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配置工作流中的手动任务

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本文说明如何配置手动任务的属性。

要配置手动任务，在工作流编辑器中，右键单击任务，然后单击属性打开属性页面。 然后使用以下过程配置手动任务的属性。

为任务命名

按照以下为手动任务输入名称。

  1. 在左侧窗格中，单击基本设置。
  2. 在名称字段中，为该任务输入唯一名称。

输入主题行和说明

必须为分配到任务的用户提供主题行和说明。 例如，如果您在为采购申请配置任务，则分配到该任务的用户在采购申请页面看到主题行和说明。 主题行显示在页面的消息栏中。 然后用户可单击消息栏中的图标查看说明。 按照以下步骤输入主题行和说明。

  1. 在左侧窗格中，单击基本设置。

  2. 在工作项主题字段中，输入主题行。

  3. 要个性化主题行，可以插入占位符。 向用户显示主题行时，占位符由适当的数据代替。 按照以下步骤插入占位符：

    1. 在文本框中，单击应该出现占位符的位置。
    2. 单击插入占位符。
    3. 在出现的列表中，选择要插入的占位符。
    4. 单击插入。

  4. 若要添加主题行的翻译，请执行以下步骤：

    1. 单击翻译。
    2. 在出现的页面上，单击添加。
    3. 在出现的列表中，选择您输入文本使用的语言。
    4. 在已翻译的文本字段中，输入文本。
    5. 如果要对文本进行个性化设置，可以如步骤 3 所述插入占位符。
    6. 单击关闭。

  5. 在工作项说明字段中，输入说明。

  6. 要对说明进行个性化设置，可以插入占位符。 向用户显示说明时，占位符由适当的数据代替。 按照以下步骤插入占位符：

    1. 在文本框中，单击应该出现占位符的位置。
    2. 单击插入占位符。
    3. 在出现的列表中，选择要插入的占位符。
    4. 单击插入。

  7. 若要添加说明的翻译，请执行以下步骤：

    1. 单击翻译。
    2. 在出现的页面上，单击添加。
    3. 在出现的列表中，选择您输入文本使用的语言。
    4. 在已翻译的文本字段中，输入文本。
    5. 如果要对文本进行个性化设置，可以如步骤 6 所述插入占位符。
    6. 单击关闭。

分配任务

按照以下步骤来指定应向手动任务分配的人员。

  1. 在左窗格中，单击分配。

  2. 在分配类型选项卡上，选择下表中的选项之一，然后按照该选项的其他步骤转到步骤 3。

    选项 向其分配任务的用户 附加步骤
    参与者 分配到特定组或角色的用户
    1. 在您选择参与者后，在选项卡基于角色上，在参与者类型列表中，选择要向其分配任务的组或角色的类型。
    2. 在参与者列表中，选择向其分配任务的组或角色的类型。
    层次结构 特定组织层次结构中的用户
    1. 在您选择层次结构后，在选项卡层次结构选择上，在层次结构类型列表中，选择要向其分配任务的层次结构的类型。
    2. 系统必须从层次结构中检索一系列用户姓名。 这些姓名代表可向其分配任务的用户。 按照以下步骤指定系统检索的用户名范围的起点和终点：
      1. 若要指定起点，请在启动自列表中选择一名人员。
      2. 若要指定终点，请单击添加条件。 然后输入一个确定系统停止检索姓名的层次结构的条件。
    3. 在层次结构选项选项卡上，指定应向其分配任务的范围内的用户：
      • 分配给所有检索到的用户 – 此任务将分配给范围内的所有用户。
      • 仅分配给最后检索到的用户 – 此任务将分配给范围内的最后一名用户。
      • 排除满足以下条件的用户 – 此任务不分配给满足特定条件的范围内的用户。 单击添加条件以指定条件。
    工作流用户 当前工作流中的用户
    • 在您选择工作流用户后，在选项卡工作流用户上，在工作流用户列表中，选择参与工作流的用户。
    用户 特定用户
    1. 在选择用户后，单击用户选项卡。
    2. 可用用户列表包含所有用户。 选择要向其分配任务的用户，然后将这些用户移动到所选用户列表。
    队列 工作项队列
    1. 在选择队列后，单击基于队列选项卡。
    2. 要将任务分配到特定的队列，请执行以下步骤：
      1. 在队列类型列表中，选择工作项队列。
      2. 在队列名称列表中，选择该队列。
    3. 如果特定条件应确定将任务分配到的队列，请执行以下步骤：
      1. 在队列类型列表中，选择条件工作项队列。
      2. 在队列名称列表中，选择条件队列。
    注意： 此选项仅用于少数工作流，例如案例管理。

