有关编写用户界面内容的建议
适用于此 Power Platform Well-Architected 的体验优化清单建议：
| XO:09 | 内容必须易于理解，并提供明确的方向。 使用友善、一致且专业的语气以便于完成任务。 |
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本指南介绍有关设计专为用户体验定制的有效内容的建议。 内容在用户界面中充当主要通信模式，在传达复杂想法时，使用内容比只使用视觉对象元素的效果更好。 不管是要指导用户完成流程，还是要共享重要的系统信息，我们在应用程序中使用的字词会影响用户导航和查看应用程序的方式。
关键设计策略
编写内容是用户界面 (UI) 设计的一部分，这既是一门艺术，也是一门科学。 将这些内容编写最佳做法与视觉对象设计最佳做法相结合，可提高用户体验。
使内容可扫描
使用商业应用程序时，用户对 UI 的功能不感兴趣，也不喜欢花哨的措辞。 他们注重完成任务。 通过编写可扫描的简短文本块为他们提供帮助。 将文本分成较短的句子和段落。 避免过度溢美之词。 用户在访问 UI 时通常有特定的目标，内容应该无缝地引导他们实现这些目标。
精简一些。 内容应该简明扼要。 精简并不意味着有限，而是意味着高效。 在保持含义不变的同时，尽可能缩减字词。 确保内容中的每个字词都有用。 仅在合适的时间提供必要的信息。 请记住，内容越多，读取的可能性越小。 按照 Mark Twain 的建议操作：“简单编写。 您要做的只是划掉错误的字词。”
从最重要的信息（价值主张）开始。 如果篇幅允许，按重要性顺序添加一两段简短的详细信息。 如果需要更多描述，请使用“阅读更多”链接。 有时，先编写邮件正文，然后再编写标题会更容易。
尽可能使用特定的动词。 特定动词比一般动词对人更有意义。 通过使用“获取”、“更新”、“选择”或“更改”等特定字词帮助用户快速理解可用选项或所需操作。通过消除具有多个含义的字词，可以避免混淆并减少模糊不清的情况。
遵循背景并注重任务
告诉人们他们的需求。 该内容应为用户提供完成任务或在 UI 中做出明智决策所需的必要信息。 用户依赖内容来指导他们的交互，并期望获得满足需求的清晰且相关的信息。 内容绝不应造成麻烦或引起不满。
较小的区块可创建自然流。 重点关注用户、采取的操作或接下来的预期结果。 不要包含与当前任务无关的信息或分散注意力的信息，以避免产生失望情绪和认知负荷。
将利益置于操作或功能之前。 此方法首先介绍好处，从而提高用户快速完成任务的能力。 当他们完成操作时，会产生什么积极结果？ 在告诉他们采取操作之前先介绍好处，避免在未解释原因的情况下要求采取操作。
对于任务级别内容，不要专注于刻意吹嘘您的公司品牌。 例如，将“Microsoft Connect 班车服务将于下午 2:15 到达您的校园，非常方便”改为“班车将于下午 2:15 达到”。
用通俗易懂的语言讲述
使用目标访问群体易于理解的简单、清晰的语言，避免使用不必要的行话或技术术语。 用户应该能够毫不费力地理解内容，降低混淆或误解的可能性，最终提高参与度。 保持阅读水平不高于十年级。 保持适当的阅读水平可以提高可访问性和包容性，迎合更广泛的用户。
包括 25 个字词或更少的句子。 句子应该简明扼要。 信息充足的短句有助于理解，使内容更易于阅读和理解。
避免使用行话和首字母缩略词。 甚至大多数软件工程师更喜欢简单的非技术语言。 避免在错误消息中使用行话尤为重要。 请记住，许多常见短语是口语化表达，并非对所有人都有意义，这一点也很重要。
