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提高发件人在 Azure 通信服务电子邮件中的信誉
本文介绍有关企业到使用者 (B2C) 通信中电子邮件传递的最佳做法，以及如何使用 Azure 通信服务电子邮件日志来帮助提高电子邮件信誉。 本综合指南将提供有关优化电子邮件投诉管理、促进电子邮件实践健全性，以及最大程度地提高电子邮件传递成功率的见解。
管理发件人信誉和电子邮件投诉以增强电子邮件传递
Azure 通信服务提供的电子邮件功能可以丰富客户的通信。 但是，无法保证通过平台发送的电子邮件一定会送达客户收件箱。 为了主动识别并避免传递问题，应执行信誉检查，例如：
- 确保随着时间的推移，成功传递的电子邮件百分比保持稳定且正常。
- 分析电子邮件传递失败和退回的具体详细信息。
- 监视垃圾邮件和滥用报告。
- 维护正常的联系人列表。
- 了解用户参与度和收件箱位置。
- 了解客户投诉并提供拒收或取消订阅的简易流程。
若要启用电子邮件日志并监视电子邮件传递，请按照 Azure 通信服务电子邮件日志中的步骤操作。
电子邮件退回：传递状态和类型
电子邮件退回表明未成功传递电子邮件。 在电子邮件传递过程中，SMTP 响应会提供以下结果：
成功 (2xx)：电子邮件服务提供商接受了电子邮件。 但是，此结果并不能保证该电子邮件会送达客户的收件箱。 “已送达”状态表示电子邮件已送达。
暂时失败 (4xx)：电子邮件服务提供商暂时无法接受电子邮件。 但收件人的地址仍然有效，因此稍后可以继续尝试传递。 此结果通常称为软退回。 此状态可能由多种因素造成，例如速率限制或基础结构问题。
永久失败 (5xx)：电子邮件服务提供商拒绝了电子邮件。 此结果通常称为硬退回。 当电子邮件地址不存在时，就会发生这种类型的退回。 电子邮件传递状态“已退回”指明了此结果。
根据 RFC 定义：
- 硬退回（永久失败）特指电子邮件地址不存在的情况。
- 软退回包括各种类型的失败。
- 垃圾邮件退回通常是因为特定的策略决策而发生的。
这些做法在不同的电子邮件服务提供商之间并不始终是统一和标准化的。
硬退回
以下 SMTP 代码可以描述硬退回：
| 错误代码 | 说明 | 解释 |
|---|---|---|
| 521 | 服务器不接受邮件 | SMTP 服务器遇到问题，导致无法接受传入的邮件。 |
| 525 | 用户帐户已禁用 | 用户的电子邮件帐户已被禁用，无法接收电子邮件。 |
| 550 | 邮箱不可用 | 收件人的邮箱无法接收电子邮件。 邮箱可能已满或暂时有问题。 |
| 553 | 不允许的邮箱名称 | 收件人的电子邮件地址或邮箱名称无效，或者电子邮件系统的策略不允许该邮箱。 |
| 5.1.1 | 错误的目标邮箱地址 | 目标邮箱地址无效或不存在。 检查地址是否存在拼写错误或格式错误。 |
| 5.1.2 | 错误的目标系统地址 | 目标系统地址无效或不存在。 检查收件人的电子邮件域或电子邮件系统是否存在拼写错误或其他错误。 确保正确配置了域或系统。 |
| 5.1.3 | 错误的目标邮箱地址语法 | 目标邮箱地址的语法不正确。 检查收件人的电子邮件地址是否存在格式错误或无效字符。 验证该地址是否遵循正确的语法。 |
| 5.1.4 | 不明确的目标邮箱地址 | 收件人的电子邮件地址不唯一，与多个收件人匹配。 检查电子邮件地址的准确性并提供唯一的地址。 |
| 5.1.6 | 目标邮箱已移动 | 收件人的邮箱已移动到其他位置或服务器。 检查是否可将邮件传递到收件人的新邮箱地址。 |
| 5.1.9 | 不合规的目标系统 | 未根据标准协议配置收件人的电子邮件系统。 请联系系统管理员解决问题。 |
