在 Microsoft 搜索中管理首字母缩略词答案
用户经常遇到其组织或团队使用的不熟悉的首字母缩略词和缩写。 特定于组织或团队的术语对于从一个团队移动到另一个团队、与内部合作伙伴团队合作或对组织不熟悉的人员来说可能是新的。
组织的标准术语并不总是只有一个参考。 缺少单个引用使得很难找到这些首字母缩略词的定义。 Microsoft 搜索解决了首字母缩略词的问题。
用户体验
Microsoft 搜索用户可以在必应、SharePoint、Office 365、Outlook 网页版、Outlook Mobile (Android) 以及 Teams Mobile (iOS 和 Android) 中使用首字母缩略词获取定义。 在“ 搜索 ”框中，用户输入类似于以下示例的查询：
- DNN
- 什么 DNN
- 定义 DNN
- DNN 定义
- 扩大 DNN
- DNN 扩展
- 的含义 DNN
- DNN 表示
- DNN 代表
结果包括用户组织中存在的 DNN 的所有含义。
注意
在 Outlook 网页版、Outlook Mobile 和 Teams Mobile 中，用户必须输入包含首字母缩略词的指定关键字的查询，以触发其相应的答案。 首字母缩略词查询不区分大小写。
设置首字母缩略词答案
在Microsoft 365 管理中心中，转到“首字母缩略词”，然后选择“添加首字母缩略词”。
Microsoft 搜索查询两个数据源，为用户的搜索提供首字母缩略词的答案：
- 管理员策展。 由 管理中心的 IT 管理员提供。
- 系统策展。 Microsoft 搜索从用户的电子邮件和文档以及组织内公开可用的数据中发现。
设置管理员特选的首字母缩略词
搜索管理员可以在 Microsoft 搜索管理中心的“首字母缩略词”选项卡上添加首字母缩略词。 可以将任何内部站点或存储库中的首字母缩略词添加到管理中心。 这些首字母缩略词可以添加到 “已发布” 或 “草稿” 状态：
已发布状态。 可通过 Microsoft 搜索向组织的用户提供首字母缩略词。
注意
添加到已发布状态的首字母缩略词最多需要一天才能在 Microsoft 搜索中可用。
草稿状态。 如果要在 Microsoft 搜索中提供首字母缩略词之前查看该首字母缩略词，可以添加“草稿”状态的首字母缩略词。 处于“草稿”状态的首字母缩略词不会显示在搜索结果中。 需要将首字母缩略词移动到“已发布”状态，使其显示在搜索结果中。
已排除状态。 如果要防止首字母缩略词出现在 Microsoft 搜索中，请使用 排除首字母缩略词 执行此操作。 若要阻止排除首字母缩略词，需要删除排除的首字母缩略词并添加它或验证它是否在已发布的列表中。
可以单独添加首字母缩略词，也可以将其批量导入 CSV 文件中。 上传包含下表所示字段的 CSV 文件：
| 首字母缩略词 (强制) | 代表 (强制) | URL | 说明 | 状态 (强制) | 上次修改时间 | 上次修改者 | Id |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Xxx | 拼出缩写 | Source | 已发布、草稿或已排除 |
CSV 字段
首字母缩略词。 包含实际的短格式或首字母缩略词。 例如 DNN。
代表。 包含首字母缩略词的定义。 例如 深度神经网络。
说明。 首字母缩略词的简要说明，可为用户提供有关首字母缩略词及其定义的详细信息。 例如， 深度神经网络是具有一定复杂性的神经网络，具有两个以上层的神经网络。
源。 希望用户访问的页面或网站的 URL，以获取有关首字母缩略词的详细信息。
状态。 此字段可以采用两个值：
- 草稿。 将首字母缩略词添加到“草稿”状态。
- 已发布。 将首字母缩写词添加到“已发布”状态，并使它在 Microsoft 搜索中可用。
- 已排除。 将首字母缩略词添加到“已排除”状态，并阻止它在 Microsoft 搜索中显示。
