Outlook Voice Access 用户方案
适用于： Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007
上一次修改主题： 2007-05-07
Outlook Voice Access 是 Microsoft Exchange Server 2007 统一消息 (UM) 中的一项功能，使用户可以使用模拟电话、数字电话或移动电话从其邮箱检索电子邮件。然后可以使用按键命令或语音命令与其邮箱进行交互。
Outlook Voice Access 快速参考指南包含所有 Outlook Voice Access 菜单选项的示意图，并介绍如何在菜单系统中导航。若要下载快速参考指南的副本，请访问 Microsoft Download Center。
当已启用 UM 的用户使用电话访问其 Exchange 2007 邮箱时，将听到一系列语音提示。这些语音提示可帮助用户在统一消息系统中导航，并使用户能够访问其邮箱。Outlook Voice Access 允许用户执行下列操作：
检索、收听、答复、创建和转发语音邮件或电子邮件。
收听或更改日历信息。
更改个人选项（例如更改 PIN），或者呼叫个人联系人或向其发送语音邮件。
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注意：自动语音识别 (ASR) 使呼叫者可以使用语音输入在统一消息菜单中导航。目前，ASR 仅有英文形式可供使用。但是，已计划在以后的版本中实现 ASR 对其他语言的支持。如果用户使用 Microsoft Office Outlook Web Access 配置的语言不是英语，将只能使用按键输入与系统进行交互。
阅读和复查电子邮件
用户可以使用电话收听、答复、创建和转发未读的电子邮件。例如，如果用户期待收到一封重要的电子邮件，但是无法访问 Internet，则可以使用移动电话拨打订阅者访问号码或用于 Outlook Voice Access 的号码。在用户输入其分机号码、输入 PIN 并说“电子邮件”之后，统一消息服务器将访问该用户的邮箱并读出未读的邮件。在统一消息服务器读电子邮件的同时，用户可以说出以下命令：
“答复”，以答复发件人。
“全部答复”，以答复电子邮件中的所有收件人。
“转发”，以将电子邮件转发给其他用户。
“标记”，以将邮件标记为需要执行后续操作。
“隐藏”，以隐藏会话。
收听电子邮件
若要使用语音用户界面 (VUI) 收听电子邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 1 中所示）：
说“电子邮件”以访问电子邮件。
统一消息服务器将读出第一封未读电子邮件的名称、主题、时间和优先级。
然后，用户可以说出下列选项之一：
“下一封邮件”，以将邮件标记为已读并转到下一封电子邮件。
“标记为未读”，以使邮件仍标记为未读并转到下一封邮件。
“结尾”，以跳转到邮件结尾。
“删除”，以删除邮件。
图 1 使用 VUI 收听电子邮件
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若要使用按键界面收听电子邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 2 中所示）：
按 2 以访问电子邮件。
统一消息服务器将读出第一封未读电子邮件的名称、主题、时间和优先级。
然后，用户可以按下列选项之一：
井号 (#) 键，以将邮件标记为已读并转到下一封电子邮件。
9，以使邮件仍标记为未读并转到下一封邮件。
33，以跳转到邮件结尾。
7，以删除邮件。
图 2 使用按键界面收听电子邮件
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答复电子邮件
若要使用 VUI 收听并答复电子邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 3 中所示）：
说“电子邮件”以访问电子邮件。
重复地说“下一封邮件”，直到用户到达希望答复的电子邮件。
收听邮件，或说“结尾”以转到邮件结尾。
说出下列命令之一：
“答复”，以答复发件人。
“全部答复”，以答复发件人以及所有其他收件人。
“转发”，以将邮件转发给其他用户或组。
录制答复并挂断，保持安静，或按任意键。若要接受并发送答复邮件，则说“发送”。
图 3 使用 VUI 答复电子邮件
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若要使用按键界面收听并答复电子邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 4 中所示）：
按 2 以访问电子邮件。
重复地按 #，直到用户到达希望答复的电子邮件。按 9 以将邮件标记为未读。
收听邮件或按 33 转到邮件结尾。