| 5.1.10 | 目标地址的 MX 为 Null | 收件人的电子邮件域没有有效的邮件交换 (MX) 记录。 请联系域管理员以修复域名系统 (DNS) 配置。 |
| 5.2.1 | 目标邮箱已禁用 | 收件人的邮箱已禁用，因此无法传递邮件。 请联系收件人启用邮箱。 |
| 5.2.1 | 邮件列表扩展问题 | 目标邮箱是邮件列表，但扩展失败。 请联系邮件列表管理员解决问题。 |
| 5.3.2 | 目标系统不接受邮件 | 收件人的电子邮件服务器当前不接受邮件。 请稍后尝试重新发送电子邮件。 |
| 5.4.1 | 收件人地址被拒绝 | 收件人的电子邮件服务器拒绝了邮件。 检查收件人的电子邮件地址是否准确且格式正确。 |
| 5.4.4 | 无法路由 | 邮件无法路由到收件人的服务器。 验证收件人的电子邮件域和服务器设置。 |
| 5.4.6 | 检测到路由循环 | 电子邮件服务器在尝试传递邮件时遇到路由循环。 请联系系统管理员解决循环问题。 |
| 5.7.13 | 用户帐户已禁用 | 收件人的电子邮件帐户已禁用，电子邮件服务器不接受该帐户的邮件。 邮件服务提供商可能已停用或暂停收件人的电子邮件地址，导致该地址无法接收电子邮件。 或者，用户或组织已选择禁用该电子邮件帐户。 |
| 5.4.310 | DNS 域不存在 | 收件人的电子邮件域不存在或 DNS 配置不正确。 验证域的 DNS 设置。 |
反复向不存在的地址发送电子邮件可能会严重影响发件人的信誉。 必须及时采取措施从联系人列表中删除这些地址，并认真管理正常联系人列表。
软退回的错误代码
发送电子邮件时密切监视软退回（暂时失败）。 出现大量软退回的邮件可能表明存在信誉问题。 电子邮件服务提供商可能会减慢你的邮件传递速度。
以下 SMTP 代码可以描述软退回：
| 错误代码 | 说明 | 解释 |
|---|---|---|
| 551 | 非本地用户，尝试使用备用路径 | 收件人的电子邮件域不在电子邮件系统本地。 系统应尝试使用备用路径来传递电子邮件。 |
| 552 | 超出存储分配 | 收件人的电子邮件帐户已达到其存储限制。 要求收件人释放空间以接收新电子邮件。 |
| 554 | 事务失败 | 电子邮件事务因不明的原因而失败。 调查以确定失败原因。 |
| 5.2.2 | 目标邮箱已满 | 收件人的邮箱已达到存储限制。 收件人应清理空间以接收新电子邮件。 |
| 5.2.3 | 邮件长度超出管理限制 | 邮件的长度超出了收件人电子邮件系统的限制。 减小邮件长度，使其不超出限制。 |
| 5.2.121 | 超出收件人每小时接收数量限制 | 收件人的电子邮件系统超出了每小时可以接收的电子邮件数量限制。 请稍后尝试发送电子邮件。 |
| 5.2.122 | 超出收件人每小时接收数量限制 | 收件人的电子邮件系统已达到每小时接收数量限制。 请稍后尝试发送电子邮件。 |
| 5.3.1 | 目标邮件系统已满 | 收件人的电子邮件系统已满，无法接受新电子邮件。 |
| 5.3.3 | 功能在目标系统上不受支持 | 收件人的电子邮件系统不支持成功传递邮件所需的特定功能。 |
| 5.3.4 | 邮件对于目标系统而言太大 | 邮件大小超出了收件人电子邮件系统的限制。 检查电子邮件大小并考虑压缩或拆分邮件。 |
| 5.5.3 | 收件人过多 | 电子邮件的收件人过多，收件人的电子邮件系统无法处理。 收件人的电子邮件系统可能对每封电子邮件的收件人数量施加了限制。 尝试减少收件人数量。 |
| 5.6.1 | 不支持的媒体 | 收件人的电子邮件系统不支持电子邮件的媒体格式。 将媒体格式转换为兼容的格式。 |
| 5.6.2 | 需要转换但禁止转换 | 电子邮件的格式或内容需要转换，但收件人的电子邮件系统无法执行转换。 |
| 5.6.3 | 需要转换但不支持转换 | 电子邮件的格式或内容需要转换，但收件人的电子邮件系统不支持转换。 |
