Outlook 中会议跟进功能的常见问题解答
这些常见问题解答 (FAQ) 描述了 Microsoft 365 销售用 Copilot 对 Outlook 中的会议跟进功能的 AI 影响。
Outlook 中的会议跟进功能是什么？
销售用 Copilot 帮助销售人员在与客户开会后创建跟进电子邮件。 通过分析会议讨论，该功能可生成个性化和全面的跟进电子邮件，确保重要问题得到表述，操作项得到沟通，从而加强客户关系。
具体功能有哪些？
销售用 Copilot 采用与 CRM 系统、会议注释和客户交互日志的数据集成。 通过分析这些信息，系统可确定会议的操作项、决策和讨论点。 然后，该功能将生成自定义的跟进电子邮件，整合必要的上下文并确保及时准确地与客户沟通。
此功能的预期用途是什么？
此功能的预期用途是自动执行在与客户开会后创建跟进电子邮件的过程。 旨在捕获重要的讨论点、操作项和会议期间做出的决策，并生成自定义的电子邮件，以确保及时准确的沟通，从而加强客户关系和促进有效的协作。
如何评估会议跟进功能？ 哪些指标用于衡量表现？
此功能通过组合使用比较分析、人工检查和客户互动指标，来进行评估。 绩效基于准确性、相关性、互动性和客户满意度等条件进行度量。 响应率度量跟进电子邮件的有效性。
最终用户会针对每项 Copilot 功能提供持续反馈，以及通过迭代改进优化所有功能的系统性能。
此功能的限制是什么? 用户在使用系统时如何将限制带来的影响降到最低？
系统生成的跟进电子邮件可能无法完全体现会议期间所讨论问题的复杂性和难点，因而导致可能与实际情况存在差距。
为了将影响降到最低，用户应仔细查看和定制跟进电子邮件，并根据自己对会议讨论的理解，添加任何额外的要点或澄清事项。
哪些操作因素和设置允许有效和负责任地使用系统？
- 数据隐私和安全性：实施可靠的数据隐私措施，以保护客户信息并确保符合相关法规。 使用安全通信渠道和加密方法保护敏感数据。
- 用户培训和指导：为用户提供有关系统功能和限制的全面培训。 为负责任和合乎道德的使用建立明确指导和最佳实践，同时强调准确呈现、尊重他人的交流以及遵守法律和道德标准的重要性。
- 用户权限和访问控制：实施基于角色的访问控制，以基于用户角色和责任限制系统功能和数据访问。 确保用户拥有与其工作职责一致的相应权限，并确保已获得访问客户数据的授权。
- 监视和审核：定期监视系统使用情况、交互和结果，以确定是否有任何潜在问题。 定期进行审核，以评估遵循指南、数据保护措施和道德实践情况。
- 反馈和持续改进：鼓励用户提供有关系统性能、准确性和用户体验的反馈。 主动征询用户意见，以了解他们的需求并确定可以做出改进的领域。 根据反馈和技术进步定期更新系统。
- 透明度和可解释性：通过清晰地向用户传达系统的工作原理、使用的基础技术以及任何限制或潜在偏见，来提高透明度。 确保用户对系统功能有基本了解，并清楚其受 AI 驱动的特性。
- 责任和错误更正：对于系统生成的内容可能存在错误或不准确的问题，建立解决这些问题的机制。 鼓励用户查看和更正任何不准确性问题，对最终输出负责，并确保内容与他们的知识和专业技术相匹配。