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在 Dynamics 365 for Outlook 中使用向导添加和跟踪多个 Outlook 联系人

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您可以在 Microsoft Dynamics 365 for Outlook 中跟踪 Office Outlook 联系人。 在跟踪联系人时，联系人记录的副本被保存到 Dynamics 365 for Outlook 中，并与 Outlook 记录同步。 在跟踪您的联系人后，您将看到与这些联系人关联的全部 Customer Engagement 电子邮件、任务和约会活动。 如果在移动设备上同步 Outlook，您还可以访问该设备上的联系人记录。

跟踪 Dynamics 365 for Outlook 中的联系人是一个手动过程。 您可以通过选择 Dynamics 365 for Outlook 中的跟踪按钮或设置父项按钮一次在跟踪 20 个联系人。 如果要一次添加 20 多个联系人，或者，如果要将您的所有 Outlook 联系人添加到 Customer Engagement，则您可以使用添加联系人向导。 此向导还可以帮助您设置多个选项。 例如，您可以指定与被跟踪的联系人的将来通信是否应该与 Dynamics 365 for Outlook 同步。

重要提示

要跟踪 Dynamics 365 for Outlook 中的联系人，您的 Outlook 电子邮件地址必须与您的 Customer Engagement 电子邮件地址匹配。 您无法同步到多个电子邮件地址，或从多个电子邮件地址同步。

步骤 1：准备

在您添加 Outlook 联系人之前：

  • 为了达到最佳效果，请确保您的 Outlook 联系人数据尽量完整与准确。 填写缺失信息，并验证人名拼写无误。

  • 因为您将有机会将在 Outlook 联系人列表中的公司名称“映射”到 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的一个客户名称，所以请确保客户在两个应用程序中的拼写一致。

步骤 2：运行向导

  1. 选择文件>Dynamics 365 应用>导入联系人>添加联系人。

  2. 选择下一步。

  3. 确认存储您的 Outlook 联系人的文件夹，然后选择下一步。

    备注

    • 该向导确定通常被称为联系人的文件夹。 您可以选择或清除在联系人文件夹下的子文件夹。
      • 如果您允许他人管理您的电子邮件（即所谓的“委派”），则不能从该人的联系人文件夹中添加联系人。

  4. 选择如何分组联系人。 这些组是：

    • 公司名称。 在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中按匹配的客户名称对联系人进行分组。 向导将列出与每个客户相关联的联系人的数量。 选择链接来验证每个客户的名称列表。

    • 电子邮件域。 通过电子邮件域来对联系人分类。 电子邮件域是继符号 @ 之后，地址的一部分。 例如，在电子邮件地址 someone@contoso.com 中，“contoso.com”是域。 选择链接来验证每个域中的名称列表。

    • 类别。 如果适用，请通过您用于组织在 Outlook 中的联系人的类别对联系人分组。 选择链接来验证每个类别的名称列表。

      如果您不想添加所有组，请清除您不想添加的组的左侧复选框。

    备注

    联系人数量列将显示一种颜色来指示已经链接到 Dynamics 365 for Customer Engagement 的联系人数量：

    • 绿色。 所有联系人已经在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中。
      • 黄色。 超过 50% 的联系人已经在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中。
      • 红色。 至少有一个联系人已经在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中。

    小费

    如果公司名称不完全匹配，您可能会发现分组有很多变化。 如果是这样，最好取消向导，在 Outlook 中更正公司名称，然后重新运行向导。

  5. 确认使用公司名称作为客户已被选中（推荐）。 否则，如果您想稍后将一个客户名与在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的每个联系人关联，请清除此复选框。

  6. 选择跟踪所有已添加联系人的通信来跟踪与在 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的 Outlook 联系人关联的邮件、约会和任务。

  7. 要手动选择客户来与联系人进行关联，请选择高级。 在设置客户列，为联系人选择该行。 从下拉列表中，选择下列操作：

    • 将该字段留空（不设置），稍后将联系人与 Dynamics 365 for Customer Engagement 中的一个客户进行关联。

    • 选择使用公司名称将联系人和一个使用公司名称的 Dynamics 365 for Customer Engagement 客户进行关联。

    • 选择选取现有帐户，选择一个客户或联系人，然后选择确定。

  8. 在包含通信列中，清除“Dynamics 365 for Customer Engagement 中未被跟踪的电子邮件、约会或任务的所有分组”复选框。

  9. 选择添加联系人。

  10. 如果适用，请检查“摘要”页面并查看是否存在错误。 然后选择关闭。

另请参阅

Dynamics 365 for Outlook 中跟踪记录概述
有关在 Microsoft Dynamics 365 应用与 Microsoft Outlook 之间同步记录的常见问题