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Soporte de Dimensiones Fijas en Microsoft Dynamics AX 2012

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Hola a todos,

Desde el lanzamiento de Microsoft Dynamics AX 2012, el equipo de soporte español ha gestionado varias casos que incidían en una funcionalidad muy concreta, las posibilidad de dimensiones financieras fijas. Esta funcionalidad, presente desde muchas versiones anteriores de AX, había sido substituida/modificada en la presente versión. Tras muchas conversaciones con el equipo de desarrollo, se nos ha informado de que hay un cambio de filosofía en la contabilidad de AX 2012, y como tal, uno de los cambios realizados (Estructuras de cuentas) sustituyen el antiguo motor de validaciones/contabilizaciones de dimensiones. Este cambio de filosofía se fundamenta en que las Estructuras de cuentas funcionan más como un sistema de VALIDACIÓN y no de DEFAULTING, como era en el pasado.

Debido a este cambio, y la carencia de información detallada de este nuevo sistema, el equipo de soporte ha trabajado junto con el equipo de desarrollo de producto en la publicación de información adicional al canal de partners y clientes acerca de esta nueva funcionalidad, y, más importante, qué comportamiento es el que debe esperarse al utilizarla.

Dicho documento trata varios temas (Estructuras de cuentas, dimensiones, etc…). En esta entrada de blog se tratará el caso que más incidencias de soporte está originando, las dimensiones financieras fijas. El documento original con todos los puntos lo podéis encontrar en este link (en inglés).

En esta entrada encontrareis la traducción parcial de dicho documento junto con una explicación detallada de los workarounds (alternativos funcionales) que hemos desarrollado desde el equipo de soporte para aquellos partners / clientes que tengan ciertas necesidades de negocio.

 

SOPORTE DE DIMENSIONES FIJAS EN MICROSOFT DYNAMICS AX 2012.

Microsoft Dynamics AX 2012 provee una nueva estructura (framework) para las dimensiones, la cual incluye un esquema de cuentas compartido y dimensiones financieras basadas en entidades definidas por sistema. El concepto, comúnmente conocido como "Dimensiones fijas", que esta disponible en anteriores versiones de Microsoft Dynamics AX, se soporta de manera diferente en el marco de la nueva estructura (framework).

Escenario 1: Valor Blanco para una dimensión fija en una cuenta específica

 

Si el escenario de negocio a tratar involucra fijar el valor "blanco" en una dimensión financiera para una cuenta específica, la nueva funcionalidad de estructura de cuentas será capaz de soportar este escenario. Las estructuras de cuentas se utilizan para determinar las combinaciones válidas de los valores de las cuentas principales y dimensiones financieras que deberían ser contabilizadas en una cuenta contable general. Se pueden crear múltiples estructuras de cuentas que pueden ser usadas por el esquema de cuentas. Por ejemplo, se puede tener dos estructuras de cuentas como las siguientes:

-        Balance de situación

  • o   Segmentos incluidos = Cuenta principal + Departamento

 

-        Pérdidas y ganancias

  • o   Segmentos incluidos = Cuenta principal + Departamento + Centro de Coste

Esta configuración asegura que el Centro de Coste no está disponible cuando las entradas son registradas contra cualquiera de las cuentas principales que son definidas en el rango de la estructura de cuentas BALANCES

Escenario 2: Dimensión financiera fija con un valor específico para una cuenta específica

 

Si el escenario de negocio a tratar involucra el valor de una dimensión financiera fija con un valor específico para una cuenta específica, se puede definir la cuenta principal como una cuenta de asignación y definir condiciones de asignación de destino como el valor específico de la dimensión financiera. Cuando una transacción se registra contra esta cuenta, la contabilización en la contabilidad general incluirá el valor de esta dimensión financiera.

Por ejemplo. Supongamos que se desea que una cuenta específica de efectivo SIEMPRE se contabilizará en el departamento OU_1, pero que la contrapartida de la cuenta de perdidas y ganancias se pueda contabilizar a otros departamentos.

1.- Seleccionar la cuenta principal (Contabilidad general\Configuración\Plan contable\Plan contable) que se desea configurar. Click en Editar.

2.- Doble click sobre la cuenta elegida, y posteriormente Click en el botón Editar.

