现金管理概述
本文概括介绍 Microsoft Dynamics 365 Commerce 销售点 POS 中的现金管理功能。 另外还提供了为双方交易设置现金跟踪功能的指导。
注释
有关 Commerce 中现金管理功能的背景信息，请参阅班次和银箱管理。
现金管理是一个面向实体商店零售商的关键功能。 零售商希望为自己的商店安装系统来对现金及其在商店中不同收银机和出纳之间的变动进行完全跟踪和会计问责。 必须可以对帐任何差额和确定会计责任。
Dynamics 365 Commerce 在其 POS 应用程序中提供现金管理功能。 零售商有两个现金管理选项：
- 单方现金交易 – 此选项让零售商可以核对商店的现金，但不能在出现现金差异时准确确定责任。 单方现金交易运行后，无需采取进一步行动，因为它被视为已完成。
- 双方现金交易 – 此选项支持现金跟踪功能，强制执行双方现金交易，并帮助确定所有现金流动的责任。 当收银员执行操作时（例如，取钱），收款的其他收银员必须核对此操作，以确保交易金额正确。
设置现金跟踪功能
要通过配置商店的功能配置文件来设置现金跟踪功能，请执行以下步骤。
- 在 Commerce headquarters 中，转到 Retail 和 Commerce > 渠道设置 > POS 设置 > POS 配置文件 > 功能配置文件。
- 选择链接到要为其设置现金跟踪功能的商店的功能配置文件。
- 在功能配置文件的功能部分的高级现金管理下，将启用现金跟踪选项设置为是。
注释
要使用现金追踪功能，您必须首先为商店设置一个或多个金库。 此设置是必需的，因为系统预期会为声明初始金额和金库投箱操作选择金库。
设置金库
可以为商店定义和维护多个金库。
要在 Commerce headquarters 中设置金库，请按照以下步骤操作。
- 转至 Retail 和 Commerce > 渠道 > 商店 > 所有商店。
- 在零售渠道 ID 字段中，选择要为其设置金库的商店的零售渠道 ID。
- 在操作窗格的设置选项卡上，在设置组中，选择金库。
- 在金库申报页面上，选择新建。
- 在名称字段中，为金库输入一个名称。
- 对要添加的每个其他金库重复步骤 4 和 5。
- 运行 1070 渠道配置分配计划作业，将金库配置同步到渠道数据库。
启用现金跟踪功能时现金管理如何处理
启用现金跟踪功能时，现金管理按以下方式处理：
- 运行声明初始金额操作的用户必须输入现金来源。 用户可以搜索商店中定义的可用金库。 然后，他们可以选择取出现金的金库，以将其放入收银机。
- 运行取钱操作的用户将被提示从未结浮动条目交易记录列表中进行选择。 如果系统中不存在相应浮动条目，用户可以创建无链接的取钱交易记录。
- 运行浮动条目操作的用户将被提示从未结取钱交易记录列表中进行选择。 如果系统中不存在相应取钱，用户可以创建无链接的浮动条目交易记录。
- 运行金库投箱操作的用户将被提示选择现金投入的金库。
交易记录对帐
当用户选择结束班次时，系统将验证班次中是否没有未对帐的现金管理交易记录。 如果有未对帐的交易记录，则不能结束班次。
交易记录可以由系统自动对帐，或由用户手动对帐。
自动交易记录对帐
当系统在特定操作执行后自动对帐交易记录时，会发生自动交易记录对帐。
例如，用户在班次 A 中执行现金管理操作（如取钱）向班次 B 发送 $20。当班次 B 的用户执行浮动条目操作并选择交易记录时，两个交易记录将自动对帐。
手动交易记录对帐
未进行自动交易记录对帐时，需要进行手动交易记录对帐。
对于上一个示例，如果班次 B 的用户未执行浮动条目操作，或在浮动条目操作期间未选择正确的交易记录，取钱操作将保持未对帐状态，需要手动对帐。