按 8 答复发件人，按 88 答复发件人以及所有其他收件人，或按 6 将邮件转发给其他用户或组。
录制回复，然后按 #。若要接受并发送答复邮件，则按 1。
图 4 使用按键界面答复电子邮件
.gif "用按键界面答复电子邮件")
收听下一封未读电子邮件
若要使用 VUI 收听电子邮件并转到下一封未读邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 5 中所示）：
说“电子邮件”。
说“下一封未读邮件”。如果希望将邮件标记为未读，则说“标记为未读”。
图 5 使用 VUI 读下一封未读电子邮件
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若要使用按键界面收听电子邮件并转到下一封未读邮件，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 6 中所示）：
按 2 以访问电子邮件。
按 ## 以收听下一封未读邮件。按 9 以将邮件标记为未读。
图 6 使用按键界面读下一封未读电子邮件
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将电子邮件标记为需要执行后续操作
若要使用 VUI 收听电子邮件并将邮件标记为需要执行后续操作，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 7 中所示）：
说“电子邮件”以访问电子邮件。
重复地说“下一封邮件”，直到用户到达希望标记为需要执行后续操作的电子邮件。说“标记为未读”以将邮件标记为未读。
收听邮件，或说“结尾”以转到邮件结尾。
说“标记”或“后续标记”，以将邮件标记为需要执行后续操作。
图 7 使用 VUI 将电子邮件标记为需要执行后续操作
.gif "标记电子邮件以便后续跟进")
若要使用按键界面收听电子邮件并将邮件标记为需要执行后续操作，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 8 中所示）：
按 2 以访问电子邮件。
重复地按 #，直到用户到达希望标记为需要执行后续操作的电子邮件。按 9 以将邮件标记为未读。
收听邮件或按 33 转到邮件结尾。
按两次 0（零）以访问更多选项。
按 44 以将邮件标记为需要执行后续操作。
图 8 使用按键界面将电子邮件标记为需要执行后续操作
.gif "标记电子邮件以便后续跟进")
隐藏会话
若要使用 VUI 收听电子邮件并隐藏会话，使 UM 不会继续读同一个电子邮件会话中的其他电子邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 9 中所示）：
说“电子邮件”以打开电子邮件。
重复地说“下一封邮件”，直到用户到达所需的电子邮件。说“标记为未读”以将邮件标记为未读。
收听邮件，或说“结尾”以转到邮件结尾。
说“隐藏”或“隐藏会话”以隐藏会话。此时将读下一封电子邮件。
图 9 使用 VUI 隐藏会话
.gif "隐藏电子邮件会话")
若要使用按键界面收听电子邮件并隐藏会话，使 UM 不会继续读同一个电子邮件会话中的其他电子邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 10 中所示）：
按 2 以访问电子邮件。
按 #，直到用户到达需要隐藏的电子邮件。按 9 以将邮件标记为未读。
收听邮件或按 33 转到邮件结尾。
按 99 以隐藏会话。此时将读下一封电子邮件。
图 10 使用按键界面隐藏会话
.gif "隐藏电子邮件会话")
| 注意： |
|---|
| 会话隐藏后，将只对当前会话隐藏。如果用户注销并再次登录邮箱，统一消息将读同一个会话中的电子邮件。 |
管理日历项
用户可以通过电话收听、答复、创建和转发日历项。
例如，用户在上午 10:00 开会。但是由于一些意外的拖延，该用户将迟到 15 分钟。该用户可以拨打 Outlook Voice Access 的电话号码，登录到 Exchange 2007 邮箱，并访问日历中当天的会议列表，通知其他与会者自己将迟到。统一消息读了上午 10:00 的会议的会议请求之后，用户可以使用“我将迟到”功能通知所有与会者自己将迟到 15 分钟。每个与会者将收到一封电子邮件，告诉他们该用户将迟到 15 分钟。该用户还可以选择附加语音邮件。
再举个例子，用户的一个重要客户决定安排一次全天的会晤，但是通知的时间很晚。该用户必须以尽可能简单的方式取消当天的所有其他会议。使用“清除我的日历”功能，用户可以快速简单地清除全天的日历。
发送我将迟到的邮件
若要使用 VUI 向与会者发送“我将迟到”的邮件，用户必须拨打统一消息订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 11 中所示）：
说“清除我的日历”。
收听会议请求。
读完会议请求后，说“我将迟到”。
统一消息问“迟到多久”时，说“10 分钟”。
