组、团队和Viva Engage的生命周期结束选项
Microsoft 365 组和 Microsoft Teams 可以使用多个连接的服务。 删除组或团队时，连接服务中的大部分信息也会被删除。 本文介绍在删除之前将信息移出组或团队来保留信息的选项。
不再需要的组或团队的常见做法是将文件移出团队，并将其存档到另一个位置（如 SharePoint 文档库）。 这种做法基于旧式的工作方式，其中信息存储在文件和文件夹中，并且通过电子邮件进行通信。
下表概述了与组和团队关联的服务，以及每个组和团队中的关键内容类型：
| 服务 | 内容的类型 |
|---|---|
| Teams | 频道对话，频道中的文件 |
| Forms | 调查结构和结果 |
| OneNote | 笔记本 |
| Outlook | 邮件和日历 |
| Planner | 项目状态和任务信息 |
| Power Automate | 工作流 |
| Power BI | 数据、报表和仪表板 |
| Web 上的项目 | 项目计划 |
| 路线图 | 路线图 |
| SharePoint | 文件、列表、Teams 频道 wiki 数据 |
| Stream | 视频 |
| Viva Engage | 对话 |
删除组或团队时，也会删除大多数关联的资源。 异常包括：
- Stream 中的视频保留并归上传/录制视频的人员所有
- Power Automate 中的流将保留并归创建这些流的人员所有。
- Project 网页版中的项目和路线图数据保留在 CDS 中，可以单独还原。
组和团队保持软删除状态 30 天，可以随时还原。 但是，在 30 天后，它们以及任何关联的资源（如服务和内容）将从 Microsoft 365 环境中清除。 受保留策略保护的任何内容仍可通过电子数据展示搜索使用。
组连接服务的生命周期结束注意事项
删除组或团队时，团队和组所有者以及 IT 管理员需要考虑三个关键方面。
内容
团队不再存在后，是否需要保留内容？ 依赖 Microsoft 365 的保留功能是否足够，或者应用和服务中的某些内容不提供保留？ 是否需要保留内容以用于记录管理、存档或将来使用和引用？
为了避免任何潜在的数据丢失，必须在存档或删除任何团队之前提出这些问题。
服务
内容是否需要保持其当前工作形式？ 例如，Power BI 报表是否需要继续可访问？ 表单结果是否需要在视觉摘要视图中可用？ SharePoint 中的列表是否链接到或嵌入到任何位置？
在删除基础组之前必须提出这些问题，因为导出内容可能不够。
来宾
邀请来宾加入团队时，在将来宾添加到团队之前，会在宿主组织的Microsoft Entra ID中创建一个来宾帐户。 删除团队时，不会从Microsoft Entra ID中删除来宾。 虽然来宾无法访问尚未与其共享的组、网站、团队或内容，但他们仍可能使用 Microsoft Teams 中的功能，例如开始聊天、语音和视频通话以及使用应用。
团队或组所有者可以通过将组织外部的人员添加到团队来邀请他们成为Microsoft Entra ID中的来宾。 但是，团队所有者无法从Microsoft Entra ID中删除来宾。 删除帐户只能由全局管理员或用户管理员执行。
请务必执行来宾评审，并了解删除团队时是否需要从Microsoft Entra ID中删除来宾。 来宾可能保留在目录中，例如作为其他团队的成员或使用其他 Microsoft 365 或 Azure 服务。
Teams
特定于 Teams 的内容主要以对话的形式提供。
无法使用本机 Microsoft Teams 功能复制或移动频道中的对话。 但是，可以使用 图形 API导出它们。
此外，如果保留策略应用于 Teams，对话将保留并通过电子数据展示搜索获得。 使用电子数据展示 (高级版) 可以 重构 Teams 聊天对话。
存档团队
存档团队的好处是，它可以按原样提供对团队的完全访问权限。 即使用户未处于活动状态，用户仍然可以浏览频道对话并打开文件。 此外，如果需要继续处理团队 (（例如，如果项目) 扩展），则可以取消存档团队。
当团队由所有者存档时，对于团队中的内容和关联的 SharePoint 网站（如果选择）的成员，该组设置为只读。 此操作的目的是确保频道中的对话与其现有状态一起保留，以及基于 SharePoint 的内容（如文件和 Wiki）。
