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使用 Power Automate 和 Dataverse 生成审批循环

  • 项目

通过 Dataverse 可构建独立于云端流，在数据库中存储信息的流。 此方面的最佳示例是审批。 如果将审批状态存储在表中，则可在其基础上使用流。

在此示例中，需创建一个审批流程，该流程从用户将文件添加到 Dropbox 开始。 添加文件以后，其相关信息就会显示在应用中，供审阅者批准或拒绝所做的更改。 在审阅者批准或拒绝所做的更改以后，将会发送通知邮件，并会从 Dropbox 中删除拒绝的文件。

遵循此部分的步骤操作即可生成以下内容：

  • 自定义表：其中包含有关添加到 Dropbox 中的每个文件的信息，以及文件的状态是“已批准”、“已拒绝”还是“挂起”。
  • 流：当文件添加到 Dropbox 时向自定义表添加信息，当文件已批准或拒绝时发送邮件，以及删除拒绝的文件。 以下步骤演示如何从头构建此类云端流，不过也可通过模板创建类似的流。
  • 应用：审阅者可以在其中批准或拒绝添加到 Dropbox 的文件。 您将使用 Power Apps 基于自定义表中的列自动生成此应用。

先决条件

生成表

  1. 登录到 Power Apps。

  2. 在左侧导航栏上，选择表。

  3. 选择新建表，然后选择新建表。

  4. 为新表指定显示名称和复数名称。 在此示例中，这两个名称都是 ReviewDboxFiles。 （可选）您可以添加描述。

    “新建表”对话框的屏幕截图。

  5. 选择保存以保存表。

向表添加列

  1. 选择表页中的 ReviewDboxboxFiles 表，然后选择新建>列。

    “新建列”选项的屏幕截图。

  2. 使用以下属性创建一个名为审批者的新列：

    • 将显示名称设置为审批者。
    • 将数据类型设置为单行文本。
    • 将格式设置为电子邮件。
    • 将必填设置为必需业务。

  3. 使用以下属性创建一个名为状态的新列：

    • 将显示名称设置为状态。
    • 将数据类型设置为单行文本。
    • 将格式设置为文本。
    • 将必填设置为必需业务。

  4. 使用以下属性创建一个名为文件标识符的新列：

    • 将显示名称设置为文件标识符。
    • 将数据类型设置为单行文本。
    • 将格式设置为文本。
    • 将必填设置为必需业务。

登录并创建云端流

  1. 登录到 Power Automate。

  2. 在右上角菜单上，选择创建数据库所在的环境。 如果您未选择同一个环境，将看不到您的表。

  3. 转到我的流，选择新建流>自动化云端流。

添加文件时启动

  1. 在生成自动化云端流对话框中，输入流的名称，并搜索创建文件时 Dropbox 触发器。

  2. 在文件夹下，选择文件夹图标，然后浏览到将在其中添加文件的文件夹。

将数据添加到表

  1. 在设计器中，选择新建步骤并搜索添加新行 Dataverse 操作。

  2. 按照以下屏幕截图所示配置操作：

    1. 在表名下拉菜单中，选择 ReviewDropboxFiles 表。

    2. 在审批者字段中，输入将审阅文件的人员的电子邮件地址。

    3. 在文件标识符字段中，从动态内容列表中选择文件标识符。

    4. 在名称字段中，从动态内容列表中选择文件名。

    5. 在状态字段中，输入待定。

    配置的“添加新行 Dataverse”操作的屏幕截图。

检查是否已审阅过该文件

  1. 在添加新行操作下面，选择新建步骤并搜索执行，直至操作。

  2. 按照以下屏幕截图所示配置执行，直至操作：

    1. 选择操作中的左侧框，然后从动态内容列表中选择状态。

    2. 在中间的下拉菜单中，选择不等于。

    3. 在右侧的框中，输入待定。

  3. 在执行，直至操作内，选择添加操作，并搜索按 ID 获取行 Dataverse 操作。

  4. 按照以下屏幕截图所示配置按 ID 获取行操作：

    1. 在表名下拉菜单中，选择 ReviewDropboxFiles 表。

    2. 在行 ID 字段中，从动态内容列表中选择文件标识符。

检查项目是否已批准

  1. 在执行，直至操作下面，选择新建步骤并搜索条件操作。

  2. 按照以下屏幕截图所示配置条件操作：

    1. 选择操作中的左侧框，然后从动态内容列表中选择状态。

    2. 在中间的下拉菜单中，选择等于。

    3. 在右侧的框中输入已批准。

发送通知邮件

  1. 在如果是操作下面，选择添加操作，并搜索发送电子邮件 (V2) Office 365 Outlook 操作。

  2. 按照以下屏幕截图所示配置发送电子邮件 (V2) 操作：

    1. 在收件人字段中，键入在接受某个项目时需通知的人员的电子邮件地址。

      小费

      若要使流的测试更容易些，请指定自己的地址。 可以在流能够实际使用时对其进行更改。

    2. 在主题字段中，从动态内容列表中选择文件名。

    3. 在正文字段中，输入项目已批准。

  3. 在如果否操作下面，重复步骤 2，但是将电子邮件消息的正文指定为项目已拒绝。

删除被拒绝的文件

  1. 在拒绝邮件的发送电子邮件 (V2) 操作下面，选择添加操作并搜索删除文件 Dropbox 操作。

  2. 在文件字段中，从动态内容列表中选择文件标识符。

保存流

  1. 在屏幕顶部，为创建的云端流输入名称，然后选择保存。

  2. 在 Dropbox 中，向指定文件夹添加至少两个文件：一个用于测试批准情况，一个用于测试拒绝情况。

构建应用

  1. 登录到 Power Apps。

  2. 转到创建页面，然后选择 Dataverse。

  3. 选择 Dataverse 连接，然后选择 ReviewDropboxFiles 表。

    如果这是您第一次使用，系统会提示您创建与 Dataverse 的连接。

  4. 如果显示欢迎使用 Power Apps Studio 对话框，那么您可以关注或跳过它。

自定义应用程序

在此步骤中，应用应包含三个屏幕，分别用于浏览、查看详细信息和编辑条目。

要在屏幕中添加或删除字段，请执行以下操作：

  1. 在树视图中选择所需的屏幕。

  2. 选择屏幕的根元素。

  3. 在右窗格中选择编辑。

    用于编辑字段的选项的屏幕截图。

当前示例包含每个屏幕的以下字段：

  • 在浏览屏幕中，Dataverse 表的名称和状态列有一些字段。
  • 在详细信息屏幕中，Dataverse 表的名称、状态、文件标识符和审批者列有一些字段。
  • 在编辑屏幕中，名称列有一个字段，Dataverse 表的状态列有一个“编辑文本”字段。

测试总体解决方案

  1. 在 Power Apps 中，打开预览模式，选择工具栏上的播放按钮。

    用于预览应用的按钮的屏幕截图。

  2. 选择列表中第一个文件旁边的箭头以查看有关它的详细信息。

  3. 选择铅笔图标以更改文件的详细信息。

  4. 在状态框中，输入已批准，并选择复选标记图标以保存您的更改。 在数分钟内即可收到电子邮件，指出文件已批准。

  5. 重复上述步骤，但在状态字段中输入已拒绝（或除已批准之外的任何内容）。 在数分钟内即可收到电子邮件，指出文件被拒绝，将从 Dropbox 中删除。