与同事和其他人共享 Power BI 报表和仪表板
适用范围：
Power BI Desktop Power BI 服务
共享是向授予用户对 Power BI 服务中的报表和仪表板的访问的最简单方法。 可以与组织内外的用户共享。
共享报表或仪表板时，你与之共享的人员可查看并与其交互，但不能编辑它们。 收件人会看到你在报表和仪表板中看到的相同数据。 他们还会获取对整个基础语义模型的访问权限，除非是应用了行级别安全性 (RLS)。 如果你允许，与之共享的同事还可以与其他同事共享。
某些用户无法与他人共享他们的报表和仪表板，因为他们没有必需的许可证或订阅。 但是，他们可以接收由同事共享的报表和仪表板。 若要了解详细信息，请参阅使用与你共享的内容。
Power BI 服务还提供了其他开展协作和分发报表和仪表板的方式。 阅读 Power BI 中的协作和共享方式，了解哪种方式最适合你的情况。
视频
Sujata 演示了如何在 Power BI 服务中共享。
先决条件
- 无论是在组织内还是在组织外共享内容，你都需要一个 Power BI Pro 或 Premium Per User (PPU) 许可证。
- 你的收件人也需要一个 Power BI Pro 或者 Premium Per User (PPU) 许可证，除非内容位于高级容量中。
- 如果要允许收件人编辑共享的报表，则必须向用户分配允许编辑的工作区角色。 若要详细了解角色级别权限以及如何分配角色，请阅读工作区中的角色。
注意
- 只有 P SKU 和 F SKU F64 或更大的允许在包含相应内容的工作区中具有“查看者”角色且具有 Microsoft Fabric 免费许可证的用户使用 Power BI 应用和 Power BI 服务中的共享内容。 较小的F SKU需要 Pro 许可证才能使用 Power BI 内容。
- F SKU是 Fabric 的一部分。 要了解有关F SKU 的详细信息，请参阅Microsoft Fabric 许可证。
可以在哪些地方共享
- 可以从“我的工作区”共享报表和仪表板。
- 如果在工作区中具有管理员或成员角色，则可以从我的工作区以外的工作区共享。 如果有参与者或查看者角色并且有转发权限，则可以共享。
- 可以从 Power BI 移动应用共享。
- 可以从 Power BI Desktop 共享，实现与 OneDrive 和 SharePoint 的集成。
- 可以从 Power BI Desktop 发布报表，将其发布到 Power BI 服务。
通过链接共享报表
在报表列表中，或在打开的报表中，选择“ 共享 
”。
然后在“发送链接”对话框中，你将看到复制共享链接或通过 Outlook、PowerPoint 和 Teams 与组织中的人员共享的选项：
还可以更改共享此报表的方式。 选择“组织中具有该链接的人员可以查看和共享”，然后选择最适合的选项。 有关详细信息，请参阅下面的链接设置。
注意
你的组织可能不允许你创建指向组织中的人员的可共享链接。 在管理门户文档中详细了解此租户设置。
选择“复制链接”将自动生成一个可共享链接，并将其复制到剪贴板：
你还可以选择直接向特定人员或组（分发组或安全组）发送链接。 只需输入其名称或电子邮件地址，（可选）键入一条消息，然后选择“发送”。
选择“发送”后，Power BI 会通过电子邮件向收件人发送链接。
收件人接收到电子邮件时，他们可以选择“打开此报表”，然后通过可共享链接自动访问该报表。
链接设置
你可以选择共享链接授权访问权限的对象以及他们可以对报表和关联数据执行的操作：
组织中的人员
此类型的链接允许组织中的人员访问报表。 此链接不适用于外部用户或来宾用户。 在以下情况下使用此链接类型：
- 你想要与组织中的某个人共享，
- 你熟悉与组织内其他人共享的链接，
- 你想要确保链接不适用于外部用户或来宾用户。
具有现有访问权限的用户
此类型的链接会生成报表的 URL，但不提供对报表的任何访问权限。 如果只想向已经具有访问权限的用户发送链接，则使用此链接类型。
特定人员
此类型的链接允许特定人员或组访问报表。 如果选择此选项，请输入要与其共享的人员的名称或电子邮件地址。 此链接类型允许你与组织的 Microsoft Entra ID 中的来宾用户共享。 无法与组织中不是来宾的外部用户共享。
