采购申请工作流
工作流在审核过程中移动采购申请，从“草稿”的初始状态到“已审核”最终状态。 在采购申请被提交审核时，该工作流流程开始。 在审核采购申请后，采购订单可为采购申请行生成并提交到供应商进行订单执行。
在可提交采购申请供查看前，您必须配置工作流。 工作流流程可以包括以任何顺序的一个或多个审核步骤。 工作流流程可被配置为跳过审核任务和自动审核该采购申请。 您可以配置工作流将采购申请作为单个文档传送，也可以将各个采购申请行传送到相应的审核人。 您还可以创建采购申请作为单个文档将传送到某些审核人，并选择传送到其他审核人的采购申请行。
如果采购申请行单独被审核，审核流程必须在工作流程可移动到下一步之前以及在采购申请的审核流程可作为整体被完成前为全部采购申请完成。 当对采购申请和其所有行完成审核过程后，采购申请的整体状态更新为已审核。
您可以配置工作流以表示自己组织中采购申请的业务流程。 在配置您的采购申请工作流流程时，请考虑以下问题：
- 哪些支出必须审核?
- 哪些支出可以自动审核?
- 要求谁来查看和审核支出请求? 这些用户将分配什么角色?
- 如果审核人不可用， 则必须遵循什么流程？
以下示例说明可以配置采购申请的工作流的两种方式。
示例 1：将采购申请作为单个文档传送以进行审核
以下说明显示采购申请如何通过作为单个文档的工作流审核流程。 采购申请上的行不能单独传送。 以下角色包括在工作流中，如此例：
- 申请者 – 请求物料或服务的用户。 申请者可以准备采购申请，或者其他工作人员可以准备代表申请者的采购申请。 此工作人员是准备人员。 准备人员负责管理整个审核过程中的采购申请。 只有采购申请的准备人员可以修改它。
注释：必须授予工作人员相应的权限以创建代表他人的采购申请。 使用采购申请权限页可设置这些权限。
- 采购代理 – 执行采购审核和可以批准文档的用户。
- 申请人的经理 – 执行管理审核和可以批准文档的用户。
本示例中，采购申请的工作流过程包括以下步骤：
- 准备人员提交审核的采购申请。
- 采购代理接收通知。 通知请求采购代理验证该采购申请中的信息。 如果要求的信息丢失，采购代理将添加信息或退回采购申请到准备人员以添加信息。 在所有必需信息都已填充时，该采购申请的审核流程可以向下一步推进。
- 该申请人的经理将审核和该采购申请。 采购申请可以传送至申请人的经理，例如，如果采购申请的金额超过申请人的采购申请的花费限制。 申请者的经理可以审核或拒绝采购申请，或者将它退回到准备人员以更改。
示例 2：传送审核的单独的采购申请
下图说明显示了可以将各个采购申请行以工作流的方式传送。 通常，各行的流程与可作为单个文档审核的采购申请的流程相同。 但是，在工作流可以为整个采购申请完成之前，每行必须单独完成工作流程。
在此示例中，工作人员输入市场活动的海报和 T 恤衫请求。 海报的成本拆分在市场部门和销售部门之间。 如果海报或 T 恤衫的成本超出了部门管理的签名限制权限，则采购申请也必须由组经理审核。
以下角色包括在工作流中，如此例：
- 申请者 – 请求物料或服务的用户。 申请者可以准备采购申请，或者其他工作人员可以准备代表申请者的采购申请。 此工作人员是准备人员。 准备人员负责管理整个审核过程中的采购申请。 只有采购申请的准备人员可以修改它。
注释：必须授予工作人员相应的权限以创建代表他人的采购申请。 使用采购申请权限页可设置这些权限。
- 采购代理 – 执行采购审核和可以批准文档的用户。
- 申请人的经理 – 执行管理审核和可以批准文档的用户。
- 部门经理 – 执行支出审核和可以批准文档的用户。
- 组经理 – 执行签名主管机构审核和可以批准文档的用户。
本示例中，采购申请行的工作流过程包括以下步骤：
- 准备人员提交审核的采购申请。 每一行将传送到配置为在工作流过程中接收它的审核人。
- 采购代理接收通知。 通知请求采购代理验证该采购申请中和采购申请行上的信息。 采购代理打开采购申请时所有行都是可见的，但一个可视化指示器显示哪些行已发送给采购代理进行审查。 如果要求的信息丢失，采购代理将添加信息或退回采购申请行到准备人员以添加信息。 在所有必需信息都已填充时，该采购申请行的审核流程可以向下一步推进。 采购申请行可以通过彼此独立的审核流程继续。
- 申请人的行经理将审核和批准该采购申请行。 审核可以传送至申请人的经理，例如，如果采购申请行的金额超过申请人的采购申请行的花费限制。 经理可以审核或拒绝某个或两个采购申请行。
- 市场部门的部门经理查看海报和 T 恤衫的采购申请行。 销售部门经历只查看海报的采购申请行，因为只有该行是会记入销售部门的唯一的成本。
- 只有在需要组经理审核时，组经理才审核并批准 T 恤衫的采购申请行，因为，例如，如果采购申请行的金额超出了部门经理的审核限制。 组经理无需审核海报的采购申请行。
注释
如果采购申请的抬头工作流需要与签名限制相关的批准，则必须设置系统货币。
配置采购申请的工作流
若要传送采购申请至审核人，则必须配置采购申请工作流流程。 您定义工作流中请求了物料（申请人）的用户、复核人和审核人之间的交互控制的工作流流程。 采购申请的传送取决于在该工作流配置中指定的条件。 例如，这些条件确定应何时传送采购申请、它应传送到的用户或角色，以及用户可以采取的行动。
本文中的示例显示采购申请可如何作为单个文档或作为单独的采购申请行通过工作流传送。 您还可以配置采购申请的工作流以反映为您组织定义的采购申请的内部控制审核。
任务分配给工作流中的参与者或审核人可以是特定用户组的成员、具有特定安全角色的用户、与管理层次结构中的提交者关联的用户，或者指定用户或具有特定支出责任的用户。
采购申请支出审核人
支出审核人配置能让您基于分配给项目角色或计费支出的财务维度的用户，动态传送支出以进行审核。 工作流流程使用指定的项目角色或财务维度拥有者确定将支出传送给谁。
您可以定义一个或多个支出审核人配置，然后在创建工作流时选择配置。 您可以为您的组织中的每个法人配置支出审核人值。 在您定义了支出审核人配置之后，您将该配置分配到您的工作流任务。
您不必定义支出审核人配置。 相反，当您定义工作流时，您可以将特定用户或用户组指定为审核人。 但是，如果您有一个复杂的组织，支出审核人可以增加您的审核流程的效率。 此外，如果您设置支出审核人，则不必每次在审核人更改作业角色时更新工作流审核人分配。
您可以在采购申请支出审核人页上设置支出审核人。 创建支出审核人配置，并为您的组织中的每个法人输入值。 对于分配到项目的申请，您可以指定负责审核申请的角色：项目经理、项目审计员或项目销售经理。 支出将传送到分配到指定角色的用户。 您还可以通过在组织分配选项卡上选择相应的财务维度选项将支出传送到财务维度拥有者。
若要使用您在工作流中设置的某一支出审核人，您必须在相关工作流元素属性的分配属性中将参与者的类型选项设置为支出参与者。