| 5.6.5 | 转换失败 | 收件人的电子邮件系统无法转换电子邮件格式或内容。 检查电子邮件内容并尝试重新发送。 |
| 5.6.6 | 邮件内容不可用 | 收件人的电子邮件系统无法访问电子邮件的内容。 检查电子邮件的内容和附件是否损坏或兼容。 |
| 5.6.11 | 无效字符 | 电子邮件包含收件人电子邮件系统无法处理的无效字符。 从内容或主题行中删除所有无效字符，然后重新发送电子邮件。 |
| 5.7.1 | 传递未授权，邮件被拒绝 | 收件人的电子邮件系统拒绝接受该邮件，因为它未获授权接收该邮件。 请联系系统管理员解决问题。 |
| 5.7.2 | 禁止邮件列表扩展 | 收件人的电子邮件系统不允许扩展邮件列表。 请与系统管理员联系以获取帮助。 |
| 5.7.12 | 组织未对发件人进行身份验证 | 收件人的组织需要对发件人进行身份验证。 验证身份验证设置。 |
| 5.7.15 | 优先级太低 | 电子邮件的优先级太低，收件人的电子邮件系统未接受。 收件人的电子邮件系统可能在接受低优先级电子邮件方面施加了限制。 考虑提高电子邮件的优先级。 |
| 5.7.16 | 邮件太大，不适合指定的优先级 | 邮件大小超出了收件人电子邮件系统为优先级指定的限制。 检查电子邮件大小和优先级设置。 |
| 5.7.17 | 邮箱所有者已更改 | 收件人的邮箱所有者发生更改，导致邮件传递出现问题。 验证邮箱所有权并联系邮箱所有者。 |
| 5.7.18 | 域所有者已更改 | 收件人的电子邮件域所有者发生更改，导致邮件传递出现问题。 验证域所有权并联系域所有者。 |
| 5.7.19 | Rrvs 测试无法完成 | 无法在收件人的电子邮件系统上完成收件人频率有效性系统 (RRVS) 测试。 请与系统管理员联系以获取帮助。 |
| 5.7.20 | 找不到有效的 Dkim 签名 | 收件人的电子邮件系统找不到电子邮件的任何有效域密钥标识的邮件 (DKIM) 签名。 在你那一端验证 DKIM 配置和签名。 |
| 5.7.21 | 找不到可接受的 Dkim 签名 | 收件人的电子邮件系统找不到电子邮件的任何可接受 DKIM 签名。 在你那一端验证 DKIM 配置和签名。 |
| 5.7.22 | 找不到与作者匹配的有效 Dkim 签名 | 收件人的电子邮件系统找不到该电子邮件的任何与作者匹配的有效 DKIM 签名。 在你那一端验证 DKIM 配置和签名。 |
| 5.7.23 | SPF 验证失败 | 电子邮件未通过收件人电子邮件系统上的发件人策略框架 (SPF) 验证。 检查 SPF 记录和电子邮件服务器配置。 |
| 5.7.24 | SPF 验证错误 | 收件人的电子邮件系统发现 SPF 验证错误。 验证 SPF 记录和电子邮件服务器配置。 |
| 5.7.25 | 反向 DNS 验证失败 | 电子邮件未通过收件人电子邮件系统上的反向 DNS 验证。 验证反向 DNS 设置。 |
| 5.7.26 | 多项身份验证检查失败 | 电子邮件未通过收件人电子邮件系统上的多项身份验证检查。 检查身份验证设置和方法。 |
| 5.7.27 | 发件人地址的 MX 为 Null | 电子邮件域没有有效的 MX 记录。 请联系域管理员修复 DNS 配置。 |
| 5.7.28 | 检测到邮件泛洪 | 收件人的电子邮件系统检测到邮件泛洪。 检查电子邮件流量并确定泛洪原因。 |
| 5.7.29 | Arc 验证失败 | 电子邮件未通过收件人电子邮件系统上的身份验证接收链 (ARC) 验证。 在你那一端验证 ARC 签名。 |
| 5.7.30 | 要求支持 TLS | 收件人的电子邮件系统要求支持传输层安全性 (TLS) 以确保电子邮件传输的安全性。 确保系统支持 TLS。 |