  3. 在时间限制选项卡上，在持续时间字段中，指定指定用户必须在多长时间内完成任务。 选择以下选项之一：

    • 小时 数–输入用户完成任务所需的小时数。 然后选择您的组织使用的日历，并输入有关您的组织的工作周的信息。
    • 天 数 - 输入用户完成任务所需的天数。 然后选择您的组织使用的日历，并输入有关您的组织的工作周的信息。
    • 周 - 输入用户完成任务所需的周数。
    • 月 - 选择用户必须完成任务的日期和星期。 例如，您可能希望用户在当月第三周的周五之前完成此任务。
    • 年 –选择用户必须完成任务的截止日期的日、周和月。 例如，您可能希望用户在十二月的第三周的周五之前完成此任务。

    如果用户未在分配的时间内完成任务，则任务逾期。 逾期的任务可以基于您在此页面呈报区域中选择的选项呈报。

指定任务逾期时采取的行动

如果用户未在分配的时间内完成手动任务，则任务逾期。 可呈报逾期的任务，或自动将该单据分配给其他用户。 如果任务逾期，请执行以下步骤进行呈报。

  1. 在左窗格中，单击呈报。

  2. 选择使用呈报路线复选框创建呈报路线。 系统自动将任务分配给呈报路线中列出的用户。 例如，下表显示呈报路线。

    序列 呈报路线
    1 分配给：Donna
    2 分配给：Erin
    3 最后操作：拒绝

    在此示例中，系统将逾期任务分配给 Donna。 如果 Donna 未在分配的时间内完成任务，则系统将任务分配给 Erin。 如果 Erin 未在分配的时间内完成任务，则系统会拒绝提请处理的文档。

  3. 要将用户添加到呈报路线中，单击添加呈报。 在分配类型选项卡上，选择下表中的选项之一，然后按照该选项的其他步骤转到步骤 4。

    选项 任务呈报到的用户 附加步骤
    层次结构 特定组织层次结构中的用户
    1. 在您选择层次结构后，在选项卡层次结构选择上，在层次结构类型列表中，选择要向其呈报任务的层次结构的类型。
    2. 系统必须从层次结构中检索一系列用户姓名。 这些姓名代表可向其呈报任务的用户。 按照以下步骤指定系统检索的用户名范围的起点和终点：
      1. 若要指定起点，请在启动自列表中选择一名人员。
      2. 若要指定终点，请单击添加条件。 然后输入一个确定系统停止检索姓名的层次结构的条件。
    3. 在层次结构选项选项卡上，指定应向其呈报任务的范围内的用户：
      • 分配给所有检索到的用户 – 此任务将呈报给范围内的所有用户。
      • 仅分配给最后检索到的用户 – 此任务将呈报给范围内的最后一名用户。
      • 排除满足以下条件的用户 – 此任务不呈报给满足特定条件的范围内的用户。 单击添加条件以指定条件。
    工作流用户 当前工作流中的用户
    • 在您选择工作流用户后，在选项卡工作流用户上，在工作流用户列表中，选择参与工作流的用户。
    用户 特定用户
    1. 在选择用户后，单击用户选项卡。
    2. 可用用户列表包含所有用户。 选择要向其呈报任务的用户，然后将这些用户移动到所选用户列表。

  4. 在时间限制选项卡上，在持续时间字段中，指定指定用户必须在多长时间内完成任务。 选择以下选项之一：

    • 小时 数–输入用户完成任务所需的小时数。 然后选择您的组织使用的日历，并输入有关您的组织的工作周的信息。
    • 天 数 - 输入用户完成任务所需的天数。 然后选择您的组织使用的日历，并输入有关您的组织的工作周的信息。
    • 周 - 输入用户完成任务所需的周数。
    • 月 - 选择用户必须完成任务的日期和星期。 例如，您可能希望用户在当月第三周的周五之前完成此任务。
    • 年 –选择用户必须完成任务的截止日期的日、周和月。 例如，您可能希望用户在十二月的第三周的周五之前完成此任务。

  5. 对每个应添加到呈报路线的用户重复第 3 步到第 4 步。 您可以更改用户的顺序。

  6. 如果呈报路线中的用户未在分配的时间内完成任务，则系统对该任务采取操作。 若要指定系统执行的操作，选择操作行，然后，在结束操作选项卡上，选择一项操作。

指定系统何时对任务采取操作

可以配置系统在满足特定条件时对手动任务采取操作。 例如，某个任务要求支出报表部门的成员审查与支出报表一起提交的收据。 根据公司政策，此任务必须在支出报表的总金额超过 100 美元时执行。 在这种情况下，您可以将系统配置为在总金额 < 100 时自动将任务标记为完成。 按照以下步骤指定系统何时对手动任务采取操作。