要在班次内或跨班次执行手动对帐，具有必要权限的用户可以执行管理班次操作。 通过管理班次视图，可方便地查看具有未对帐交易记录的班次。 用户可以选择一个班次，然后选择对帐在单独的选项卡上查看已对帐和未对帐交易记录的列表。 然后，用户可以选择未对帐的交易记录并对其对帐，或选择以前对帐过的交易记录并取消对帐。 对帐期间，如果所选交易记录不平衡，用户必须输入不平衡对帐的原因说明。 用户可以继续为交易记录继续对帐和取消对帐，直到班次结束。 但在班次结束后，不能对交易记录进行取消对帐。
金库管理
在 Dynamics 365 Commerce 中，现金对帐只能在班次级别进行。 要管理金库中的现金，您必须通过班次来管理金库。
重要
金库管理需要一个不用于任何销售交易的专用收银机。
使用金库进行现金管理的业务流程示例
以下示例概述了使用金库的现金管理业务流程。
在一天开始时，商店经理清点金库中的初始金额。 以下是商店经理必须遵从的步骤。
- 打开金库的专用收银机上的一个班次。
- 转到管理金库操作，选择一个金库，然后选择声明初始金额。
- 输入金额，然后选择保存。
当收银员准备好开始一天的工作时，他们打开班次，通过商店经理获取金库中的初始金额。 以下是收银员和商店经理必须遵从的步骤。
- 收银员打开收银机上的班次（例如，班次 A）。
- 商店经理在金库专用收银机上执行管理金库操作，执行取钱操作，为取钱选择正确的金额和班次。 在金库中的钱所转移到的收银机上打开班次，这一点很重要。
- 收银员取出钱，在收银机上执行声明初始金额操作，并选择先前创建的交易记录以反映初始金额。 这些操作将触发两个交易记录的自动对帐。
然后，收银员在一天内进行常规的销售交易。
当银箱中的现金超过定义的限额时，收银员会收到现金超额的通知，并执行金库投箱。 以下是收银员和商店经理必须遵从的步骤。
- 收银员将钱交给商店经理。 或者，收银员通过选择金库投箱，输入金额，然后选择要放入钱的金库，将钱放入金库。
- 商店经理清点钱数，然后在金库的专用收银机上执行管理金库操作。
- 商店经理选择金库，选择浮动条目，然后选择先前创建的交易记录。 这些操作将触发两个交易记录的自动对帐。
在一天结束时，收银员将银箱中的全部现金放入金库，清点钱数，然后直接结束班次。 以下是收银员必须遵从的步骤。
- 选择金库投箱，输入金额，选择要将钱放入的金库。
- 选择钱币清点，然后选择 0（零）作为金额。
- 选择直接结束直接结束班次。
- 将钱交给商店经理，或放入金库。
经理核对最后一笔金库投箱交易，执行银行投箱，并关闭两个班次（收银员班次和金库班次）。 以下是商店经理必须遵从的步骤。
- 转到金库专用收银机上的管理金库操作。
- 选择一个金库，选择浮动条目，然后选择先前创建的交易记录。 这些操作将触发两个交易记录的自动对帐。
- 对于所选金库，选择银行投箱，然后选择必须放入银行的钱。
- 退出管理金库操作，然后选择钱币清点清点金库中的余额。
- 转到管理班次操作，选择收银员的直接结束班次，然后关闭班次。 金库专用收银机上的班次现在将显示为金库执行的一个未对帐交易记录（声明初始金额）。 因为这笔钱预计会从外部来源（如银行）添加，所以此交易无法自动对帐。 而是必须手动对帐。 商店经理选择未对帐的交易记录，然后关闭班次。
关于金库管理的重要注释
- 一天结束时留在金库中的钱不会自动结转到第二天。 商店经理必须在第二天清点金库中的初始金额。
- 对于所有金库相关操作，用户必须使用管理金库操作。 没有其他方法可以选择为其记录现金交易记录的金库。 声明初始金额、浮动条目、取钱和银行投箱操作必须在管理金库操作的上下文中执行。
- 用户必须在金库的专用收银机上执行钱币清点操作，然后才能关闭与金库关联的班次。 此操作是唯一一个不在金库上下文中发生的操作。 因此，在管理金库操作中不可用。 如果同一个收银机用于管理多个金库，钱币清点应为所有这些金库的钱数总和。
- 金库上的声明初始金额操作不会自动对帐。 而是必须手动对帐。