SharePoint 网站中没有可见的更改。 但是，无法对任何文件或列表进行更改，因为 Microsoft 365 组的 SharePoint 权限设置为 “网站访问者”。 这包括团队的 OneNote 笔记本，该笔记本存储在 SharePoint 网站内的“网站资产”库中。
存档团队时，基础 Microsoft 365 组仍受过期策略 (（如果设置为) ），因此所有者必须继续续订团队。
虽然团队的频道对话和 SharePoint 网站内容设置为只读，但不会将相同的内容应用于其他关联服务：
- 仍可以创建、修改和删除 Planner 存储桶和任务。
- 表单仍可接收提交。
- Outlook 邮箱仍可接收电子邮件。
- 仍可修改 Power BI 仪表板、报表和数据。
- 仍可在 Project 网页版中编辑项目和路线图。
- 仍然可以在 Stream 中上传、修改和删除视频。
- 仍然可以创建、修改、删除 Power Automate 中的流，并将继续运行。 (如果需要将消息发布到已存档团队的频道，它们将失败。)
Forms
虽然可以将表单从单个帐户移动到组，但不能将其从一个组移动或复制到另一个组。 删除团队时，表单有三个选项可用。
复制窗体
表单可以 共享为模板，允许其他用户将其复制到自己的帐户或组。 这不会保留结果提交的数据;仅表单结构，例如问题和设置。
将结果导出到电子表格
如果需要保留表单响应的数据，可以通过 将结果导出到 Excel 电子表格来实现此目的。 这只会将问题及其响应导出为数据 - 它不包括由 Forms 创建的图形。
删除窗体
虽然删除组还会导致删除任何关联的表单，但组成员可以直接 删除它们 ，而无需成为组的所有者。 但是，这是一个手动步骤，不提供任何其他好处。
OneNote
组中包含的 OneNote 笔记本存储在关联的 SharePoint 网站内的网站资产库中。 虽然笔记本文件有时可以分散到多个单独的文件，但无法单独复制和打开它们。 相反，必须使用 OneNote 桌面客户端移动或导出 OneNote 笔记本的内容。
将页面和分区移动到另一个笔记本
将页面或分区单独移动到另一个笔记本 ，使所有者有机会清理其数据，并仅获取需要保留的内容。
将整个笔记本导出为包
如果整个笔记本需要保留其现有结构，则可以将其 导出为 OneNote 包 文件，然后将其导入到新位置。 相反，这可以用作将内容保留在单个文件中的方法，而不是现有的多文件结构中。
打印为 PDF 格式
在笔记本的某些内容只需要保留以供参考或作为记录时，可以将单个页面 打印为 PDF 并存储在其他位置。
邮箱和日历
使用与组关联的邮箱的情况并不少见，尽管许多对话可能在团队频道内进行。 邮箱仅存储直接发送给它的电子邮件，不包括直接发送到频道的电子邮件。
在某些情况下，邮箱中存储的电子邮件可能是会议通知、Planner 任务更新以及其他应用或系统生成的消息。 请务必查看邮箱的内容，以确定是应保留还是应删除内容。
如果在 Exchange 中应用了保留策略，电子邮件和日历项将保留并通过电子数据展示搜索获得。
导出邮件和日历
团队或组成员可以将 邮箱和日历的内容导出到 Outlook 数据/个人存储 (PST) 文件。 然后，此文件可以存储在其他位置，也可以将内容导入其他邮箱。 不建议使用前者，因为如果不在 Outlook 中打开 PST 文件，就无法搜索它的内容，并且文件本身可能会随着时间的推移而损坏。
IT 执行的内容迁移
管理员可以使用第三方工具在邮箱之间迁移电子邮件和日历内容，而无需任何用户干预。 一个潜在的存储位置可能是纯粹为充当组邮箱内容的“存档”而创建的共享邮箱。
Planner
每个组或团队可以有多个计划。 在退出过程中，请务必确保满足每个计划的保留要求。 与其他服务一样，有几种方法可用于在 Planner 中载入内容。
将计划导出到电子表格
如果只需要保留计划的副本以用于记录保留，最简单的方法是 将计划导出到 Excel 电子表格。 这是单向操作 - 无法从电子表格导入计划。
重要
将计划导出到 Excel 将占用计划中的大部分信息，但不包括注释、链接或文件。
将任务复制并移动到另一个计划
虽然将任务复制或移动到另一个计划似乎是一种解决方案，但只能在同一组中 的计划之间复制或移动 单个任务。 如果正在删除与计划关联的组，则不会备份数据。
复制整个计划
还可以 复制整个计划。 无法复制到现有组。 复制计划将创建一个新组。 此外，复制整个计划不包括批注、作业、链接、附件或日期。