  1. 在左窗格中，单击自动操作。

  2. 选中启用自动操作复选框。

  3. 单击添加条件。

  4. 输入条件。

  5. 输入需要的任何其他条件。

  6. 要验证输入的条件是否正确配置，请按照以下步骤操作：

    1. 单击测试。
    2. 在测试工作流条件页面，在验证条件区域，选择一条记录。
    3. 单击测试。 系统对该记录进行评估，判断其是否符合您定义的条件。
    4. 单击确定或取消返回到属性页面。

  7. 在自动完成操作列表中选择系统应对任务采取的操作。

指定发送通知的时间

您可以在委托、呈报、完成、拒绝或更改此手动任务后向相关人员发送通知。 按照以下步骤指定发送通知的时间以通知发送给哪些人员。

  1. 在左窗格中，单击通知。

  2. 选中应针对其发送通知的事件旁边的复选框：

    • 委托 - 该任务已分配给其他用户。
    • 呈报 - 分配的用户未在分配的时间内完成任务。
    • 完成 - 分配的用户已完成任务。
    • 拒绝 –分配的用户拒绝了已提交的文档。
    • 请求更改 –分配的用户已请求更改已提交的文档。

  3. 为您在第 2 步中选择的事件选择行。

  4. 在通知文本选项卡上，在文本框中输入通知的文本。

  5. 要对通知进行个性化设置，可以插入占位符。 向用户显示通知时，占位符由适当的信息代替。 按照以下步骤插入占位符：

    1. 在文本框中，单击应该出现占位符的位置。
    2. 单击插入占位符。
    3. 在出现的列表中，选择要插入的占位符。
    4. 单击插入。

  6. 若要添加通知的翻译，请执行以下步骤：

    1. 单击翻译。
    2. 在出现的页面上，单击添加。
    3. 在出现的列表中，选择您输入文本使用的语言。
    4. 在已翻译的文本字段中，输入文本。
    5. 如果要对文本进行个性化设置，可以如步骤 5 所述插入占位符。
    6. 单击关闭。

  7. 在接收人选项卡上，指定向谁发送通知。 选择下表中的选项之一，然后按照该选项的其他步骤转到第 8 步。

    选项 通知收件人。 附加步骤
    参与者 分配到特定组或角色的用户
    1. 在您选择参与者后，在选项卡基于角色上，在参与者类型列表中，选择要向其发送通知的组或角色的类型。
    2. 在参与者列表中，选择向其发送通知的组或角色。
    工作流用户 当前工作流中的用户
    • 在您选择工作流用户后，在选项卡工作流用户上，在工作流用户列表中，选择参与工作流的用户。
    用户 特定用户
    1. 在选择用户后，单击用户选项卡。
    2. 可用用户列表包含所有用户。 选择向其发送通知的用户，然后将这些用户移动到所选用户列表中。

  8. 对您在第 2 步中选择的每个事件重复 第 3 步到第 7 步。

设置时间限制

如果必须在特定时间内完成手动任务，请执行以下步骤。

注释

您在此过程中选择的选项将覆盖您在页面的分配和呈报区域选择的选项。

  1. 在左侧窗格中，单击高级设置。

  2. 选中为工作流元素设置时间限制复选框。

  3. 在持续时间字段中，指定必须在何时完成任务。 选择以下选项之一：

    • 小时 –输入必须完成任务的小时数。 然后选择您的组织使用的日历，并输入有关您的组织的工作周的信息。
    • 天 - 输入必须在何天内完成任务。 然后选择您的组织使用的日历，并输入有关您的组织的工作周的信息。
    • 周 - 输入必须在几周内完成任务。
    • 月 - 选择任务必须完成的日期和星期。 例如，您可能希望任务在当月第三周的周五之前完成。
    • 年 - 选择任务必须完成的日期、星期和月份。 例如，您可能希望任务在十二月的第三周的周五之前完成。

  4. 如果超出时间限制，系统将对任务采取操作。 在操作列表中选择系统应采取的操作。

指定用户可以采取的操作

将手动任务分配给某一用户后，该用户必须对任务采取操作。 按照以下步骤指定用户可对任务采取操作。

注释

可用操作将随任务的设计而变化。

  1. 在左侧窗格中，单击高级设置。
  2. 如果用户应该能够将任务标记为完成，则选中完成复选框。
  3. 如果用户应该能够提交的文档，则选中拒绝复选框。
  4. 如果用户应该能够对所提交的文档请求更改，则选中请求更改复选框。
  5. 如果用户应该能够将此任务分配给其他用户，则请选中委托复选框。
  6. 如果用户应该能够将任务分配给工作项队列中的其他用户，则选中重新分配复选框。
  7. 如果用户应该能够将任务分配给工作项队列，则选中下达复选框。 其他用户可以完成该任务。