统一消息问“是否要录制邮件？”时，说“是”。录制邮件，然后说“发送”。
图 11 使用 VUI 发送“我将迟到”邮件
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若要使用按键界面向与会者发送“我将迟到”的邮件，用户必须拨打统一消息订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 12 中所示）：
按 3 以访问日历。
收听会议请求，以找到要为其发送“我将迟到”邮件的会议。
读完会议请求后，按 3。
统一消息问“迟到多久”时，通过电话键盘输入 10。
图 12 使用按键界面发送“我将迟到”邮件
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取消会议
若要取消会议，用户必须是会议组织者。若要使用 VUI 取消会议，会议组织者必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 13 中所示）：
说“今天的日历”以访问日历。
收听会议请求。
读完会议请求后，说“取消会议”。
说“是”确认会议取消。
UM 询问会议组织者是否要附加一段录制的邮件时，说“是”。录制邮件，然后说“发送”。
图 13 使用 VUI 取消会议
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若要取消会议，用户必须是会议组织者。若要使用按键界面取消会议，会议组织者必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 14 中所示）：
按 3 以访问日历。
收听会议请求，以找到要取消的会议。
按 7 以取消会议。
如果会议组织者选择发送语音邮件，可以按下列选项之一：
#，以停止录制邮件。
1，以接受录制的邮件。
图 14 使用按键界面取消会议
.gif "取消会议")
清除日历
若要使用 VUI 清除日历，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 15 中所示）：
说“今天的日历”以访问日历。
说“清除我的日历”。
输入要清除的时间或天数。
UM 询问是否要附加一段录制的语音邮件时，说“是”，录制邮件，然后说“发送”。如果不希望发送附加的已录制语音邮件，则说“否”。
图 15 使用 VUI 清除日历
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若要使用按键界面清除日历，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 16 中所示）：
按 3 以访问日历。
按 00 以转到“更多选项”菜单。
按 77 以清除日历。
输入要从日历中清除的小时数。
如果用户选择发送语音邮件，则可以执行下列操作之一：
按 # 以不发送语音邮件。
按照提示录制语音邮件，按 # 停止录制邮件，然后按 1 接受录制的邮件。
图 16 使用按键界面清除日历
.gif "清除我的日历")
接受会议请求
若要使用 VUI 接受会议请求，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 17 中所示）：
说“电子邮件”以访问电子邮件。
收听包含会议请求的电子邮件。
说“接受”以接受会议请求。
图 17 使用 VUI 接受会议请求
.gif "接受会议请求")
若要使用按键界面接受会议请求，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 18 中所示）：
按 2 以访问电子邮件。
收听包含会议请求的电子邮件。
按 4 以接受会议请求。
图 18 使用按键界面接受会议请求
.gif "接受会议请求")
答复会议请求
若要使用 VUI 答复会议请求，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 19 中所示）：
说“今天的日历”。
收听会议请求，以找到要答复的会议请求。
说“更多选项”以打开“更多选项”菜单。
说“答复”以答复会议组织者。
录制邮件。
说“发送”。
图 19 使用 VUI 答复会议请求
.gif "答复会议请求")
若要使用按键界面答复会议请求，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 20 中所示）：
按 3 以访问日历。
收听会议请求，以找到要答复的会议请求。
按 00 以访问更多选项。
说 8 以答复会议组织者。
录制邮件，然后按 #。
按 1 以接受录音并发送邮件。
图 20 使用按键界面答复会议请求
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管理个人选项和联系人
用户可以使用 Outlook Voice Access 管理个人选项和联系人。他们可以：
