Microsoft Dynamics CRM 中的可用存储空间
发布日期： 2016年11月
适用于： Dynamics CRM 2015
通过移除或删除 Microsoft Dynamics 365 中的不同类型的信息来减少已用的存储空间。 使用这些方法中的一种或多种通过 Microsoft Dynamics 365 控制总数据存储使用情况。 您可以在需要时删除某些类别的数据，也可以设置批量删除作业按照设置的间隔定期运行。
警告
本主题介绍了对删除注释、附件、导入历史记录和其他数据的建议。 在删除数据之前，请确保已不再需要这些数据了，因为已删数据无法恢复。 在您删除数据之后，没有“撤销”按钮来恢复您的数据。 这意味着增加 Microsoft Dynamics CRM Online 订购拥有的存储空间量比减少所用存储空间量更有意义。
备注
除了方法 3 和方法 5，其他所有方法均要求您有管理员 Microsoft Dynamics 365 安全角色，比如系统管理员。 该角色将为您提供批量删除记录和删除系统作业的权限。
本主题内容
方法 1：使用批量删除作业删除批量电子邮件和工作流实例。
方法 2：评估和删除挂起的工作流
方法 3：使用“高级查找”删除电子邮件附件
方法 4：使用批量删除作业删除附带附件的电子邮件消息
方法 5：使用“高级查找”删除带附件的注释
方法 6：使用批量删除作业删除带附件的注释
方法 7：移除批量重复检测作业及相关重复记录副本
方法 8：使用批量删除作业删除批量导入实例
方法 9：使用批量删除作业删除批量删除作业实例
方法 10：删除审核日志
方法 1：使用批量删除作业删除批量电子邮件和工作流实例。
警告
如果您删除了此数据，您将再不能判断电子邮件是否是通过批量电子邮件发送的，或记录是否遵守工作流规则。 将保留已发送的电子邮件和在工作流中对记录执行的操作。
转到“设置”>“数据管理”。
选择“批量记录删除”。 在菜单栏里，选择“新建”。 此时将打开批量删除向导。
选择“下一步”。
在“查找”列表中，选择“系统作业”。
在搜索条件区域，添加如下所示的条件：
系统作业类型 – 等于 – 批量电子邮件；工作流；
状态描述 – 等于 – 成功
完成时间 – X 个月以前 – 1
对三个条件行分组：
选择每个条件行旁边的箭头，然后选取“选择行”。
选定所有三行后，选择“组 AND”。
选择“下一步”。
在“名称”文本框中，键入批量删除作业的名称。
选择作业开始的日期和时间；最好选择用户未处于 Microsoft Dynamics 365 中的时间。
选中“运行此作业的间隔”复选框，然后在“天”列表中，选择所需的作业运行频率。
如果您希望发送通知电子邮件，请选中“在此作业完成后按(email@domain.com)地址给我发送电子邮件”复选框。
选择“下一步”，查看批量删除作业，然后选择“提交”以创建定期作业。
方法 2：评估和删除挂起的工作流
有时，工作流程会进入一种挂起状态，原因可能是有某个条件永远无法满足，或有一些其他原因，不允许工作流程继续。
警告
而某些工作流程将处于挂起状态，是因为它们在等待某个预期能满足但尚未满足的条件。 例如，某个工作流程可能正在等待一个任务完成。
选择“高级查找”。
在“查找”列表中，选择“系统作业”。
在搜索条件区域，添加如下所示的条件：
系统作业类型 – 等于 – 工作流
状态描述 – 等于 – 正在等待
为两个条件列进行分组：
选择每个条件行旁边的箭头，然后选取“选择行”。
选定所有三行后，选择“组 AND”。
选择“查找”。
在结果窗口中，您可以打开每项来确定是否能删除该工作流程。
方法 3：使用“高级查找”删除电子邮件附件
警告
如果您删除这些数据，将不能在 Microsoft Dynamics 365 中使用这些附件。 不过，如果您已经在 Microsoft Office Outlook 中保存了它们，则它们仍会保留在那儿。
选择“高级查找”。
在查找列表中选择电子邮件消息。
在搜索条件区域，添加如下所示的条件：
电子邮件附件（项）
文件大小(字节) – 大于 – 在文本框中，键入字节值，例如 25000。
选择“结果”。
在“活动”下，附有一个大于“X”字节的附件的电子邮件消息。 查阅电子邮件并根据需要删除附带的附件。
方法 4：使用批量删除作业删除附带附件的电子邮件消息
警告
如果您删除了此消息，电子邮件消息和其相关附件将不再在 Microsoft Dynamics 365 中。 不过，如果您已经在 Microsoft Office Outlook 中保存了它们，则它们仍会保留在那儿。
转到“设置”>“数据管理”。
选择“批量记录删除”，然后在菜单栏中选择“新建”。 此时将打开批量删除向导。
选择“下一步”。
在查找列表中选择电子邮件消息。
在搜索条件区域，添加如下所示的条件：
状态描述 – 等于 – 已完成
实际结束时间 – X 个月以前 – 1
电子邮件附件（项）
文件大小(字节) – 大于 – 在文本框中，键入字节值，例如 25000。
对前两个条件行分组：
选择每个条件行旁边的箭头，然后选取“选择行”。
选中这两行后，选择“组 AND”。
选择“下一步”。
在“名称”文本框中，键入批量删除作业的名称。
选择作业开始的日期和时间；最好选择用户未处于 Microsoft Dynamics 365 中的时间。
选中“运行此作业的间隔”复选框，然后在“天”列表中，选择所需的作业运行频率。
如果您要发送通知电子邮件，则选择在工作完成后，想我发送电子邮件 (email@domain.com) 复选框。
选择“下一步”，查看批量删除作业，然后选择“提交”以创建定期作业。