- 在管理金库操作中，声明初始金额操作在两个级别可用：班次级别和金库级别。 要在该金库的专用收银机上声明金库的初始金额，用户必须在管理金库操作中运行声明初始金额操作。 如果银箱中有与该收银机关联的任何其他钱，可以使用班次级别的声明初始金额操作。
- 要在金库和班次之间向任一方向转移资金，必须在发送或接收资金的收银机上打开该班次。 在前面的金库管理示例中，必须打开班次 A，才能将资金从金库转移到该班次。
- 如果启用了现金跟踪功能，用户可以通过一次交易选择一种支付方式来执行金库投箱。 如果银箱包含多个支付方式（例如，美元现金 [USD]、加元现金 [CAD] 和支票），用户必须对每种支付方式执行一次金库投箱。
- 系统支持将金库投箱和银行投箱过帐到 Commerce headquarters 中支付方式页面（商店 > 付款方式 > 支付方式）所定义的相应总帐 (GL) 科目。 当使用银行投箱操作将资金从金库转移到银行时，资金将从金库投箱 GL 中减少，在银行投箱 GL 中增加。 虽然放入金库的金额记录在金库投箱 GL 中，但从金库中移出的资金不会更新此 GL。 其他现金管理交易记录（例如，浮动条目和取钱）不会记录在任何特定 GL 中。
商店中的财务对帐
当在 Headquarters 中处理现金管理交易记录时，将使用所有商店页面的报表/结算部分定义的参数对这些交易记录进行验证。 但是，如果用户在 Headquarters 中启用财务对帐功能，POS 用户将在尝试关闭班次时在 POS 中看到这些验证的结果。
要在 Headquarters 中设置财务对帐功能，请执行以下步骤。
- 在功能管理工作区中，开启零售对帐单 - 缓慢馈送功能。
- 在相应商店的 POS 功能配置文件中，将在商店中启用财务对帐选项设置为是。
有关财务对帐功能的更多信息，请参阅商店中的财务对帐。
多种货币的现金管理
零售商可以将 POS 配置为接受多种货币作为交易付款，但通常情况下，返回的零钱只能以商店的默认货币提供。
例如，一家零售商将其美国商店配置为使用美元 （USD） 作为默认货币，但客户使用欧元 （EUR） 支付交易。 为交易返回的任何更改只能以商店的默认货币美元提供。 在这种情况下，在营业日开始时，现金抽屉将只包含美元，但在营业日结束时，现金抽屉将包含多种货币（美元和欧元）。
一些零售商选择增强他们的 POS，使出纳能够以支付的货币兑换零钱，但这样做需要现金管理操作，如清点初始金额、浮动支付和删除支付也支持外币，以便零售商可以考虑各种交易中的货币变动。
在 Commerce 版本 10.0.38 中，除了商店的默认货币之外，所有现金管理操作都支持外币。
要配置允许跨多种货币的现金管理以跟踪各种交易的货币变动，请按照下列步骤操作。
- 在 Commerce headquarters，转到Retail 和 Commerce>渠道>商店>所有商店。
- 选择您希望允许跨多种货币进行现金管理的商店。
- 选择设置选项卡，然后选择现金清点以打开商店支持的各种货币的面额，如下图所示。
- 为要跟踪的货币以及商店的默认货币添加所需的面额。
- 转到商店详细信息表单，将开始金额计算配置设置为总和，如下图所示。
- 运行 1070 - 渠道配置作业。
- 导航到您希望允许跨多种货币进行现金管理的商店的 POS。
- 运行清点初始金额操作。
- 选择计数打开支持的面额。
- 选择过滤器符号，选择所需的货币，输入起始金额，然后选择保存。
- 重复上述过程，添加所有所需货币的起始金额。 步骤 5 中描述的配置确保将多种货币的各种金额相加来计算起始金额。 每笔交易只能添加一种货币金额，因此试图在一笔交易中添加多种货币的起始金额会导致错误。 类似的经验也适用于浮动支付和删除支付操作。
- 在工作日，您可以使用金库投箱和银行投箱操作从现金抽屉中取出现金余额。
- 在工作日结束时，您可以使用清点钱币操作来记录所有货币的总额。 清点钱币操作支持在一次交易中记录多种货币的数据，因此没有必要一次记录一种货币的总额。