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移动设备支出应用（旧版）

  • 项目

适用于：基于资源/非库存场景的 Project Operations，精简部署 - 估价开票交易

本文提供有关支出管理移动工作区的信息。 此工作区允许用户捕获和上载收据，以便日后可以将其附加到支出报表。 用户还可以通过使用已附加的收据快速创建支出行，并创建和管理其支出报表。 此外，审批者可以使用支出管理移动工作区查看分配给他们的支出报表，并可以批准或拒绝这些支出报表。

此移动工作区用于与 Dynamics 365 for Unified Ops 移动应用一起使用。

很多组织要求将收据副本附加到员工为处理还款提交的与出差相关或与业务相关的支出报表中。 使用支出管理移动工作区，用户可以通过使用附加的收据照片在所选的移动设备上快速创建新的支出行。 或者，用户可以捕获收据照片，在以后将其附加到支出报表中。 员工还可以创建和管理其支出报表，然后使用其移动设备提交报表进行审批和还款。

具体来说，支出管理移动工作区允许用户执行以下任务：

  • 对收据拍照。 上载收据照片以在以后将其附加到支出报表。
  • 作为捕获的收据上载文件。 然后，您可以在以后将该文件附加到支出报表中。
  • 使用附加的收据创建新支出行。 然后，您可以在以后将该行项添加到支出报表，并将其提交进行审批和还款。

您还可以使用以下功能：

  • 创建新支出报表。
  • 将信用卡交易和其他以前创建的支出附加到支出报表中。
  • 为支出报表创建新支出。
  • 通过拍摄收据照片或作为捕获的收据上载文件来向支出报表的任何支出附加收据。
  • 根据公司的支出策略，将来宾列表添加到支出中。
  • 根据公司的支出策略，细化支出。
  • 提交支出报表进行审批和还款。
  • 批准或拒绝您被分配作为审批者的支出报表。

使用 Dynamics 365 Finance 的先决条件

如果已经为您的组织部署 Finance，系统管理员必须发布支出管理移动工作区。

下载并安装 Dynamics 365 Unified Ops 移动应用

下载并安装 Dynamics 365 Unified Ops 移动应用：

登录到移动应用

  1. 在移动设备上启动应用程序。
  2. 输入您的 Dynamics 365 URL。
  3. 首次登录时，将提示您输入您的用户名和密码。 输入凭据。
  4. 登录后，将显示您的公司的可用工作区。 如果您的系统管理员以后发布新工作区，您必须刷新移动工作区列表。

使用支出管理移动工作区捕获收据

  1. 在您的移动设备上，打开支出管理工作区。

  2. 选择捕获收据。

  3. 选择拍照或选择图像。

  4. 请执行以下步骤之一：

    • 如果选择了拍照，请执行以下步骤：

      1. 您将进入移动设备上的相机，让您可以对收据进行拍照。
      2. 拍照完毕后，请选择确定接受照片。
      3. 可选：为照片输入名称，然后输入注释。

    • 如果选择了选择图像，请执行以下步骤：

      1. 在列表中选择一个图像。
      2. 可选：为图像输入名称，然后输入注释。

  5. 选择完成。

使用支出管理移动工作区快速输入支出

  1. 在您的移动设备上，打开支出管理工作区。

  2. 选择快速输入支出。

  3. 选择支出类别。 您将看到加载到应用中以供脱机使用的支出类别列表。 默认情况下，加载 50 项，但是开发人员可以更改此数字。 有关详细信息，开发人员应该查看移动平台。 如果您的类别不在该列表中，请选择搜索进行在线搜索。 按支出类别搜索，或切换到按支出类型搜索。

  4. 输入支出的交易日期。

  5. 可选：输入支出的商家。

  6. 输入支出金额。

  7. 选择支出的货币。 您将看到加载到应用中以供脱机使用的货币代码列表。 默认情况下，加载 400 个货币，但是开发人员可以更改此数字。 有关详细信息，开发人员应该查看移动平台。 如果您的货币不在该列表中，请选择搜索进行在线搜索。 按货币搜索，或切换到按名称搜索。

