Introduzione a eDiscovery in SharePoint, Exchange e Lync 2013

Articolo originale pubblicato venerdì 9 novembre 2012

Come molte organizzazioni, anche la vostra probabilmente ha una grande quantità di dati in forma di messaggi e-mail e documenti elettronici. Oltre a ciò, avrete probabilmente altri tipi di contenuti, quali dati dei social network, messaggi istantanei e pagine Web. Esistono rischi legali da non sottovalutare, connessi con la conservazione, la ricerca e la produzione di questi dati in caso di eventi di tipo giuridico. Come si fa a cercare questi contenuti ed esportarli in un formato idoneo per le richieste di eDiscovery? Come si può fornire agli utenti le migliori tecnologie di collaborazione, proteggendo al contempo l'attività? Le nuove funzionalità di eDiscovery in SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013 e Lync 2013 vi aiutano a rispondere a queste domande.

Per chi non ha familiarità, eDiscovery è il processo di ricerca, conservazione, analisi e produzione di contenuti in formato elettronico che potrebbero essere richiesti durante controversie o indagini. Da ora potete risparmiare tempo e ridurre i rischi legali grazie all'archiviazione sul posto, la ricerca quasi in tempo reale, e la possibilità di gestire più tipi di contenuto. Abbiamo integrato i miglioramenti di eDiscovery in SharePoint 2010 e Exchange 2010, consentendo di eseguire eDiscovery in SharePoint, Exchange, Lync, e le condivisioni di file, il tutto da un'unica posizione. Potete proteggere i contenuti in SharePoint e Exchange utilizzando l'archiviazione sul posto, identificare e ridurre la quantità di contenuti con le query di eDiscovery, ed esportare i risultati in un formato offline utile per la revisione legale.

Ecco una piccola panoramica di eDiscovery con SharePoint 2013, Exchange 2013 e Lync 2013:

• Archiviazione sul posto: consente di proteggere il contenuto sul posto e in tempo reale con costi di archiviazione ridotti e maggiore affidabilità, senza conseguenze sulle attività di tutti i giorni degli utenti.
• Query: consentono di ottenere il contenuto e le statistiche pertinenti e aggiornati per rispondere più velocemente alle vostre domande. Esportazione: consente di trasferire il contenuto pertinente all'esterno del sistema, in un formato offline e portatile.
• Più contenuto: potete conservare, cercare all'interno ed esportare documenti, messaggi di posta elettronica, file di OneNote, pagine Web e post della community, microblog, messaggi istantanei di Lync e molto altro.

SharePoint 2013 introduce la raccolta siti eDiscovery Center, le cui caratteristiche rappresentano un valido aiuto per la prima parte dello standard EDRM (eDiscovery Reference Model), ovvero identificazione, conservazione, raccolta, elaborazione e analisi. eDiscovery Center è disponibile in locale e in Office 365 e può essere collegato ad Exchange per eseguire l'eDiscovery sul contenuto di SharePoint, Exchange e Lync archiviato in Exchange. In eDiscovery Center potete creare siti dei casi di eDiscovery, che consentono di organizzare archiviazioni sul posto, query ed esportazioni per i casi specifici. I siti dei casi di eDiscovery sono progettati per il lavoro di eDiscovery dei team legali interni alle organizzazioni.

Figura 1: Home page del sito di un caso di eDiscovery

Utilizzo dell'archiviazione sul posto per la conservazione dei dati

I nostri clienti dicono che quando un evento giuridico ha inizio vi è spesso la necessità di fare in modo che i contenuti potenzialmente rilevanti che potrebbero rappresentare prove non siano modificati o distrutti. Il contenuto si trova in molte posizioni diverse tra cui i server di posta, condivisioni di file, sistemi di content management e computer degli utenti. Le versioni precedenti di SharePoint presentavano alcune difficoltà per eDiscovery poiché molti tipi di contenuti, come ad esempio pagine ed elenchi, sono difficili da esportare in una copia offline. SharePoint 2013 rende più facile la protezione del contenuto grazie a Set eDiscovery, una nuova funzionalità utile per l'identificazione delle cassette postali di Exchange e dei siti di SharePoint, il loro raggruppamento, l'applicazione di criteri di filtro il collocamento del contenuto nell'archiviazione sul posto.

Figura 2. Nella pagina Set eDiscovery è possibile gestire l'archiviazione sul posto delle cassette postali di Exchange e dei siti di SharePoint.

L'archiviazione sul posto consente agli utenti di continuare a modificare ed eliminare il contenuto mentre, in background, il sistema fa in modo che la versione originale sia conservata per l'eDiscovery. Allo stesso modo, per ciascun elemento sono conservati i metadati e il contesto.

Archiviazione sul posto:

• Conserva nella propria posizione contenuto quale blog, pagine di wiki, contenuto di microblog, messaggi istantanei archiviati di Lync, messaggi di posta elettronica, elementi del calendario, contatti e molto altro.
• Aiuta a ridurre i rischi poiché offre un'ampia protezione del contenuto (siti di SharePoint e cassette postali di Exchange) in maniera veloce, rispetto alle settimane o mesi di tempo necessari per copiare tutto il contenuto potenzialmente pertinente.
• Aiuta a ridurre i costi di archiviazione poiché conserva solo il contenuto modificato o eliminato, e inserisce filtri mirati a ridurre la quantità di contenuto archiviata.

