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Novedades en funcionalidad de Intercompany en módulo de proyectos para Dynamics AX R2

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Como consolidación de algunas novedades ya introducidas en el Feature pack para Dynamics AX 2012. La nueva versión Dynamics AX 2012 R2 consolida nuevas funcionalidades de Intercompany dentro del módulo de gestión de proyectos.

 Son tres los pilares que sustentan la nueva funcionalidad de Intercompay dentro del módulo de proyectos en la versión R2. Estos son los siguientes:  

  • Planificación de Recursos para proyectos de otras entidades legales. (Intercompany Resource Scheduling)
  • Reporte y aprobación de horas de los recursos prestados por otras entidades legales. (Intercompany Timesheets)
  • Reporte y aprobación de gastos de los recursos prestados por otras entidades legales. (Intercompany Expenses)

Planificación de Recursos en proyectos de intercompany: La planificación de recursos en entidades legales era ya posible en versiones anteriores de Dynamics AX. Como parte de las novedades de la versión R2, ahora se puede extender esta planificación de recursos procedentes de otras entidades legales para un proyecto. Dentro de esta mejora en la funcionalidad se destacan los siguientes funciones añanidas:

  1. Planificar recursos de otras compañías.
    1. Basada en proyectos
    2. En base a tareas de proyectos
  2. Asignación manual o automática dependiendo de conocimientos, cursos, etc
  3. Mejoras en la validación de recursos planificados en proyectos.
  4. Mejoras en la interface de usuario
  5. Carga automática de reporte de horas (Timesheets) basado en actividades asignadas a recursos.
     

Para más información de las novedades en planificación de recursos para Dynamics AX 2012 R2, puedes visitar los siguientes links:

 https://mbs.microsoft.com/customersource/training/trainingmaterials/student/course80311.htm  (Service Industries training manual, chapter 3)

 o en Technet: https://technet.microsoft.com/EN-US/library/hh242230

 

Reporte y aprobación de horas en proyectos de Intercompany : Como parte del Feature pack y de manera ya consolidada en la versión Dynamics AX 2012 R2, se ha extendido la funcionalidad de reporte de horas en proyectos (Timesheets) para que los recursos prestados de otras compañías distintas a la compañía propietaria del proyecto, puedan realizar el reporte de horas en la compañía del proyecto . Por tanto en esta nueva funcionalidad podemos distinguir dos conceptos de entidades legales para este escenario:

  1. Empresa propietaria del proyecto con los recursos prestados de otra compañía (Borrowing Legal Entity)
  2. Empresa que presta los recursos (Lending Legal Entity)

Ligada a la nueva funcionalidad de intercompany, para poder realizar el reporte de horas, se requiere establecer una serie de parámetros que habilite esta funcionalidad, estos son los siguientes:  

  • Marcar el parámetro que abre la funcionalidad de intercompany dentro de parámetros de proyectos en la compañía que presta los recursos (Lending company). Con este parámetro se habilita el campo de entidad legal para indicar la compañía a la que pertenece el proyecto (Borrowing company) en el que el empleado imputa las horas:

 

   

  • Definir la cuentas contables en el entorno de empresas vinculadas para la contabilidad general (intercompany accounting) dentro de la empresa que presta los recursos
    (Lending company):

   

  • Definir en la contabilidad de proyectos dos cuentas contables requeridas para el coste y el beneficio dentro del registro contable de las compañías vinculadas. Esto se realiza en la empresa que presta los recursos (Lending company):

  

  • Definir el precio por hora del empleado. En relación con el precio de coste y beneficio de la operación entre empresas vinculadas. Hay un nuevo formulario para ello, donde se define el precio de transferencia cuando una compañía presta un recurso a otra compañía encargada del proyecto. Este precio de transferencia será el precio de coste en la compañía del proyecto (Borrowing company) cuando se haga el registro contable que también corresponderá al beneficio (revenue) de la compañía que presta el recurso (Lending company):

 

Existen también cambios a la hora de procesar el reporte de horas, el principal cambio del registro contable esta en desaparición del diario de horas como figura intermediaria entre la
aprobación y el registro contable. Ahora, el registro contable es directo con las siguientes variaciones: 

  1. Hay un nuevo formulario para el registro manual del reporte de horas (Unposted Timesheets). El registro manual se activa desde los parámetros de gestión de horas dentro de
    proyectos.
  2. Cuando desde parámetros de proyectos, por el contrario se opta por el registro automático, este se realizara automáticamente tras la aprobación.

Reporte y aprobación de gastos en proyectos de Intercompany: Por otro lado, en el módulo de gestión de gastos se habilita la opción de poder registrar los gastos de viaje por parte de los empleados en proyectos de otras compañías. Para ello hay que activarlo en el módulo de gestión de gastos de viaje (Travel and Expenses) mediante el parámetro correspondiente:

 

 Cuando se introduce el reporte del gasto el portal de servicios del empleado, hay que indicar que se trata de un reporte de intercompany en el campo existente para ello:

 

 Por tanto al crear la nueva línea del reporte de gastos, el sistema pedirá la compañía correspondiente al proyecto donde se registrará el gasto:

 

Finalmente los proyectos y la distribución de importes en cuentas contables corresponderán a la compañía donde se está reportando la línea de gasto:

  

Un cordial saludo,

Miguel Angel Garcia