器资源的其他进程，如邮箱数据库的脱机碎片整理和防病毒扫描。

  注意：
  托管文件夹助理不会对不需要保留（通过禁用保留标记进行指定）的邮件执行任何操作。您还可以禁用某个保留标记，以临时挂起具有该标记的项目，使其不被处理。

  在文件夹之间移动邮件

  从一个文件夹移动到其他文件夹的邮箱项目将继承其移入的文件夹所应用的任何标记。如果将某个项目移动到未分配标记的文件夹，则向该项目应用 DPT。如果为该邮件显式分配了一个标记，则该标记始终优先于任何文件夹级别的标记或默认标记。

  移除或删除保留策略中的保留标记

  从邮箱所应用的保留策略中移除保留标记后，用户将不再能使用该标记，且该标记不能再应用于邮箱中的任何邮件。

  已用该标记进行标记的现有项目将继续由托管文件夹助理根据之前设置进行处理，并且将对这些邮件应用标记中指定的任何保留操作。

  但是，如果删除该标记，则会删除存储在 Active Directory 中的标记定义。这会使托管文件夹助理处理邮箱中的所有项目，并对应用了已删除标记的项目重新进行标记。根据邮箱数和邮件数，此过程可能会在所有包含使用保留策略（包括已删除标记）的邮箱的邮箱服务器上占用大量资源。

  重要说明：
  从保留策略中移除保留标记后，根据该标记的设置，任何应用了该标记的现有邮箱项目将继续过期。为防止该标记的设置应用于任何邮件，应删除该标记。删除标记会将该标记从其所在的任何保留策略中删除。

  禁用保留标记

  如果禁用某个保留标记，则托管文件夹助理将忽略应用了该标记的项目。禁用了保留标记的项目将从不移动或从不删除，具体取决于指定的保留操作。因为这些项目仍被视为标记项目，所以不会对其应用 DPT。例如，如果要对保留标记设置进行故障排除，可以暂时禁用保留标记，以停止托管文件夹助理对具有该标记的邮件的处理。

  注意：
  已禁用保留标记的保留期会向用户显示为“从不”。如果用户标记某个项目时认为将永不会删除该项目，则以后启用标记可能会导致意外删除用户不想删除的项目。对于具有“移动到存档”操作的标记，情况也是如此。

  邮件记录管理策略

  保留挂起

  当用户暂时离开办公室且不能访问自己的电子邮件时，可在用户返回工作岗位或访问电子邮件之前将保留设置应用于新邮件。根据保留策略，可以删除邮件或将其移动到用户的个人存档。将邮箱放在保留挂起中可以使保留策略在指定的时间内暂停处理邮箱。在将邮箱放在保留挂起中之后，还可以指定保留注释以将通知邮箱用户（或其他授权访问邮箱的用户）有关保留挂起的信息，包括计划开始和结束挂起的时间。保留注释显示在支持的 Outlook 客户端中。还可以将保留挂起注释本地化为用户的首选语言。

  注意：
  将邮箱放在保留挂起中不会影响对邮箱存储配额的处理。根据邮箱使用情况和适用的邮箱配额，当用户度假或长时间无法访问电子邮件时，可考虑暂时增加用户的邮箱存储配额。有关邮箱存储配额的详细信息，请参阅配置邮箱的存储配额。

  用户长期不工作时，可能会积累大量的电子邮件。根据电子邮件数量和离开的时间长度，这些用户可能需要几周时间将自己的邮件分类。在这些情况下，在将邮件从保留挂起中删除以前，要考虑到用户跟进邮件可能要花的额外时间。

  如果您所在的组织从未实现 MRM，且您的用户还不熟悉它的功能，则也可以在 MRM 部署的初始“准备和培训”阶段使用保留挂起。您可以创建和部署保留策略并使用户了解这些策略，而不会有在用户可以标记项目之前便移动或删除项目的风险。在准备和培训期结束的前几天，您应提醒用户即将达到准备截止时间。过了截止时间后，您可以从用户邮箱中删除保留挂起，以允许托管文件夹助理处理邮箱项目并执行指定的保留操作。

  有关如何将邮箱放在保留挂起中的详细信息，请参阅将邮箱置于保留挂起中。

  邮件记录管理策略

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