预算方案
组织花费大量时间和资源来准备预算。 其中大部分工作都是重复性的低附加值工作,例如收集预算编制流程中使用的数据。 需要进行额外的工作来按部门准备逐行预算。
预算方案提供了以下优点:
- 可以轻松地从实际数据或预算中收集历史数据,以用于 Dynamics 365 Finance 中的预算编制。
- 允许您使用不同的时间范围或预算与历史实际数据的组合来修改预算。
- 生成新预算,可通过高价值的关注进行进一步细化和迭代,以应用历史数据中可能不存在的知识和见解。
- 提供预算方案输出作为预算登记单据,该单据易于修改、导入、导出并用于整个 Dynamics 365 Finance 中的标准报告。
导入足够的数据以进行良好的预测
预测的质量取决于是否拥有足够的、经过多年保持一致的清理后的数据。 在某些情况下,在三年内保持一致的数据就足够了,但通常在五到十年内保持一致最好。 如果现在系统中不存在 10 年的历史数据,请考虑清理系统中可能不存在的以前的历史数据,并将其作为历史预算上传。
术语清理数据是指在进行重组时确保科目和财务维度的数据一致,或者在会计科目表或财务维度中导入更改之前生成的旧数据。
预算方案设置
若要设置预算方案功能,请完成以下步骤。
- 启用功能后,具有 Finance Insights 管理员角色的用户将可以访问预算编制 > 设置 > 基本预算编制下名为预算方案的新菜单项。 启用功能字段的设置必须从否更改为是。 在启用该功能之前,不会生成任何预测。
示例 - 生成预算方案
预算方案必须完成以下步骤才能准备好建议的预算作为草稿预算登记单据:
- 以具有预算经理角色的用户身份在预算编制 > 定期 > 生成预算方案下创建预算方案。
- 为用于预测的数据的开始和结束提供日期范围。
- 选择实际数据、预算,或同时选择实际数据和预算。
- 可以添加单独的属性来细化生成的数据,以限制实际数据的特定科目类型。
- 添加单独的筛选器以细化应使用哪些特定预算模型和代码,以确定要使用的预算数据。
请注意,所选的总体日期筛选器包括以下内容:- 输出应使用哪个预算模型和预算代码的输出条件。
- 输入条件生成原始输入数据,并按当前预算维度集的维度组合聚合到每月数据集中,如预算编制 > 设置 > 基本预算编制 > 预算编制维度中所定义。
- 输入数据将发送到 AI Builder 以应用机器学习来生成预测。
- AI Builder 将预测数据返回到 Dynamics 365 Finance。
- 然后,您可以完成该流程并生成预测作为草稿预算登记分录。
- 可以在预算登记分录中或在可用的报告选项之一中查看和修改草稿预算。
为输出选择的日期是系统根据输入结束日期后 12 个月的预测生成的。 请考虑以下示例。
输入开始日期 | 输入结束日期 | 输出开始日期 | 输出结束日期 |
---|---|---|---|
2017 年 1 月 1 日 | 2019 年 12 月 31 日 | 2020 年 1 月 1 日 | 2020 年 12 月 31 日 |
2014 年 7 月 1 日 | 2018 年 6 月 30 日 | 2018 年 7 月 1 日 | 2019 年 6 月 30 日 |
根据日期检查输入的预算模型,以确定应使用哪些预算登记分录,并且这些分录包含单独的预算行。 请考虑以下示例。
输入开始日期 | 输入结束日期 | 预算模型 | 预算行 | 包括 |
---|---|---|---|---|
2017 年 1 月 1 日 | 2019 年 12 月 31 日 | 2017 财年 | 2017 年 6 月 30 日 | x |
2017 年 1 月 1 日 | 2019 年 12 月 31 日 | 2018 财年 | 2018 年 6 月 30 日 | x |
2017 年 1 月 1 日 | 2019 年 12 月 31 日 | 年度 | 2017 年 6 月 30 日 | x |
2017 年 1 月 1 日 | 2019 年 12 月 31 日 | 年度 | 2016 年 6 月 30 日 |
证明、完善和信任机器学习产品
预算方案功能使用历史数据以及您的输入生成机器学习模型。 以下要点提供了可帮助优化模型结果并指导您使用数据的指南。
- 机器学习模型在分析一段时间内一致的数据集时效果最佳。 如上所述,最好拥有使用相同会计科目表和维度的 10 年数据。 使用更多数据的模型可能比使用较少数据的模型更有效。
- 模型使用历史数据和复杂的数学来建议合理的可能结果。 生成的方案可以帮助您以更少的工作创建更有效的预算。 但是,当您的经理参与进来并参与完善生成的预算方案时,会生成尽可能最佳的预算。
- 有些活动比其他活动更容易准确预测。 例如,某些工资和支出科目的活动可能更加常规,因此比跟踪波动性更大的活动的科目更容易预测。
- 应使用标准实际数据与预算报告以及实际数据与预算财务报告报表将结果与实际数据进行比较,并添加每月列以显示详细的差异金额和差异百分比分析。
- 您可以生成历史活动的预测,并通过将当年的预测与当年的活动进行比较来开始评估预测。
通过实际数据与预算查询证明
实际数据与预算查询可用于逐行查看实际数据与预算方案。 在查询参数中,设置开始日期和结束日期以及您的输出预算模型。 另外,将预算登记分录状态设置为草稿。
结果中提供了年度视图,其中包括实际金额、预算金额、差异金额和使用的百分比。 此页面随后可以打开期间余额页面,您可以在该页面中逐个期间查看任何科目,以进行更深入的评估,从而显示差异金额。
通过财务报告证明
您可以使用实际与预算 - 默认财务报表查看实际数据与预算方案的摘要和详细视图。 默认报表设计包括原始预算、修订预算、实际数据、差异金额、差异百分比和预算百分比的单一年度视图。 该报表可以轻松更新,以包含 12 个月的具有相应值的列,而不是包含具有差异的单个金额。 您可以通过选择报表选项,然后从场景下拉菜单中选择预算模型来设置预算方案预算模型。 这会将报表刷新为正确的预算模型。
当将 12 个月的财务报表导出到 Excel 时,您可以轻松插入折线图或迷你图,以提供输入或输出数据的图形视图,帮助揭示数据的趋势。