将过于专业的字词替换为更简单的字词。 “配置”、“激活”或“无效”等字词是不必要的技术语言。 保持简单。 只能使用用户熟悉的首字母缩写词。 在每页第一次提及时拼写出首字母缩略词，并附上括号说明。 例如，“号召性用语（CTA）”。
避免使用双重否定。 双负数增加认知负载。 它们会让人们花费更多时间来解读信息。 专注于直接、积极的行动。
使用礼貌友好的语气
要有礼貌，但不要过度讨好。 人们期望获得提示并采取行动。在整个 UI 中都不必使用“请”。 谨慎使用“请”和“对不起”等术语，在繁重的任务、由于您的过失导致的任务或具有严重后果的任务中使用它们。 但是，绝对不要在 UI 内容中使用粗鲁、自以为是、傲慢或愤世嫉俗的语气，这不是好的做法。
就像直接对用户说话一样进行编写。 使用“您”，通过关注用户来支持友好的语气，并有助于避免被动语态。 省略代词和伴随的助动词，以动词开头。 再次强调，使用“您”或“您的”来建立联系。
避免将第一人称所有格（“我的仪表板”）和第二人称语言混合使用，以减少认知负荷。
当产品或应用程序针对用户时，使用“我们”或您的组织名称。 弄清楚谁在说话或谁在行动，以避免混淆。 例如，使用“我们找到这些结果”而不是“我找到这些结果”。使用“我们”可以让 UI 更人性化，并展示对系统错误的责任感，强调用户在每一步中的重要性。 但是，避免过度使用“我们”，因为这会分散用户的需求。 为了主要聚焦于用户，请在系统错误、状态更新和其他与系统相关的问题中使用“我们”。
使用常见缩写形式（例如“it’s”、“you're”、“that’s”和“don’t”）来营造一种友好、非正式的语气。 对于公司名称，请勿使用所有格形式，也不要使用缩写形式。 避免名棱两可的缩写形式，例如“there'd”和“what're”。避免在 UI 中混合使用缩写形式和拼写字词，因为这会造成不一致并降低信任。 使用拼写字词代替常见的缩写形式会显得更正式，但不必要。
保持一致的风格
始终如一地使用一个字词或短语来指代整个体验中的特定行动。 例如，如果您在界面的某个区域将确保预留的流程称为“预订”，则不要在其他区域中将其称为“计划”或“日程安排”。 为了帮助提高一致性，请在整个组织中检查字词使用情况。 为您的风格指南创建一个商定的术语列表，以供您的团队参考。
使用适当的大写。 例如，同意在整个 UI 中使用句子大小写，只将句子中的第一个字词大写，而专有名词（人名、地名和某些产品的名称）始终使用大写。 对于副标题、按钮和超链接，使用句子大小写且不带标点。 对于疑问句，不要使用大写。 对于职称（首席财务官）、组织名称或部门（人力资源）品牌产品或计划以及人名和地名使用标题大小写。 在任何情况下都不建议使用全大写字母。 如果需要强调文本，请考虑使用不同的版式样式，例如大小、字体粗细或颜色，而不是全大写字母。
优先考虑正确的句子结构
用户对您的应用程序的反应和感受在一定程度上取决于编写的质量以及您进行传达时使用的整体语态和语气。 一般来说，在编写时，有四种类型的语句（或句子结构）。 通常，UI 内容使用四种类型中的三种，具体取决于内容的用途和产品的性质。
- 经常使用陈述句。 描述组件功能是可以使用声明性语句场景的一个示例。
- 自由使用祈使句。 这些提示和命令，例如请求用户查看更改，然后提交。
- 谨慎使用疑问句。 这些是问题。 当用户必须做出选择时，产品流中可接受这些语句。 它们可帮助发现解决方案或阐明用户的需求。
- 尽量少用感叹句，因为它们的积极影响会随着过度使用而减弱。
了解何时使用主动语态
在主动语态中，主语执行句子的动作；例如，“输入几个字母”。在被动语态中，主语接受动作；例如，“应该输入几个字母”。
被动语态模糊或省略了行动者，使句子不那么直接，有时甚至模棱两可。 它缺少清晰和权威。
