ID do Documento no SharePoint Server 2010

Artigo original publicado em 13 de outubro de 2011, quinta-feira

Visão Geral do ID do Documento

Um problema comum de gerenciamento de conteúdo é fazer com que os documentos sejam movidos para diferentes locais e links que não funcionam mais. Outro problema é enviar conteúdo para um repositório e conseguir encontrá-lo posteriormente. Estes são os tipos de problemas que trata o recurso ID do Documento. ID do Documento é um recurso no nível de coleta do site que, quando ativado, adiciona colunas a todos os tipos de conteúdo de documento. Sempre que um item é criado ou carregado e é definido como um tipo de conteúdo herdado do documento, ele recebe um ID do Documento. O tipo de conteúdo dos conjuntos de documentos é um tipo de conteúdo não de documento de caso especial que também recebe IDs de Documentos.

Dica Rápida: Você pode ativar o recurso ID do Documento em coleções de sites que já contêm uma grande quantidade de documentos. Como esse evento desencadeia uma sequência de tipo de conteúdo no tipo de conteúdo do Documento, o processo pode demorar um pouco. Como resultado, a ativação do ID do Documento é feita através de um trabalho de timer que, por padrão, é executado todas as noites. Se você quiser ativar o recurso ID do Documento imediatamente, execute a tarefa ativar / desativar do ID do Documento na Administração Central. Há um trabalho de tempo separado que atribui IDs de Documentos aos documentos existentes.

Configurações do ID do Documento

IDs de Documentos consistem em duas partes: um prefixo (que é gerado aleatoriamente pelo conjunto de sites por padrão) e dois conjuntos de números. Um ID do Documento de exemplo é parecido com o seguinte: J2W3DN6QF6XW-2-10. O primeiro número é o ID da lista em que o documento foi criado pela primeira vez, e o segundo número é o ID do item nessa lista. O prefixo pode ser especificado pelo conjunto de sites e pode ser facilmente alterado na página de configurações do ID do Documento.

A página de configurações do ID do Documento pode ser acessada em Configurações do Site na raiz do conjunto de sites, e estará na categoria Administração do Conjunto de Sites. Na página de configurações do ID do Documento, você pode especificar se ou não IDs de Documentos são atribuídos e o prefixo que é usado. Por padrão, isso é gerado aleatoriamente, portanto os IDs de Documentos serão exclusivos em um farm. Você pode mudá-lo para um prefixo mais legível, como uma abreviatura. Se você alterar o prefixo, há uma caixa de seleção que você pode marcar para redefinir todos os IDs de Documentos. Se você redefinir os IDs dos documentos existentes, então você destruirá a funcionalidade pensada de IDs de Documentos (o ID não funcionará mais porque nenhum documento com ID anterior será encontrado). A redefinição de IDs de Documentos só deve ser feita logo depois que os IDs forem inicialmente atribuídos (antes que as pessoas usem os IDs de Documentos.) Na página de configurações, você também pode especificar o escopo de pesquisa a ser usado, por padrão, o escopo Todos os Sites, para encontrar IDs de Documentos em outros conjuntos de sites.

Coluna ID do Documento (vinculado ao documento)

Nos modos de exibição em lista e nas propriedades de exibição de documentos, a coluna ID do Documento pode ser exibida. A coluna ID do Documento é um URL com o seguinte formato: https://site/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-40. Quando este URL é clicado, a pesquisa será usada para localizar o documento. Isso permite que o URL funcione mesmo se o documento for movido para outro local.

Document ID Send To Hint URL 

Na Administração Central, você pode configurar locais para envio que permitem que você envie conteúdo para outro site, e um organizador de conteúdo direcionará automaticamente o documento ao seu destino final. Neste caso, um URL de pesquisa do ID do Documento é retornado (Se o recurso ID do Documento for ativado no destino), que também contém um HintURL para que os usuários finais possam encontrar o documento imediatamente, embora a pesquisa não pode ter sido indexada ainda. Eis um exemplo de um link para o HintURL:

https://sites/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-96&hintUrl=DropOffLibrary/A1.docx

ID do Documento em Documentos

Um cenário em que você pode usar o ID do Documento é para rastrear a versão eletrônica de um documento com um impresso. Por exemplo, você pode imprimir um documento e distribuir às pessoas, mas elas não terão como encontrar a versão eletrônica para ver se houve atualizações. Você pode usar uma parte rápida do Word para inserir o ID do Documento em um documento.

Você pode até criar um modelo para que, quando os usuários criarem uma nova instância de um tipo de conteúdo, ele tenha o ID do Documento bem no cabeçalho ou em uma página do documento. Para isso, faça upload de um documento para o SharePoint, e você receberá um ID de Documento. Em seguida, faça download do documento, personalize o modelo como você deseja usá-lo para seu tipo de conteúdo e insira a propriedade Valor do ID do Documento usando partes rápidas da faixa de opções Inserir do Word. Em seguida, salve o arquivo como um Modelo do Word (dotx) e crie seu tipo de conteúdo. Nas configurações avançadas para o tipo de conteúdo, faça upload de seu modelo. Agora, quando as pessoas usarem o drop-down Novo Documento para criar novos itens de seu tipo de conteúdo, elas terão o Valor do ID do Documento incorporado como uma parte rápida.

Localizar pela Web Part do ID do Documento

Há uma web part Localizar pelo ID do Documento que pode ser usada em que os usuários podem inserir IDs de Documentos para pesquisa de um documento. Você pode encontrá-la na categoria de Pesquisa de web parts. Você pode usar a web part do ID do Documento em combinação com IDs de Documentos que são impressos em documentos físicos para que os usuários possam procurá-los.

Claro que os usuários também podem copiar o ID do Documento em uma caixa de pesquisa normal para encontrar o documento. DocID é uma propriedade gerenciada, portanto você pode usar a sintaxe de pesquisa a seguir: docid: valor do id do doc, por exemplo, no tipo de pesquisa \endash docid:J2W3DN6QF6XW-2-96.

IDs de Documentos são um novo recurso do SharePoint Server 2010 que torna mais fácil encontrar documentos quando são movidos para outros locais. Quando os documentos forem copiados, um novo ID do Documento será atribuído e, quando os Documentos forem movidos ou cortados e colados, eles manterão seu ID do Documento. Você também pode usar IDs de Documentos para rastrear documentos físicos com a versão eletrônica.

 

Quentin Christensen

Gerente de Programa, Gerenciamento de Documentos e Registros

Esta é uma postagem de blog localizada. O artigo original encontra-se em Document ID in SharePoint Server 2010