设置
授予对“组织中的人员”或“特定人员”的访问权限的链接至少包含读取权限 。 但是也可以指定链接是否包含或排除以下权限：
- “重新共享”权限（默认包含） - 允许收件人将报表共享给其他人
- “生成”权限（默认排除） - 允许收件人基于与报表关联的数据在其他工作区中生成自己的报表。 阅读有关基于来自不同工作区的语义模型创建报表的详细信息。
“具有现有访问权限的人员”的链接没有任何其他设置，因此这些链接不授予对报表的任何访问权限。
其他注意事项
- 用户无法使用不直接与他们共享的链接来访问报表。 但是，报表可能通过其他链接与用户共享，或者他们可以通过工作区角色直接访问报表。
- 如果 Power BI 管理员已禁用指向“组织中的人员”的可共享链接，则只能复制和共享指向“特定人员”或“具有现有访问权限的人员”的链接。
- 如果对报表拥有重新共享权限，但对报表基础数据没有重新共享权限，则可共享链接不会授予对基础数据的访问权限。
- 如果对报表没有重新共享权限，则只能复制和共享指向“具有现有访问权限的人员”的链接。
- 如果不具有 Power BI Pro 许可证，也只能复制和共享指向“具有现有访问权限的人员”的链接。
管理对报表的权限
若要管理权限和用于访问报表的链接，请在共享对话框的右上角选择“更多选项(…)”，然后选择“管理权限”：
此时将打开“管理权限”窗格，你可以在其中复制或修改现有链接，或者授予用户直接访问权限。 若要修改给定链接，请选择“更多选项(…)”。
若要授予用户对报表的直接访问权限，请选择加号图标 (+)，输入其姓名或电子邮件地址，（可选）键入一条消息，然后选择“授予访问权限”。
要获取更多访问权限管理功能，请在“管理权限”窗格的页脚中选择“高级”选项。 在打开的管理页上，你可以：
- 查看、管理和创建链接。
- 查看和管理具有直接访问权限的人员，并向用户授予直接访问权限。
- 查看和管理挂起的访问请求和邀请。
- 查看和管理相关内容。
- 对特定链接或人员应用“筛选器”或“搜索” 。
注意
每个报表包含的共享链接不能超过 1,000 个。 在报表达到此最大限制的情况下，我们建议删除向特定用户授予访问权限的链接，而授予这些用户直接访问权限。
共享仪表板
在仪表板列表中，或在打开的仪表板中，选择“ 共享 ”。
然后在“共享仪表板”对话框中，你将看到向用户或组授予对仪表板的直接访问权限的选项：
输入用户或组的名称或电子邮件地址，（可选）键入一条消息，然后选择“授予访问权限”。
与报表共享类似，你可以指定是否也要向用户授予以下权限：
- “重新共享”权限（默认包含） - 允许收件人将仪表板共享给其他人
- “生成”权限（默认包含） - 允许收件人使用与仪表板关联的数据生成内容
你可以与地址在组织外部的来宾用户共享仪表板，但来宾用户无法重新共享仪表板。 阅读本文中有关在组织外部进行共享的详细信息。
注意
输入框最多支持输入 100 个单独的用户或组。 有关与更多人员共享的方法，请参阅本文中的与 100 多个用户共享。
管理对仪表板的权限
若要管理对仪表板的权限，请选择“共享仪表板”对话框右上角的“更多选项”菜单 (…)，然后选择“管理权限”：
此时将打开“管理权限”窗格，你可以在其中查看谁具有直接访问权限。 选择加号图标 (+) 以授予更多用户对仪表板的直接访问权限。
要获取更多访问权限管理功能，请在“管理权限”窗格的页脚中选择“高级”选项。 在打开的管理页上，你可以：
- 查看和管理具有直接访问权限的人员，并向用户授予直接访问权限
- 查看和管理挂起的访问请求和邀请
- 查看和管理相关内容
- 对特定人员应用“筛选器”或“搜索”
若要删除用户对仪表板的访问权限，请选择用户权限旁的省略号 (…)，然后选择“删除访问权限” ：
在“删除访问权限”对话框中，决定是否要同时删除对相关内容（例如报表和语义模型）的访问权限。 最好同时删除对相关内容的访问权限，否则相关内容可能无法正确显示。
在组织外部共享
与组织外的人员共享时，他们会收到带有指向共享报表或仪表板的链接的电子邮件。 收件人必须登录到 Power BI，才能看到你共享的内容。 如果他们没有 Power BI Pro 或者 Premium Per User (PPU) 许可证，则可以在选择链接后注册一个许可证。