呼叫个人联系人
在目录中找到并呼叫用户
通过电话配置个人选项，例如更改 PIN。
用户初次设置邮箱时，必须创建个人问候语和外出时的问候语，该用户无法接听电话时，呼叫者将听到这些问候语。例如，如果用户意识到忘记启用外出时的语音问候语，在呼叫者遇到紧急问题时将无法获得备选号码，此时，用户可以使用 Outlook Voice Access ，通过任意电话访问个人选项，并录制和启用外出时的问候语。
如果用户必须与客户经理联系，以了解某个客户的重要信息，用户可以呼叫用于 Outlook Voice Access 的号码，使用目录搜索功能找到该客户经理，然后拨打其电话。
| 注意： |
|---|
| 用户访问“个人选项”菜单时，必须使用按键界面。 |
录制个人问候语
若要使用 VUI 录制个人问候语，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 21 中所示）：
说“个人选项”以访问个人选项。
按 2 以录制问候语。
按 1 以录制个人问候语。
按 # 以停止录制个人问候语。
如果必须重新录制个人问候语，应按 2。
按 1 以接受个人问候语。
图 21 使用 VUI 录制个人问候语
.gif "录制您的个人问候语")
若要使用按键界面录制个人问候语，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 22 中所示）：
按 6 以访问个人选项。
按 2 以录制问候语。
按 1 以录制个人问候语。
按 2 以重新录制个人问候语。
按 # 以停止录制个人问候语。
按 1 以接受个人问候语。
图 22 使用按键界面录制个人问候语
.gif "录制您的个人问候语")
| 注意： |
|---|
| 用户更改电话问候语时，还可以选择启用还是禁用发送外出时的自动答复电子邮件。 |
向用户发送语音邮件
用户可以找到其他已启用 UM 的用户并向其发送语音邮件。若要使用 VUI 向其他用户发送语音邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 23 中所示）：
说“目录”。
说出要查找用户的姓名。
从列表中选择正确的用户。
说“发送邮件”，然后录制语音邮件。
说“发送”以发送邮件。
图 23 使用 VUI 向其他用户发送语音邮件
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用户可以找到其他已启用 UM 的用户并向其发送语音邮件。若要使用按键界面向其他用户发送语音邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 24 中所示）：
按 4 以搜索联系人。
按 00 以在目录中找到该用户。
使用电话键盘拼写要查找的用户的姓名。
从列表中选择正确的用户。
按 3 以向该用户发送语音邮件。
录制语音邮件，然后按 # 停止录制。
按 1 以接受并发送语音邮件。
图 24 使用按键界面向其他用户发送语音邮件
.gif "将语音邮件发送到用户")
在目录中找到并呼叫用户
若要使用 VUI 在目录中找到并呼叫用户，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 25 中所示）：
说“目录”。
说出要查找的用户的姓名。
从列表中选择正确的用户。
说“呼叫办公室电话”。
图 25 使用 VUI 在目录中找到并呼叫用户
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若要使用按键界面在目录中找到并呼叫用户，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 26 中所示）：
按 4 以访问个人联系人。
按 00 以在目录中找到用户。
使用电话键盘拼写要查找的用户的姓名。
从列表中选择正确的用户。
图 26 使用按键界面在目录中找到并呼叫用户
.gif "查找并呼叫目录中的用户")
更改 PIN
若要使用 VUI 更改 PIN，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 27 中所示）：
说“个人选项”。
按 3 以更改 PIN。
输入新 PIN，然后按 #。
按 # 确认新 PIN。
图 27 使用 VUI 更改 PIN
.gif "更改 PIN")
若要使用 VUI 更改 PIN，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作（如图 28 中所示）：
按 6 以更改个人选项。
按 3 以更改 PIN。
输入新 PIN，然后按 #。
按 # 确认新 PIN。
图 28 使用按键界面更改 PIN
.gif "更改 PIN")
详细信息
有关 Outlook Voice Access、语音用户界面和按键界面的详细信息，请参阅下列主题：