方法 5：使用“高级查找”删除带附件的注释
警告
如果您删除这些数据，将不能在 Microsoft Dynamics 365 中使用注释及其相关附件。
选择“高级查找”。
在“查找”列表中，选择“注释”。
在搜索条件区域，添加如下所示的条件：
文件大小(字节) – 大于 – 在文本框中，键入字节值，例如 1048576。
选择“结果”。
您现在有一个附件列表，其中包含的附件大于您指定的大小。
选择一个或多个附件，然后选择“删除”(X)。
方法 6：使用批量删除作业删除带附件的注释
警告
如果您删除这些数据，将不能在 Microsoft Dynamics 365 中使用注释及其相关附件。
转到“设置”>“数据管理”。
选择“批量记录删除”，然后在菜单栏中选择“新建”。 此时将打开批量删除向导。
选择“下一步”。
在“查找”列表中，选择“注释”。
在搜索条件区域，添加如下所示的条件：
文件大小(字节) – 大于 – 在文本框中，键入字节值，例如 1048576。
创建时间 – X 个月以前 – 1
为两个条件列进行分组：
选择每个条件行旁边的箭头，然后选取“选择行”。
选定所有三行后，选择“组 AND”。
选择“下一步”。
在“名称”文本框中，键入批量删除作业的名称。
选择作业开始的日期和时间；最好选择用户未处于 Microsoft Dynamics 365 中的时间。
选中“运行此作业的间隔”复选框，然后在“天”列表中，选择所需的作业运行频率。
如果您要发送通知电子邮件，则选择在工作完成后，想我发送电子邮件 (email@domain.com) 复选框。
选择“下一步”，查看批量删除作业，然后选择“提交”以创建定期作业。
方法 7：移除批量重复检测作业及相关重复记录副本
每次运行重复检测作业时，每个重复记录的副本都作为重复检测作业的一部分存储在数据库中。 例如，如果您有 100 个重复记录，每次您运行重复检测作业查找这些重复项时（不论是手动运行还是定期运行），那 100 个重复记录都将存储在数据库中的该重复作业的实例下，直到这些重复项被合并或删除，或者直到该重复检测作业的实例被删除。
转到“设置”>“数据管理”。
选择“重复检测作业”。
选择要删除的重复检测作业实例，然后选择“删除”(X)。
为了避免浪费存储空间，请确保能迅速地处理重复项，使它们不会在多个重复检测作业中报告。
方法 8：使用批量删除作业删除批量导入实例
每次执行批量导入时，都存在一个与该导入相关的系统作业。 系统作业详细信息显示哪些记录成功导入，哪些记录导入失败。
警告
在您删除这些批量导入作业后，您将不能查看已导入的数据，且不能回滚导入。
转到“设置”>“数据管理”。
选择“批量记录删除”，然后在菜单栏中选择“新建”。 此时将打开批量删除向导。
选择“下一步”。
在“查找”列表中，选择“系统作业”。
在搜索条件区域，添加如下所示的条件：
系统作业类型 – 等于 – 导入
状态描述 – 等于 – 成功
完成时间 – X 个月以前 – 1
对三个条件行分组：
选择每个条件行旁边的箭头，然后选取“选择行”。
选定所有三行后，选择“组 AND”。
选择“下一步”。
在“名称”文本框中，键入批量删除作业的名称。
选择作业开始的日期和时间；最好选择用户未处于 Microsoft Dynamics 365 中的时间。
选中“运行此作业的间隔”复选框，然后在“天”列表中，选择所需的作业运行频率。
如果您要发送通知电子邮件，则选择在工作完成后，想我发送电子邮件 (email@domain.com) 复选框。
选择“下一步”，查看批量删除作业，然后选择“提交”以创建定期作业。
方法 9：使用批量删除作业删除批量删除作业实例
当您批量删除数据时（例如通过本文中介绍的多种方法），系统会创建一个批量删除系统作业，它可以被删除。
警告
在删除这些作业后，您将丢失以前运行的批量删除作业的历史记录。
转到“设置”>“数据管理”。
选择“批量记录删除”，然后在菜单栏中选择“新建”。 此时将打开批量删除向导。
选择“下一步”。
在“查找”列表中，选择“系统作业”。
在搜索条件区域，添加如下所示的条件：
系统作业类型 – 等于 – 批量删除
状态描述 – 等于 – 成功
完成时间 – X 个月以前 – 1
备注
您也可以删除失败或取消的作业。
对三个条件行分组：
选择每个条件行旁边的箭头，然后选取“选择行”。
选定所有三行后，选择“组 AND”。
选择“下一步”。
在“名称”文本框中，键入批量删除作业的名称。
选择作业开始的日期和时间；最好选择用户未处于 Microsoft Dynamics 365 中的时间。
选中“运行此作业的间隔”复选框，然后在“天”列表中，选择所需的作业运行频率。
如果您要发送通知电子邮件，则选择在工作完成后，想我发送电子邮件 (email@domain.com) 复选框。
选择“下一步”，查看批量删除作业，然后选择“提交”以创建定期作业。
方法 10：删除审核日志
启用审核时，Microsoft Dynamics 365 会创建审核日志来存储记录的审核历史记录。 当不再需要这些审核日志时，您可以删除它们来释放空间。
警告
删除审核日志时，可以不再查看与该审核日志有关的时间段内的审核历史记录。
转到设置 > 审核。
在“审核” 区域中，选择“审核日志管理”。
选择时间最久的审计日志，然后选择“删除日志”。
在确认消息中，选择“确定”。
备注
只能删除系统中最旧的审核日志。 若要删除多个审核日志，请重复删除最旧的可用审核日志，直到删除了足够的日志。
另请参阅
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