Identificazione dei dati pertinenti attraverso le query

La revisione legale può costare migliaia di dollari per gigabyte. Ridurre la quantità di contenuto da sottoporre a revisione legale è una parte importante del processo di eDiscovery. La nuova pagina di query di eDiscovery aiuta a identificare e ridurre il set di dati utilizzando sintassi delle parole chiave, limitazioni proprietà e perfezionamenti. L'esperienza di query si concentra sulle statistiche per le singole fonti e frammenti di query per aiutarvi a prendere decisioni in merito al contenuto che si sta analizzando. È anche possibile visualizzare in anteprima il contenuto di SharePoint ed Exchange per essere sicuri di aver individuato il giusto insieme di risultati.

Figura 3. La pagina Query consente di identificare il contenuto pertinente grazie all'utilizzo di parole chiave, criteri di affinamento e statistiche.

L'esperienza di query di eDiscovery consente di limitare i contenuti agli elementi di effettivo interesse, concentrandosi su anteprime e statistiche. Ecco alcune caratteristiche chiave, e relativi esempi:

• Ricerca per vicinanza: ad esempio, wingtip NEAR(30) marketing identifica i risultati in cui "wingtip" è nelle prima 30 parole chiave di "marketing"
• Filtro del dominio di Exchange: restituzione, ad esempio, di tutti i risultati contenenti @contoso.com
• Ricerca all'interno del contenuto di Exchange e Lync archiviato in Exchange, SharePoint, e condivisioni di file da una pagina di ricerca Possibilità di ottenere i dettagli delle statistiche delle query, per visualizzare il modo in cui la singole parti delle query contribuiscono al set di risultati

Esportazione dei dati

Una delle difficoltà maggiori in eDiscovery quando si lavora con SharePoint e Exchange consiste nell'estrarre i dati dal sistema in un formato offline portatile. Questa difficoltà è comune sia alle situazioni in locale che in Office 365. Da ora, però, bastano pochi clic per eseguire l'esportazione: dopo avere finalizzato la query, basta fare clic sul pulsante di esportazione, selezionare alcune opzioni e scaricare i risultati di ricerca direttamente nel computer locale. La funzione di esportazione consente di rimuovere il contenuto duplicato di Exchange, includere le versioni dei documenti di SharePoint e persino gli elementi che non è possibile cercare, ovvero quegli elementi che presentano errori di indicizzazione.

Figura 4. L'esportazione consente di scaricare in tutta semplicità i risultati di ricerca da Exchange e SharePoint, sia con dati in locale che in Office 365.

Nell'esportazione è incluso un manifesto XML EDRM (Electronic Discovery Reference Model) che fornisce i metadati degli elementi esportati: Dopo l'esportazione:

• Il contenuto di Exchange, incluso il contenuto di Lync archiviato, è memorizzato all'interno di file PST.
• Il contenuto di SharePoint e delle condivisioni file è scaricato nel formato nativo.
• Le pagine di SharePoint sono acquisite in formato file MHT.
• >Gli elenchi di SharePoint sono memorizzati con estensione CSV.

Dopo aver completato l'esportazione, è possibile importarla negli strumenti di revisione comuni o inviarla per la revisione legale.

In sintesi…

Le nuove funzioni di eDiscovery presentano tre vantaggi per completare le attività correlate alla gestione di indagini legali:

1. Archiviazione sul posto: consente di conservare e cercare all'interno del contenuto negli archivi nativi. Questo processo è più veloce, semplice e affidabile rispetto ai processi utilizzati attualmente. Inoltre, l'approccio "sul posto" consente di ridurre lo spazio di archiviazione utilizzato.
2. Ricerca quasi in tempo reale: dal momento che usiamo il sistema di ricerca integrato di SharePoint e Exchange, il contenuto è sempre aggiornato, ed è possibile eseguire ricerche in qualsiasi momento. È possibile ottenere risposte in pochi minuti mediante una ricerca all'interno del contenuto più aggiornato.
3. Più contenuto: potete conservare, cercare all'interno ed esportare file di OneNote, pagine Web e post della community, microblog, messaggi istantanei e riunioni di Lync e molto altro.

SharePoint 2013, Exchange 2013 e Lync 2013 consentono di ridurre i rischi legali e risparmiare tempo. Ora avete gli strumenti necessari per rispondere in maniera veloce a tutte le richieste di tipo legale, e proteggere l'organizzazione senza disturbare gli utenti nelle loro attività.

Per iniziare potete creare una raccolta siti di eDiscovery Center e quindi creare siti dei casi di eDiscovery. Il collegamento con Exchange richiede un certo livello di configurazione. Vedete l'articolo di TechNet Pianificare eDiscovery in SharePoint Server 2013 per consigli su come iniziare.

Grazie per aver letto questo articolo. Se avete domande, non esitate a contattarmi.

Quentin Christensen
Program Manager, Gestione contenuto aziendale

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Intro to eDiscovery in SharePoint, Exchange, and Lync 2013