  8. 选择拍照或选择图像。

  9. 请执行以下步骤之一：

    • 如果您选择了拍照，您将进入移动设备上的相机，让您可以对收据进行拍照。 拍照完毕后，请选择确定接受照片。
    • 如果您选择了选择图像，请在列表中选择一个图像。

  10. 选择完成。

使用支出管理移动工作区审批支出报表

  1. 在您的移动设备上，打开支出管理工作区。

  2. 支出审批显示分配给您进行审批的支出报表的数量。 此数字大约每 30 分钟更新一次。 选择支出审批。

    将显示分配给您进行审批的支出报表列表。

  3. 选择支出报表可查看其支出详细信息。

  4. 选择支出可查看其详细信息。 显示的支出信息包括所有收据、来宾和明细详细信息。

  5. 返回到支出报表页，选择批准或拒绝支出报表。

  6. 为审批操作输入注释。

  7. 选择完成。

使用支出管理移动工作区创建新的支出报表并提交审批

  1. 在您的移动设备上，打开支出管理工作区。

  2. 选择输入支出。

  3. 选择新建报表，或选择列表中的现有支出报表。

  4. 对于新的支出报表，输入用途和任何其他可用信息。 此信息会有所不同，具体取决于为您的公司配置支出管理的方式。

  5. 选择完成。

  6. 若要将现有支出（如信用卡交易）添加到支出报表，请选择附加。

  7. 在列表中选择一项或多项支出。

  8. 选择完成。

  9. 若要向支出报表添加新支出，请选择新建支出。

  10. 选择支出的类别。 您将看到加载到应用中以供脱机使用的支出类别列表。 默认情况下，加载 50 项，但是开发人员可以更改此数字。 有关详细信息，开发人员应该查看移动平台。 如果您的类别不在该列表中，请选择搜索进行在线搜索。 按支出类别搜索，或切换到按支出类型搜索。

  11. 可选：输入支出的商家。

  12. 输入支出的交易日期。

  13. 输入支出金额。

  14. 选择支出的货币。 您将看到加载到应用中以供脱机使用的货币代码列表。 默认情况下，加载 400 个货币，但是开发人员可以更改此数字。 有关详细信息，开发人员应该查看移动平台。 如果您的货币不在该列表中，请选择搜索进行在线搜索。 按货币搜索，或切换到按名称搜索。

  15. 选择完成。

  16. 若要向支出添加更多详细信息，请选择添加更多详细信息。 可用字段取决于您的公司的支出管理配置。

  17. 如果公司政策要求提供支出收据，请选择收据，然后执行以下步骤：

    1. 选择捕获收据或附加收据。

    2. 请执行以下步骤之一：

      • 如果选择了捕获收据，请执行以下步骤：

        1. 选择拍照或选择图像。

        2. 请执行以下步骤之一：

          • 如果选择了拍照，请执行以下步骤：

            1. 您将进入移动设备上的相机，让您可以对收据进行拍照。 拍照完毕后，请选择确定接受照片。
            2. 可选：为照片输入名称，然后输入注释。

          • 如果选择了选择图像，请执行以下步骤：

            1. 在列表中选择一个图像。
            2. 可选：为图像输入名称，然后输入注释。

        3. 选择完成。

      • 如果选择了附加收据，请执行以下步骤：

        1. 在列表中选择一个或多个图像。
        2. 选择完成。

    3. 选择返回按钮返回支出详细信息。

  18. 如果公司政策要求提供支出的来宾，请选择来宾，然后执行以下步骤：

    1. 选择来宾、以前来宾或同事。

    2. 请执行以下步骤之一：

      • 如果选择了来宾，请执行以下步骤：

        1. 输入来宾的名称。
        2. 可选：输入来宾所在的组织和/或所在国家/地区。
        3. 可选：输入来宾的职务。
        4. 选择完成。