下表说明了主动语态与被动语态。
| 主动 | 被动 |
|---|---|
| “单击‘提交’按钮以保存您的更改。” | “您的更改将在单击‘提交’按钮时保存。” |
| “输入您的电子邮件地址以接收更新”。 | “将在输入电子邮件地址后接收更新”。 |
| “从下拉菜单中选择首选语言。” | “首选语言可以从下拉菜单中选择。” |
| “使用联系人信息填写窗体”。 | “窗体应该使用联系人信息进行填写”。 |
| “在继续之前查看条款和条件。” | “条款和条件应在继续之前先进行查看。” |
| “单击图像以查看完整尺寸。” | “通过单击，图像以完整尺寸查看。” |
在上述每个示例中，主动语态通过指定需要采取的行动来向用户（主语）提供清晰的说明。 这种清晰度可以帮助用户更有效地理解他们需要做什么，因为它提供了更好的方向。 在被动示例中，没有指明行动者，因此不清楚谁应该作为主语采取行动。 用户应该知道何时需要采取行动。
被动语态可用于软化信息或避免过于直接，例如在出现错误时。例如，当重点是传达有关所发生事情的信息，而不是推卸责任时。 不管是谁的错，我们都觉得失败令人沮丧。 请勿以隐式形式责备或指责用户。
下表说明错误消息中的主动和被动语音。
| 主动 | 被动 |
|---|---|
| “您输入的密码不正确。” | “密码输入错误。” |
| “我们找不到文件。” | “找不到文件。” |
| “您已提交窗体。” | “窗体已提交。” |
| “我们在处理您的请求时遇到错误。” | “处理您的请求时出现错误。” |
| “我们已保存更改。” | “更改已保存。” |
对于最佳做法和标准，请使用主动语态 但是，对于一般指南（特别是推荐要避免的操作或错误消息时），请使用被动语态。
注意辅助技术所需的内容
辅助功能包括确保所有用户（包括残障人士）都能感知、操作和理解内容。 图像的描述性备用文字或可选文字等功能可以确保依赖辅助技术的用户可以访问并轻松理解 UI 内容。 虽然替换文本通常与图像一起使用，为屏幕阅读器提供文本描述，但它也可以用于网页上的非文本元素。例如，视频、音频文件、图表、图形以及按钮或图标等交互式组件。
在编写替换文本时，请提供简明扼要的描述性文本，以传达内容的目的和内容。 它应该清晰、信息丰富，并与图像的上下文相关。 避免使用过于专业的语言或不必要的详细信息。 专注于传达基本信息，例如关键对象、动作或视觉对象元素，同时避免对图像进行主观解释。 保持简单直写可确保屏幕阅读器可以高效阅读。 请记住，替换文本的最大长度的标准建议通常在 125 个字符左右。 采用中性语气编写，并确保内容语法正确。
面向国际访问群体编写
在为全球使用的应用程序编写内容时，请考虑文化多样性和敏感性，以确保针对不同背景的用户的包容性和相关性。 使用易于全球访问群体理解的文化中性语言。 避免使用俗语、俚语或特定文化的引用。 这样，您就不会意外地排斥或冒犯来自不同区域或语言背景的用户。 提供本地化版本的界面，并根据每个目标访问群体的语言和地方语言偏好进行翻译，以增强用户参与度和理解力。
在为国际访问群体设计内容时，了解文化规范、价值观和偏好。 不同的文化有不同的沟通风格、礼仪和社会规范，这些都会影响用户的行为和期望。 创建能引起用户共鸣的界面需要考虑各种因素，例如颜色象征、图示法和每种文化特有的内容呈现格式。 选择对不同文化背景下的用户有意义的视觉对象元素，例如图标和图像。 虽然某些符号可能具有普遍意义，但根据文化规范和信仰的不同，其他符号的解释可能会有很大差异。 在设计和本地化流程期间与当地专家合作或进行用户测试可以提供有价值的见解，并确保界面反映目标访问群体的文化细微差别和偏好。