上次修改时间。 上次更改首字母缩略词的日期。 请勿编辑此字段中的数据。
上次修改者。 对首字母缩略词进行最后一次更改的用户。 请勿编辑此字段中的数据。
ID。首字母缩略词的唯一标识符。 请勿编辑此字段中的数据。 如果包含现有首字母缩略词的 ID，它将替换为导入文件中的信息。
系统特选的首字母缩略词
管理员可能很难将组织内使用的所有首字母缩略词添加到“答案”。 此功能可以找到搜索管理员甚至不知道的首字母缩略词。 为了完成这项工作，Microsoft 搜索还会发现并策展来自以下来源的首字母缩略词：
- 用户的电子邮件
- SharePoint、Microsoft OneDrive 和 Microsoft OneNote 中的文档
- 用户在 SharePoint、OneDrive 或 OneNote 中有权访问的组织内的公共文档
Microsoft 搜索确保只有对文档具有访问权限和权限的用户才能看到从文档发现的首字母缩略词。 在用户的邮箱中找到首字母缩略词时，只有该用户才能看到该首字母缩略词。
注意
系统特选的首字母缩略词不需要设置。
常见问题解答
问：如何对管理员特选和系统特选数据进行排名？
答： 结果的排名可能因人而异，因为结果是针对每个用户进行个性化设置的。 这两个类别都不会始终优先于其他类别。
问：用户如何触发首字母缩略词答案？
答：若要获取首字母缩略词的答案，用户必须在必应、SharePoint、Office 365、Outlook 网页版、Outlook Mobile (Android) 或 Teams Mobile (iOS 和 Android) 搜索框中输入特定的查询模式。
问：用户在搜索时是否可以仅输入首字母缩略词？
答：在必应、SharePoint 和 Office 365 用户现在只需搜索首字母缩略词即可找到首字母缩略词答案，不再需要关键字 (keyword) 。 将分阶段为其他 Microsoft 搜索入口点启用相同的体验。
问：管理员特选的首字母缩略词在发布后需要多长时间才能在 Microsoft 搜索中可见？
答： 添加到已发布状态的首字母缩略词最多需要一天才能在 Microsoft 搜索中可用。
问：收到或发送新电子邮件或文档后，系统特选的首字母缩略词需要多长时间才能显示？
答： 在新电子邮件或文档中找到的首字母缩略词最多需要 7 天才能显示在 Microsoft 搜索结果中。
问：排除和发布首字母缩略词时会发生什么情况？
答： 排除的首字母缩略词优先，并阻止已发布的首字母缩略词出现在搜索结果中。 它不会删除或删除已发布的首字母缩略词。
问：从 Microsoft 搜索结果中排除首字母缩略词需要多长时间？
答： 排除的首字母缩略词最多需要一天才能停止显示在搜索结果中。
问：对于系统特选的首字母缩略词，文档是否需要采用特定格式？
答： 不。 我们支持除图像、文件夹和 zip 文件以外的所有文件类型。
问：Microsoft 是否会从所有语言的文档中发现首字母缩略词？
答： Microsoft 仅支持来自英语、西班牙语、法语、意大利语、德语和葡萄牙语的文档的系统特选首字母缩略词。 将分阶段添加对其他语言的支持。
问：如果我的组织不想显示系统特选的首字母缩略词，该怎么办？ 我是否可以停止在搜索结果中显示这种类型的首字母缩略词？
答： 若要关闭在搜索结果中显示系统特选的首字母缩略词，请按照 联系商业产品支持人员中的说明创建客户支持票证。 创建支持票证后，系统特选的首字母缩略词最多需要 48 小时才能在搜索结果中停止显示。
问：命名首字母缩略词是否有任何特殊注意事项？
答： 首字母缩略词不能包含空格。 首字母缩略词必须是连续字符串。 如果输入的首字母缩略词包含空格，它将在搜索 & 智能管理门户的首字母缩略词下列出，但在执行搜索时不会返回所需的响应。 例如，“支持人员”是可接受的首字母缩略词，但“支持人员”不是。