      • 如果选择了以前来宾，请执行以下步骤：

        1. 在列表中选择一个或多个以前的来宾。 您将看到已添加到以前的支出报表并加载到您的应用中以供脱机使用的以前来宾列表。 默认情况下，加载 50 项，但是开发人员可以更改此数字。 有关详细信息，开发人员应该查看移动平台。 如果以前来宾不在该列表中，请选择搜索进行在线搜索。 按名称搜索，或切换到按组织、国家/地区或职务搜索。
        2. 选择完成。

      • 如果选择了同事，请执行以下步骤：

        1. 在列表中选择一个或多个同事。 您将看到加载到应用中以供脱机使用的同事列表。 默认情况下，加载 50 项，但是开发人员可以更改此数字。 有关详细信息，开发人员应该查看移动平台。 如果您的同事不在该列表中，请选择搜索进行在线搜索。 按名称搜索，或切换到按公司或职务搜索。
        2. 选择完成。

    3. 选择返回按钮返回支出详细信息。

  19. 如果公司政策要求将支出逐条登记，请选择细化，然后按照以下步骤操作：

    1. 选择要细化的第一个日期。
    2. 选择添加明细。
    3. 选择支出明细的子类别。 您将看到加载到应用中以供脱机使用的支出子类别列表。 默认情况下，加载 50 项，但是开发人员可以更改此数字。 有关详细信息，开发人员应该查看移动平台。 如果您的子类别不在该列表中，请选择搜索进行在线搜索。 按支出子类别名称搜索。
    4. 输入明细的交易金额。
    5. 如果需要，编辑交易日期。
    6. 选择完成。
    7. 重复上述步骤，直到完成添加所选日期的所有明细。
    8. 对于其他日期，您可以选择复制到第二天，将明细复制到第二天。 或者，您可以选择要细化的日期，然后像第一个日期一样添加明细。
    9. 完成支出的细化后，选择返回按钮返回支出详细信息。

  20. 选择返回按钮返回支出报表页。

  21. 重复上述步骤，直到完成添加所有支出。

  22. 选择提交。

  23. 为审批者输入注释。

  24. 选择完成。

常见问题解答

为什么支出移动应用默认情况下不输入付款方式？

组织可以在创建每个支出类别时为其自定义默认付款方式设置。 此外，在设置付款方式时，您可以将默认付款方式字段设置为仅导入。

如果对付款方式启用了仅导入，则默认情况下不会输入付款方式。 在设置了此付款方式的支出类别中，它将为空白。 此行为在 Web 体验和移动体验中都是一致的。

如果未对付款方式启用仅导入，则默认情况下会为设置了此付款方式的支出类别输入设置值。 但是，存在一个已知问题，即支出移动应用中未输入默认值。 若要解决此问题，请在保存支出报表之前手动选择付款方式。

为什么无法在支出移动应用中添加或编辑财务维度？

不支持输入维度和分配。 若要解决此限制，可以通过设置每个项目或员工的默认财务维度，在移动应用中默认设置这些字段。

为什么有时会在支出移动应用中显示同步错误？

如果支出行不符合政策要求，并且用户提交支出报表时未解决政策警告，则移动数据不会同步到服务器，并且会发生同步失败。 发生同步失败后提交的所有支出报表都将保持失败状态，并且导致更多的同步失败。 解决此问题的唯一方法就是手动删除同步通知。 通过在未解决政策警告时停止提交支出报表，此问题已解决，从而避免了同步错误。

为什么项目和类别验证没有正确反映到支出移动应用中？

当前不支持此验证。 但是，将来可能会添加支持。

支出移动应用支持哪些文档类型？

支出移动应用仅支持图像。 它当前不支持 PDF 或其他文档。