Power Automate
在 Power Automate 中创建并与组或团队关联的流不属于该组。 它们归创建者所有，仅与其他用户和组共享。 因此，如果删除组或团队，则它们不会受到影响。
更改流的所有权
如果流需要继续运行，任何所有者都可以将其他用户或 Microsoft 365 组添加为所有者。
导出流
如果流不需要继续运行，但需要保留它以供将来使用，则可以将其 导出为文件 ，并在以后再次导入。
Power BI
Power BI 数据和工作区可以独立于组和团队运行，就像其他工作负载一样，提供不同的脱机方式。 Power BI 中的经典工作区与 Microsoft 365 组相关联，而新式工作区则不是 ，并且只能与组共享其内容， (类似于流) 。
将报表复制到另一个工作区
如果在删除组或团队后需要报表，则可以 将其从现有工作区复制到 Power BI 中的另一个工作区。
从仪表板或报表导出数据
相反，如果报表不再需要处于活动状态，但需要保留数据，则可以将其 导出到 Excel。
Project
在 Project 网页版 中创建的项目和路线图与 Microsoft 365 组相关联，并且具有类似于 Power BI 的退出方法。
将项目分配到另一个组
如果项目需要在组或团队生存期之外保持其功能状态，则可以 将其分配给其他 Microsoft 365 组。 可以使用 Dynamics 365 管理中心完成此操作。
从项目或路线图导出数据
使用 Dynamics 365 管理中心，可以将用户数据从项目导出到电子表格。 数据也可以导出到 Project 文件 (。使用 PowerShell) 和 XML 文件格式的 MPP。
SharePoint
团队频道中的所有文件都存储在关联组的 SharePoint 网站中。 在某些情况下，文档外的内容可能存在于SharePoint，如列表或页面。
文件通常存储在 SharePoint 网站中的三个主要位置：
- 页面 - 网站页面库
- 页面中使用的图像 - 网站资产库
- 通道中的文件 - 文档库
- Wiki 页面 - Teams Wiki 数据库
如果网站有一个或多个子网站，则需要为每个子网站重复载入过程。 如果团队包含专用或共享频道，则每个频道都有一个单独的 SharePoint 网站。
从组或团队中删除文件时，请务必考虑与不是组或团队成员的用户共享这些文件。 你可能想要向他们传达即将发生的更改。
下载文件
存储在上述其中一个库中的 SharePoint 中的文件可以 下载到本地计算机。
移动文件
此外，文件可以 移动到 SharePoint 中的另一个位置，例如其他网站中的库。
导出列表
SharePoint 列表中存储的数据可以 导出到 Excel 电子表格，然后再次导入到另一个网站的列表中。
或者，可以使用 Power Automate 或第三方工具在站点之间迁移列表，以保留功能、列表视图、格式设置和其他属性。
“导出”wiki 文件
团队频道中的 Wiki 内容存储在相关 SharePoint 网站的专用库中的 HTML 格式文件中。 它们不能轻易导出并导入到另一个通道 Wiki，但可以转换为 HTML 文件并作为网页打开。
Microsoft Stream
与 Power Automate 一样，与组或团队关联的 Stream 中的视频实际上并不归组所有，并且不会在删除组时删除。 Stream 中的视频归上传或创建视频的人员所有，即使他们将用户或组添加为所有者也是如此。 Teams 频道中录制的会议归开始录制的人员所有。
添加其他所有者
由于视频在删除组时保留在 Stream 中，因此原始所有者可以 与其他用户和组共享视频，甚至将其添加为所有者。
下载视频
如果视频不需要保留在 Stream 中，或者需要存储在记录管理系统等备用位置，则所有者可以 将其下载到本地。
Viva Engage
与 Microsoft Teams 中的对话不同，Viva Engage提供了用户和管理员用于移动或导出对话的选项。
将对话移动到另一个组或社区
对话可由任何用户（而不仅仅是所有者或管理员）移动到另一个Viva Engage组。 这在经典Viva Engage和新Viva Engage接口中都是可能的。
导出网络数据
Viva Engage网络管理员导出网络数据。 但是，这样做将导出整个网络的所有对话。 生成的导出将列出组 ID。 可以基于此 ID 筛选对话。