Introduzindo Conjuntos de Documentos

Artigo original publicado em 19 de outubro de 2011, quarta-feira

Oi, pessoal, aqui é Quentin de novo. No post de hoje, eu gostaria de apresentar um novo tipo de conteúdo interessante que é usado como um componente arquitetural para organizar produtos de trabalho com base em vários documentos. Conjuntos de documentos cabem em documentos e sites. Você pode usar conjuntos de documentos quando tiver um grupo de documentos relacionados para colaboração, mas não precisar de uma biblioteca de documentos ou site inteiramente novo. Conjuntos de documentos oferecem um espaço de trabalho colaborativo em que os usuários podem trabalhar em um grupo relacionado de documentos. Desde o lançamento do SharePoint 2010, eu tenho visto conjuntos de documentos sendo usados para diversos cenários internamente aqui na Microsoft e com alguns de nossos clientes. Alguns exemplos incluem projetos de pesquisa, especificações de desenvolvimento de software, repositórios de gerenciamento de conhecimento e estudos de utilidade.

Conjuntos de documentos são semelhantes a pastas, mas, ao acessar um conjunto de documentos, você recebe uma página de web part que pode ser personalizada. Quando você faz upload de documentos para um conjunto de documentos, eles são exibidos em uma web part que funciona como uma exibição da biblioteca de documentos. Diversos recursos do conjunto de documentos tornam mais rápido e fácil trabalhar em projetos de documentos relacionados. Eis alguns destes recursos:

• Metadados compartilhados impõem os mesmos metadados em todos os itens no conjunto de documentos
• Documentos padrão podem ser provisionados automaticamente quando um conjunto de documentos é criado
• Uma página de web part, chamada de página de boas-vindas, exibe o conteúdo do conjunto de documentos e também pode ser personalizada para exibir mais informações do que simplesmente documentos

Conjuntos de documentos se encaixam em nossa visão de gerenciamento de documentos geral, ajudando a gerenciar o não-gerenciado e inserindo colaboração e metadados na criação e gerenciamento de documentos. Conjuntos de documentos podem ser usados para organizar e localizar conteúdo e facilitam agrupar e relacionar documentos. Eles incentivam o uso de colunas para metadados no conjunto de documentos em si e nos documentos. As colunas compartilhadas colocam os metadados do conjunto de documentos em todos os documentos e é util para exibir as propriedades do conjunto de documentos na página de boas-vindas do conjunto de documentos. Conjuntos de documentos tornam mais rápido e fácil trabalhar em grupos de documentos relacionados, economizando tempo e dinheiro.

Construímos conjuntos de documentos com base em cenários que vimos tanto internamente na Microsoft quanto de nossos clientes. Por exemplo, na equipe do Office, organizamos as partes dos produtos que construímos nos recursos, e cada recurso tem uma equipe que trabalha nele. Esses recursos possuem especificações, planos de desenvolvimento e planos de teste. Conjuntos de documentos tornam mais fácil criar os documentos necessários e gerenciar uma coleção de documentos para um recurso.

Vimos também clientes com cenários semelhantes, tais como propostas de vendas que exigem apresentações, planilhas e contratos de venda. Em vez de gerenciar cada item individualmente, nestes casos, pode haver metadados que devem ser compartilhados e processos de fluxo de trabalho que devem acontecer na coleção de itens. Esperamos que parceiros e clientes utilizem conjuntos de documentos e os personalizem para cenários verticais específicos para suportar processos importantes, como o gerenciamento de casos e projetos de pesquisa.

Agora que dei uma rápida introdução sobre para que os conjuntos de documentos podem ser usados, vou dar uma visão geral dos principais recursos dos conjuntos de documentos.

Página de Boas-vindas

Quando você acessa um conjunto de documentos, observa que não é sua visão de pasta típica. Conjuntos de documentos possuem uma página de boas-vindas personalizável. Por padrão, essa página tem uma web part de propriedades do conjunto de documentos. Na página de configurações do conjunto de documentos do tipo de conteúdo, você pode especificar quais colunas do conjunto de documentos aparecem nesta web part. Há também uma web part de Conteúdo do Conjunto de Documentos que exibe os documentos que foram adicionados ao Conjunto de Documentos.

