与质量管理体系或学习管理体系战略集成

如果您想在系统( Microsoft Power Platform 如质量管理体系 (QMS))之间自动手动切换数据,集成非常有用。 如果您的 QMS 中有一个完善的审批工作流程,您可以重复使用它及其流程触发器来自动化审批流程。

在以下情况下,集成允许自动化:

  • 创建 QMS 记录条目。
  • 指南在执行环境中有效。
  • 指南已停用,因此它们不再有效(例如,如果 QMS 中的标准操作程序 [SOP] 已停用,或者相关内容已停用)。

无论集成是否从一开始就是必需的,我们都建议在实现的初始阶段考虑本文中的信息,因为它也与用户旅程和数据模型相关。

与 QMS 集成和在受监管环境中对内容进行分类的先决条件

指南包含的沉浸式内容存储在其中 Microsoft Power Platform。 此内容无法在 QMS 本身中打开。 相反,您必须在质量管理体系和外部存储的内容(指南)之间创建链接,并为质量管理体系中的数字指南关联或创建新的文档类型/记录类型。 对于此文档类型/记录类型,请定义所需的相关要求和文档。 最低要求是两个系统中都具有 QMS 的指南 ID Dynamics 365 Guides 和文档/记录类型 ID。 这两个 ID 从一开始就是数据模型的推荐部分,即使一开始没有实现自动集成也是如此。 作为实现自动集成的先决条件,将要交换的数据必须存在于两个系统的数据模型中。

定义数据模型后,确定用户旅程中的集成点,以及哪些活动(系统中的操作)将触发系统之间的数据流。

有两种集成方式:基于流程的集成和技术集成。

基于流程的集成

在这种方法中,您不需要进行任何技术集成。 相反,您可以在 QMS 中重复使用流程并手动传输数据。 如访问控制以及身份和访问管理策略 所述,分配一个角色,该角色负责在手动处理集成时确保系统之间的同步。

通过手动运行集成,您可以保持对流程的控制。 您可以改进这些流程,而无需调整技术集成。 如果您仍处于成熟阶段并且交易数量有限,我们建议您采用这种方法。 在这种情况下,请彻底调查两个系统必须如何交互,并相应地准备数据模型 Microsoft Power Platform 。 精心规划的数据模型可以简化未来的技术集成。

技术集成

随着解决方案的成熟,我们建议您使用技术集成来自动执行原本需要手动处理的流程。 技术集成有两种选择:点对点集成和基于 API 的中间件集成。

  • 点对点集成:对于此选项,您可以通过自定义代码连接两个应用。 这是连接业务系统中系统的一种简单而有效的方法。 但是,点对点集成并不是为了跟上变化而设计的。 因此,每当将更改或更新引入任何一个连接的系统时,集成都会不足。 在这种情况下,请对两个系统进行鉴定和验证。 由于使集成连接器保持最新状态可能非常耗时,因此此集成选项可能不是您的最佳选择。 从长远来看,连接系统的更新频率会影响点对点集成的可行性。

    显示点对点集成示例的图。

  • 基于 API 的中间件集成:对于此选项,软件充当两个或多个必须通信的系统之间的桥梁。 中间件集成使系统能够进行通信,并在它们之间建立数据流,而无需应用程序直接通信。 中间件集成创建的桥接也会分隔系统更新。 因此,如果仅更改或更新其中一个系统,则不必重新验证这两个系统。

    显示中间件集成示例的图表。

点对点集成和基于 API 的中间件集成之间的选择取决于您的企业架构策略和组织中可用的工具。 如果您有中间件集成软件,那么选择基于 API 的中间件集成是有意义的。 如果您没有中间件集成软件,点对点集成可能是最合适的。

备注

所有技术集成都必须是潜在的良好 {industry} 实践 (GxP) 验证和测试的一部分。 这一要求是支持从基于流程的集成开始的论据,因为可以缩短上线时间。 基于流程的集成还涉及较少的维护工作,直到需要达到关键级别的数据传输。

与 LMS 集成

如果您打算使用在 Guides 中开发的培训材料,则可以将 Guides 与您的学习管理系统 (LMS) 连接起来。 通过此连接,您可以传输用户的使用数据和有关指南完成的信息。 此集成的确切设置取决于特定行业的要求。

下图显示了该流的示例。 培训材料存储在 QMS 中 Microsoft Power Platform 并得到批准。 然后将其分配给相关员工,并记录执行情况。

显示 QMS 和 LMS 之间 Microsoft Power Platform集成示例的图表。

如果您计划将 Guides 与 LMS 连接,需要考虑三个因素:

  • QMS 和 LMS 之间的集成:在 QMS 和 LMS 之间建立集成,以自动从 QMS 和 LMS 转移培训并确保同步。 如果您没有集成,请手动确保培训材料从 QMS 到 LMS 可用。

  • 基于用户或基于设备的许可证:使用 LMS 集成提供指南完成证据的方式取决于您设置 的是基于用户还是基于设备的指南

    • 如果您有基于用户的设置,则用户统计信息可以通过登录 Microsoft Power Platform提供执行证明。 作为证据适用于此日志记录的法规要求(例如,GxP 和通用数据保护条例 [GDPR])必须与业务中的质量保证 (QA) 部门和数据保护官 (DPO) 进行验证。
    • 如果您拥有基于设备的许可证,则无法直接从中使用用户统计信息和日志 Microsoft Power Platform。 相反,开发的 Power Apps 应用可用于在培训流程中创建功能,使员工能够通过注销其个人资料来提供执行证明。 此功能可由 数字签名 组件支持,以使其符合文档的法规要求。 此外,您可以创建集成功能,使用户能够评估培训作为执行的额外证明。 如果 QA 或 DPO 不接受 Microsoft Power Platform 日志作为执行证据,则此方法也可用于基于用户的许可证。
  • 数据模型:对于 QMS 集成,我们建议您从实施之初就为 LMS 集成准备数据模型。 通过添加数据字段(如 文档类型 输入 Microsoft Power Platform),可以更轻松地进行集成,因为该字段可用于标识必须与 LMS 流程关联的记录(参考线)。

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