登录后，他们就可以在浏览器窗口（而不是常用的 Power BI 门户）中看到共享报表或仪表板。 外部收件人应为链接添加书签，以便稍后返回到此报表或仪表板。
只有你的直接收件人才能看到共享报表或仪表板。 例如，如果发送电子邮件至 Vicki@contoso.com，只有 Vicki 才能看到仪表板。 其他任何人都无法看到该仪表板，即使 Vicki 将链接转发给他们。 Vicki 需要使用同一电子邮件地址来访问它；如果 Vicki 使用其他电子邮件地址登录，Vicki 将无法访问该仪表板。
如果角色级或行级安全性是通过本地 Analysis Services 表格模型实现的，组织外的人员将完全无法查看任何数据。
使用安全组（而不是通讯组）与包含具有外部电子邮件地址的用户的组共享。 通讯组中具有外部电子邮件的用户无法看到你共享的内容，除非他们是 Microsoft Entra B2B 来宾用户。 详细了解 Microsoft Entra B2B 来宾用户。
如果从 Power BI 移动应用向组织外部人员发送链接，则单击链接会在浏览器（而不是 Power BI 移动应用）中打开仪表板。
与 100 多个单独用户共享
在一次共享操作中最多可以与 100 个用户或组共享。 但是，可以为超过 500 个用户提供对某个项的访问权限。 下面是一些建议：
- 通过单独指定用户进行多次共享。
- 与包含所有用户的用户组共享。
- 在工作区中创建报表或仪表板，然后从工作区创建应用。 可以与多个用户共享该应用。 阅读有关在 Power BI 中分发应用的详细信息。
注意事项和限制
共享报表和仪表板的注意事项：
- 可以通过直接访问将报表和仪表板共享给用户，但是只有报表才能通过链接共享，这些链接授予对报表和基础数据的访问权限。
- 如果你具有对基础语义模型的重新共享权限，并且与同事共享报表或仪表板，则还会共享基础语义模型。 你的同事可以访问整个语义模型，除非行级别安全性 (RLS) 限制其访问权限。 报表作者可以在查看报表或与报表交互时自定义用户体验。 例如，作者可以隐藏列或限制对视觉对象执行的操作。 这些自定义用户体验不会限制用户可以访问语义模型中的哪些数据。 在语义模型中使用行级别安全性 (RLS)，以便每个人的凭据都可以确定他们可以访问的数据。
- 与之成功共享的每个人都可以查看仪表板，并可在阅读视图中与相关报表交互。 通常，他们不能创建报表或将更改保存到现有报表。 但是，如果选择“允许用户使用与此仪表板关联的数据生成内容”，则用户可基于此仪表板的语义模型在其他工作区中自行创建报表。
- 虽然没有任何人可以查看或下载语义模型，但可以使用“在 Excel 中分析”功能直接访问语义模型。 管理员可以限制组内每个人使用“在 Excel 中分析”的能力。 但此限制适用于组内的每个人和该组所隶属的每个工作区。
- 每个人都可以手动刷新数据。
- 不能共享在应用中分发给你的报表。 要求应用所有者添加要与之共享报表的人，然后重新发布应用。
- 如果使用 Microsoft Exchange Online 收发电子邮件，可以输入通讯组的电子邮件地址，与其成员进行共享。
- 不能使用 Microsoft 365 统一组进行直接共享和电子邮件订阅。 如果不想指定单个人员，则可以使用启用电子邮件的分发组或安全组与多个用户共享。 有关详细信息，请参阅“Power BI 服务中报表和仪表板的电子邮件订阅”中的使用组电子邮件别名。
- 与你共享电子邮件域的同事，以及域不同但在相同租户中注册的同事可以与他人共享仪表板。 例如，假设域 contoso.com 和 contoso2.com 是在同一租户中注册的，而你的电子邮件地址是 konrads@contoso.com。 只要你向 ravali@contoso.com 和 gustav@contoso2.com 授予共享权限，两者都可以共享你的仪表板。
- 如果你的同事已经有权访问特定报表或仪表板，则当你在仪表板或报表上时，可以通过复制 URL 发送直接链接。 例如：
https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx。 - 通过直接访问共享报表或仪表板时，电子邮件通知仅发送给单个用户，而不是发送到组。