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配置工作流属性

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本文说明如何配置工作流的各个属性。

要配置工作流的属性，在工作流编辑器中打开工作流。 单击工作流编辑器的画布，并随后单击属性以打开属性页面。 然后可以使用以下过程配置工作流的各个属性。

为工作流命名

按照以下步骤为工作流输入名称。

  1. 在左侧窗格中，单击基本设置。
  2. 在名称字段中，为工作流输入唯一名称。 例如，如果您运营所在的每个国家/地区创建采购申请工作流，则您可将采购申请工作流命名为丹麦采购申请或西班牙采购申请。

指定工作流所有者

工作流所有者是管理和维护此工作流的人员。 按照以下步骤来指定工作流所有者。

  1. 在左侧窗格中，单击基本设置。
  2. 在所有者列表中，选择将要管理此工作流的人员的姓名。

选择电子邮件模板。

按照以下步骤选择用于生成有关此工作流的通知消息的电子邮件模板。

  1. 在左侧窗格中，单击基本设置。
  2. 在工作流通知的电子邮件模板列表中，选择该模板。

输入用户说明。

您可向提交文档供处理和审核的用户提供说明。 这些用户也称为发起方。 例如，您正在创建采购申请工作流，并且输入说明。 这些说明随后可供在采购申请页中输入采购申请的用户查看。 要查看说明，发起方单击工作流消息栏中的图标。 按照以下步骤输入用户说明。

  1. 在左侧窗格中，单击基本设置。

  2. 在提交说明字段中，输入说明。

  3. 要对说明进行个性化设置，可以插入占位符。 向用户显示说明时，占位符由适当的数据代替。 按照以下步骤插入占位符：

    1. 在提交说明字段中单击以指定应该出现占位符的位置。
    2. 单击插入占位符。
    3. 在出现的列表中，选择要插入的占位符。
    4. 单击插入。

  4. 若要添加说明的翻译，请执行以下步骤：

    1. 单击翻译。
    2. 在出现的页面上，单击添加。
    3. 在出现的列表中，选择您输入文本将使用的语言。
    4. 在已翻译的文本字段中，输入文本。
    5. 要对文本进行个性化设置，可以插入占位符。 有关如何输入占位符的说明，请参阅步骤 3。
    6. 单击关闭。

注释

占位符不能使用复制和粘贴来添加，因为目标信息未正确粘贴。 请使用界面添加占位符。

通过激活条件指定何时使用此工作流

可以创建基于同一工作流类型的多个工作流。 有多个工作流基于同一类型时，必须使用激活条件指定何时使用各个工作流。 如果不满足激活条件，则使用默认工作流。 同样，如果为某个工作流类型仅定义一个工作流配置，则无论哪种激活条件，都将使用该工作流配置。

例如，可以为您运营所在的每个国家/地区创建采用以下条件的采购申请工作流，如“丹麦采购申请”和“西班牙采购申请”：

  • 在以下情况下使用丹麦采购申请：国家/地区 = DK。
  • 在以下情况下使用西班牙采购申请：国家/地区 = ES。

按照以下步骤可以指定在何时使用正在配置的工作流。

  1. 在左窗格中，单击启用。
  2. 选中设置运行此工作流的条件复选框。
  3. 单击添加条件。
  4. 输入条件。
  5. 输入需要的任何其他条件。
  6. 在工作流中运行一些目标记录来验证条件是否正确包含和排除了记录。

指定发送通知的时间

提交文档进行处理时，将创建工作流实例。 您可以在启动、完成、终止或因错误停止基于此工作流的工作流实例时，向用户发送通知。 按照以下步骤指定何时发送通知。

  1. 在左窗格中，单击通知。

  2. 为应触发通知的每个事件选中该复选框：

    • 已启动 –启动工作流实例时发送通知。
    • 已停止 –当工作流实例因错误而停止时发送通知。
    • 已完成 –工作流实例完成时发送通知。
    • 无法恢复 –当工作流实例由于无法恢复的错误而停止时发送通知。
    • 已终止 –在工作流实例终止时发送通知。

  3. 为您在第 2 步中选择的事件选择行。

  4. 在通知文本选项卡上，输入通知的文本。

  5. 要对文本进行个性化设置，可以插入占位符。 向用户显示文本时，占位符由适当的数据代替。 按照以下步骤插入占位符：

    1. 在字段中单击以指定应该出现占位符的位置。
    2. 单击插入占位符。
    3. 在出现的列表中，选择要插入的占位符。
    4. 单击插入。
    5. 下面是要添加的常见通知文本占位符：“最近注释：%Workflow.Last note%”，用于显示上一步中的任何注释。

  6. 若要添加文本的翻译，请执行以下步骤：

    1. 单击翻译。
    2. 在出现的页面上，单击添加。
    3. 在出现的列表中，选择您输入文本将使用的语言。
    4. 在已翻译的文本字段中，输入文本。
    5. 要对文本进行个性化设置，可以插入占位符。 有关如何输入占位符的说明，请参阅步骤 5。
    6. 单击关闭。

  7. 在接收人选项卡上，使用以下选项指定谁应接收通知。

    选项 通知发送给这些用户 要发送通知，请执行以下步骤
    参与者 分配到特定组或角色的用户
    1. 在接收人选项卡上，单击参与者。
    2. 在基于角色选项卡上，在参与者类型列表中，选择要向其发送通知的组或角色的类型。
    3. 在参与者列表中，选择向其发送通知的组或角色。
    工作流用户 参与者此工作流的用户
    1. 在接收人选项卡上，单击工作流用户。
    2. 在工作流用户选项卡上，在工作流用户列表中，选择此工作流中的参与者。
    用户 特定用户
    1. 在接收人选项卡上，单击用户。
    2. 在用户选项卡上，可用用户列表包含所有用户。 选择向其发送通知的用户，然后将这些用户移动到所选用户列表中。

  8. 对您在第 2 步中选择的每个事件重复 第 3 步到第 7 步。

输入有关对此工作流进行的更改的注释

要输入有关对此工作流所做更改的注释，请执行以下步骤。

  1. 在左窗格中，单击注释。
  2. 在输入有关工作流的注释字段中，输入注释。
  3. 请查看您的注释。 在添加注释后，您不能修改注释。
  4. 单击添加将注释添加到注释历史记录区域。