3.- Especificar en que compañía específica tendrá lugar esta configuración y finalmente marcar la opción de Asignación en la pestaña general:

 

4.- Una vez se marca la opción de Asignación, se habilitará el botón de Condiciones de Asignación, ofreciendo un nuevo formulario donde especificar la configuración deseada. Asumiendo que la cuenta es la 110180, y que la estructura de cuentas para esta cuenta es Cuenta Principal + Departamento, la condición de asignación quedaría de la siguiente manera:

-        Porcentaje = 100

-        Criterios de dimensión financiera de origen:

  • o   Departamento = No específico

-        Cuenta contable de destino:

  • o   Hasta cuenta = vacío
    • §  IMPORTANTE: En el caso de que se quiera hacer una asignación de una cuenta contable a sí misma, pero con diferentes dimensiones, el valor del campo Hasta cuenta debe permanecer vacío. En el caso de que se quisiera asignar a OTRA cuenta, entonces se deberá poner esta otra cuenta en este campo. Si en este ejemplo rellenáramos el campo Hasta cuenta con el valor 110180, el sistema entraría en un ciclo de re-asignar varias veces el porcentaje indicado en el sistema, provocando que los asientos contables tuvieran multitud de transacciones innecesarias.
  • o   Departamento = OU_1

 

Esta configuración SIEMPRE contabilizará el Departamento OU_1 cuando se contabilice en la cuenta principal 110180 para la cuenta especificada. Aquí tenéis un ejemplo de un diario contabilizado contra esa cuenta y su Asiento asociado:

Si este diario es contabilizado, este será el asiento generado. Como podemos observar, se liquida el importe en la cuenta 110180-OU_160, y se realiza una nueva transacción para la 110180-OU_1 de manera automática:

 

Escenario 3: Escenario de dimensión financiera fija a un valor específico para una cuenta específica, porque el valor de la dimensión representa una subcuenta

 

En caso de topar con este escenario, y no queriendo hacer uso de las asignaciones y prescindiendo del sistema de Dimensiones, en lugar de usar una dimensión, se puede configurar un número de cuenta principal para incluir el valor de la dimensión. En el caso del ejemplo anterior, el nombre de la cuenta a utilizar podría ser 110180_OU_1

 

 

 

Escenario 4: Configurar una estructura contable para validar dimensiones, genera errores de contabilización en cuentas contables utilizadas en operaciones automáticas.

 

Pongamos por caso que nuestra estructura contable se ha configurado de manera que la cuenta contable asignada a una operación automática (por ejemplo, el descuento por pronto pago) debe validar el hecho de llevar siempre consigo la Dimensión departamento OU_1. Configurar de esta manera las estructuras contable conlleva a la falsa sensación de que el sistema está configurando dimensiones fijas. ESTO NO ES ASÍ. Las estructuras de cuentas sirven para VALIDAR que el sistema esté utilizando esas dimensiones, no "rellenándolas" automáticamente durante la contabilización (como sí hacía el sistema anteriormente). Para ver este caso de una manera mucho más clara, he desarrollado el siguiente ejemplo:

1.      Ir a Contabilidad General\Configuracion\Registro\Cuentas para transacciones automáticas.

      a.      Chequear cual es la cuenta para el descuento por pronto pago:

2.      Ir a Contabilidad General\Configuración\Configurar estructuras contables

      a.      Seleccionar la Estructura de cuentas - P&L. Click en Editar. Seleccionar las siguientes opciones:

            i.     Cuenta principal = 403160. Departmento = OU_1 (NO PERMITIR BLANCOS) Centro de Coste = Permitir todos los valores

            ii.     Cuenta principal = 400000..403150. Departmento = Permitir todos los valores. Cost center= Permitir todos los valores

            iii.     Cuenta principal = 403300..99999. Departmento = Permitir todos los valores. Cost center= Permitir todos los valores

      b.      Click en Activar.

 

3.      Ir a Proveedores\Diarios\Facturas\Diario de Facturas.

      a.      Crear un diario de facturas:

            i.     Proveedor = 1001

            ii.     Factura = inv_200

            iii.     Crédito = 100

            iv.     Cuenta de contrapartida = 600150

            v.     Descuento por pronto pago = 1%D15

      b.      Contabilizar el diario.

4.      Ir a provedores\Diarios\Pagos\Diario de Pagos

      a.      Crear un Nuevo diario - Líneas:

      b.      Seleccionar proveedor 1001. Funciones - Liquidación.

      c.      Seleccionar la factura creada en el paso anterior.

      d.      Contabilizar el Diario. Un error aparecerá en pantalla cancelando la el registro de la factura.

 

La única alternativa funcional para evitar este error sería modificar el esquema de cuentas para que permitiera esta contabilización.

1.      Ir a contabilidad general\ configuracion\Configurar estructuras contables:

      a.      Seleccionar la estructura contable - P&L. Click en Editar. Seleccionar las siguientes opciones:

           i.     Cuenta principal = 403160. Departmento = OU_1 Marcar la opción de Permitir Blancos!! Cost Center = permitir todos los valores.

      b.      Click en Activar.

Esta opción permitirá contabilizar el diario sin ningún tipo de problemas y solucionaríamos el mensaje de error. 

 

Esperamos que esta información os sea de utilidad en futuras implantaciones de Microsoft Dynamics AX 2012 y os ayude a comprender de una manera más clara cómo funciona el nuevo sistema de Estructuras contable junto con el sistema de dimensiones. En caso de que surjan nuevas dudas relacionadas con este asunto, o se disponga de nueva información por parte del departamento de desarrollo, os iremos informando a través del blog.

Un cordial saludo,

Antonio