Este é um exemplo de uma página de boas-vindas do conjunto de documentos não-personalizada com alguns documentos.

Este é um exemplo de uma página de boas-vindas personalizada que teve a imagem alterada e uma placa de observação adicionada. A página de boas-vindas é compartilhada por todos os conjuntos de documentos de um determinado tipo de conteúdo em uma lista de modo que qualquer alteração será refletida para todas as instâncias. Isto torna fácil e rápido fazer alterações na página de boas-vindas, porque as atualizações estarão instantaneamente disponíveis para os conjuntos de documentos existentes.

Tipos de Conteúdo Permitidos

Você pode selecionar os tipos de conteúdo que estão disponíveis para o conjunto de documentos, permitindo que você controle os tipos de conteúdo que estão disponíveis para serem usados no conjunto de documentos. 

Conteúdo Padrão

Documentos pode ser especificado para ser criados automaticamente quando um conjunto novo documento é criado. Documentos padrão podem ser especificados, permitindo que você controle os modelos que as pessoas usam para um conjunto de documentos. Isso economiza o tempo de precisar encontrar e fazer upload de modelos com os quais começar. É claro que os usuários ainda podem fazer upload de seus próprios documentos para um conjunto de documentos também.

Colunas Compartilhadas

As colunas do conjunto de documentos podem ser compartilhadas com todos os documentos no conjunto de documentos. Isso tornará a coluna somente leitura, portanto o valor só pode ser alterado editando as propriedades de um conjunto de documentos. Isso economiza tempo dos usuários porque eles só precisam atualizar os metadados em um lugar, e eles serão atualizados em todos os documentos no conjunto de documentos. Isso também ajuda a assegurar que os metadados sejam consistentes. Você pode usar colunas compartilhadas para garantir que todos os documentos tenham determinados metadados.

Para envio

Os locais para envio que foram especificados na Administração Central estarão disponíveis para conjuntos de documentos para que você possa enviá-los para um organizador de conteúdo configurado. Você também pode usar ações de fluxo de trabalho para enviar conjuntos de documentos para um organizador de conteúdo. O organizador de conteúdo é um novo recurso do SharePoint 2010 para mover conteúdo com base em metadados para pastas, bibliotecas ou outros sites.

Faixa de Opções Personalizável

Um dos principais aprimoramentos com o SharePoint 2010 é a interface da faixa de opções que é semelhante à interface da faixa de opções usada nos aplicativos clientes do Office. Conjuntos de documentos possuem sua própria faixa de opções para executar ações como enviar para, excluir e capturar versões. Esta faixa de opções também pode ser personalizada para adicionar novos comandos.

Controle de Versões

Conjuntos de documentos têm seu próprio controle de versão que é usado para capturar um instantâneo de versões de documentos submetidas a check-in e as propriedades do conjunto de documentos.

Fluxo de trabalho

Conjuntos de documentos suportam fluxos de trabalho em uma coleção de documentos. Várias ações de fluxo de trabalho específicas ao conjunto de documentos estão disponíveis no SharePoint Designer, incluindo capturar uma versão e iniciar um processo de aprovação.

Resumo

Conjuntos de documentos são uma ótima maneira de organizar documentos relacionados para o trabalho com base em projeto. Eles fornecem um ambiente colaborativo e personalizável que você pode usar para atender às necessidades de produtos de trabalho de vários documentos. Eles também são um componente central de arquitetura de informações que pode ser usado para representar conceitos, como notebooks de pesquisa, propostas de vendas e especificações do produto. Conjuntos de documentos tornam mais provisionar modelos automaticamente, colaborar em um grupo de documentos e compartilhar informações sobre documentos (como propriedades de metadados).

Assine o feed RSS do blog ECM e continue lendo o blog. Farei mais postagens no blog sobre conjuntos de documentos, em que abordarei a criação de um tipo de conteúdo do conjunto de documentos personalizado e a personalização da página de boas-vindas.

 

Quentin Christensen

Gerente de Programa, Gerenciamento de Documentos e Registros

Esta é uma postagem de blog localizada. O artigo original encontra-se em Introducing Document Sets

Comments

• Anonymous
  November 22, 2011
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