| 5.7.51 | 租户入站归因 | 收件人的电子邮件系统将入站电子邮件归因于特定租户。 检查电子邮件的发件人信息和租户归因。 |
托管阻止列表
Azure 通信服务提供了一项称作“托管阻止列表”的功能，该功能在保护和维持发件人信誉方面可发挥重要作用。
阻止列表缓存会跟踪通过 Azure 通信服务发送的所有电子邮件的、经历过硬退回的电子邮件地址。 每当电子邮件传递失败并出现指定的错误代码之一时，就会将该电子邮件地址添加到内部管理的阻止列表，该列表跨整个 Azure 平台并在全局范围进行维护。
下面是阻止的电子邮件地址的生命周期：
初始阻止：当 Azure 通信服务首次遇到电子邮件地址的硬退回情况时，它会将该地址添加到托管阻止列表并阻止 24 小时。
逐渐式阻止：如果在最初 24 小时内发送到平台的任何后续电子邮件中再次出现相同的无效收件人电子邮件地址，则系统会自动阻止其传递，并且缓存时间会延长至 48 小时。 对于后续发生的情况，缓存时间逐渐增加到 96 小时，然后是 7 天，最终达到最大持续时间 14 天。
自动删除过程：如果在指定的租用期限内没有向同一收件人发出电子邮件发送请求，则会自动从托管阻止列表中删除电子邮件地址。 租用期限过去后，将从列表中删除该电子邮件地址。 如果向同一无效收件人发送了任何新电子邮件，Azure 通信服务将通过再次尝试传递来启动新的周期。
丢弃传递：如果某个电子邮件地址处于租约期限内，则发送到该收件人地址的任何其他邮件都会被丢弃，直到该地址的租约过期或将其从托管阻止列表中删除。 在电子邮件日志中，此电子邮件请求的传递状态为“已阻止”。
电子邮件地址在托管阻止列表中最多可以保留 14 天。 这种主动措施有助于保护发件人信誉，并防止你因反复向无效地址发送电子邮件而受到不利影响。 尽管如此，你还是应该对退回状态采取措施，并定期清理联系人列表，以保持最佳的电子邮件传递性能。
与信誉相关的异步电子邮件传递失败
某些电子邮件服务提供商会因信誉问题而生成电子邮件退回事件。 由于特定的信誉或内容问题，这些退回事件通常分类为与垃圾邮件和滥用相关。 退回的邮件可能包含网页的 URL，其中提供了退回邮件的进一步说明，以帮助你了解传递失败的原因并采取适当的措施。
除了 SMTP 级别的退回之外，接收服务器接受邮件后也可能发生退回。 最初，电子邮件服务提供商的响应可能会指出电子邮件已成功传递。 但稍后，提供商会发送退回响应。
这些异步退回事件通常会定向到电子邮件有效负载中提到的返回路径地址。 请注意这些异步退回并相应地进行处理，以保持最佳的电子邮件传递性能。
拒收或取消订阅管理
了解客户对电子邮件通信的兴趣以及监视拒收或取消订阅请求是保持积极的发件人信誉的关键所在。 无论使用手动还是自动过程来处理取消订阅请求，在发送的电子邮件有效负载中提供“取消订阅”链接都非常重要。 当收件人决定不再接收电子邮件时，他们可以选择“取消订阅”链接并将其电子邮件地址从你的邮件列表中删除。
电子邮件中的链接和说明功能至关重要。 它们必须正常工作并及时通知应用程序邮件列表以从相应的列表中删除联系人。
从订阅者的角度来看，取消订阅机制应该明确且透明。 它应该确保用户确切地知道要取消订阅哪些邮件。
当用户订阅你的组织中的多个列表时，最好为用户提供一个首选项中心，让他们可以选择取消订阅多个列表。 此流程可防止意外取消订阅，并使用户通过取消订阅管理流程有效地管理其选择加入和选择退出首选项。
后续步骤
- 有关实现 DMARC 的最佳做法
- 排查 DMARC 实现问题
- Azure 通信服务的电子邮件域和发件人身份验证
- 在 Azure 通信服务中创建和管理电子邮件通信资源
- 在 Azure 通信服务中连接已验证的电子邮件域
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