创建云端流以查看 Dataverse 长期保留的数据
Microsoft Dataverse 支持自定义保留策略，以经济高效的方式安全地长期保留无限数据。 虽然 Dataverse 可以通过不限制活动数据来支持您的业务增长，您还是可能会希望考虑将不活动数据移到 Dataverse 长期保留存储中。 完成该操作后，创建云端流以查看 Microsoft Dataverse 中长期数据保留的只读行。
此处描述的云端流会创建并发送一封电子邮件，其中包括一个包含保留的数据的 Excel 文件。 如果存在与 Dataverse 中的行关联的保留附件，那么它们也会作为链接添加到 Excel 文件中。 有关运行此流所需的特权的更多信息，请转到在 Microsoft Dataverse 中查看长期保留的数据
创建流需要执行以下高级步骤：
- 在 FetchXML 中传递查询参数，以使用名为从 RetainedData 创建 Excel 的 Dataverse 操作创建包含保留的数据的 Excel 文件。
- 设置条件以确定是否已创建 Excel 文件。 下载 Excel 文件。 传递所需的检索条件参数（表和 FetchXML）。
- 创建 Excel 文件时：
- 设置一个操作以下载 Excel 文件。
- 设置一个操作以向收件人发送一封附有 Excel 文件的电子邮件。
- 设置一个操作以从 Dataverse 系统表中删除 Excel 文件。 建议执行此步骤以避免 Excel 文档占用数据库存储空间。
小费
如果您在成功运行流后没有看到电子邮件，请检查您的垃圾邮件文件夹。
创建查询和下载 FetchXML
- 登录 Power Apps，然后选择设置 > 高级设置。
- 在 Dynamics 365 设置页上，选择命令栏上的高级查找（筛选器图标）。
- 在“高级查找”窗格顶部，选择更改为保留的数据。
- 创建要检索保留的数据的查询。 详细信息：模型驱动应用中的高级查找
- 在高级查找选项卡上的“高级查找”中，选择下载 Fetch XML。
创建流
以下步骤向您展示如何使用即时流创建 Excel 文件并将其作为附件通过电子邮件发送给某人。 您还可以使用类似的步骤来创建计划的云端流。
在 Power Apps 主页上，选择左侧导航窗格中的流。
选择新建流，然后选择即时云端流。
为流输入名称，然后选择手动触发流。
选择创建。
选择新建步骤，然后针对选择操作步骤选择 Microsoft Dataverse。
对于该操作，选择执行后台操作。
输入以下信息：
- 目录：Microsoft Dataverse 公用
- 类别：保留的数据
- 表名：（无）
- 操作名称：选择输入自定义值，然后输入
Create Excel from RetainedData - FetchXml：粘贴到之前通过高级查找查询创建的 FetchXML 中。
- LayoutXML：留空
选择新建步骤。
对于选择操作，选择条件，然后选择表达式选项卡。
添加以下表达式：
outputs('Perform_a_background_operation_(preview)')?['body/backgroundOperationStatusCode’]- 等于：30
在如果是框中，选择添加操作。
在操作选项卡上，选择下载文件或图像。
选择以下值：
- 表名：RetainedData Excels
- 行 ID：选择添加动态内容，然后选择 ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID
- 列名称：ExcelContent
选择添加操作以添加另一个发送带有 Excel 文件附件的电子邮件的操作。
对于选择操作，选择 Office 365 Outlook；对于操作，选择发送电子邮件 (V2)。
为电子邮件输入以下必需值。
- 收件人：输入电子邮件收件人的有效电子邮件地址。
- 主题：输入电子邮件主题，例如2020 年的已保留客户。
- 正文：输入邮件正文的文本，例如附件是 2020 年的已保留客户。
- 附件名称 -1：为附件输入一个名称，例如 accountsretained2020.xls。
- 附件内容：在添加动态内容选项卡上，选择文件或图像内容。
选择“添加操作”以删除在 Dataverse 表 RetainedData excels 中创建并保存的Excel 文件：
- 选择操作 > Microsoft Dataverse。
- 在操作下面，选择删除行。
- 选择以下值：
- 表名：RetainedData Excels
- 行 ID：选择添加动态内容，然后选择 ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID。
选择保存
运行流。
电子邮件收件人会收到一封电子邮件，其中附有包含保留数据行的 Excel 工作表。