Um pouco sobre TCO

O custo total de propriedade, comumente chamado de TCO, é amplamente usado como uma ferramenta analítica e de justificação para avaliação, substituição e projetos de aquisição de software. Uma advertência: a análise de TCO é demorada, baseada em suposições e às vezes difícil de quantificar. Os seguintes componentes devem ser considerados quando você avalia o TCO de suas aplicações existentes.

Qual é o desafio principal? As organizações acham difícil identificar o custo real do software que está sendo comprado. O custo do software inclui o custo dos módulos e os da licença de usuário. Há uma série de modelos de precificação usados pelos fornecedores de software. As organizações normalmente esquecem-se de incluir o custo do software de terceiros necessário para completar os requisitos funcionais dos usuários.

E a solução? Os fornecedores oferecem vários modelos de precificação para software. O preço pode se basear nos módulos comprados, nos usuários nomeados, nos usuários simultâneos, nos volumes de transação, na receita, na plataforma ou em outros atributos. Analise com cada fornecedor a matriz de preço de suas soluções. Inclua uma análise dos preços incrementais para entender o impacto causado pelo crescimento e pela expansão. Inclua também em sua análise o custo do software de terceiros necessário para sua implementação.

Outro desafio para gerentes de TI está na dificuldade de se estimar o custo da implementação, que pode ser várias vezes o custo do software. Os componentes normalmente incluídos na implementação são representados pelo custo inicial (pago a organizações externas) e despesas adicionais (decorrentes do uso de recursos internos). As organizações devem identificar todos os componentes da implementação e determinar que recursos serão necessários para o suporte de cada peça. Vamos descrever os itens mais comuns incluídos no custo da implementação. Analise esta lista e estime o custo (inicial e despesas adicionais) de cada peça para garantir uma avaliação cuidadosa do custo total da implementação.

a) Instalando o software. A instalação física do software no hardware. Os fatores que influenciam esse componente incluem quem vai realizar a instalação, o número de locais em que o software será instalado e implantado, o número de usuários licenciados para o software e o número de módulos ou a superfície de módulos do software implementada.

b) Configurando o software. Esse componente inclui a configuração do software para atender as necessidades da organização. Exemplos de tarefas específicas incluídas na configuração são a definição do plano de contas e os atributos do arquivo mestre para clientes, fornecedores e funcionários.

c) Treinamento. Inclui o treinamento, em todos os níveis, de usuários técnicos, funcionais e gerenciais dentro da organização. Os fatores que influenciam o custo do treinamento incluem: quem será treinado, quem os treinará, onde ocorrerá o treinamento, em que eles serão treinados e quando o treinamento acontecerá. Às vezes é difícil identificar o custo interno dessa tarefa quando a organização escolhe a abordagem "train the trainer" (treinar os instrutores).

d) Conversão de dados. Que dados dos sistemas existentes serão convertidos ao novo sistema? As opções geralmente são apresentadas em termos de resumo ou detalhadas, bem como o número total de anos. Considere os prós e os contras do mapeamento de dados à nova estrutura do plano de contas em oposição à quantia de análises ou relatórios históricos que serão necessários para esses dados.

e) Documentação. Esse componente inclui o trabalho necessário na documentação interna do sistema e as políticas e os procedimentos em torno do sistema. Normalmente, as organizações selecionam os processos mais importantes ou aqueles que afetam múltiplos departamentos como uma prioridade para a documentação. Os fornecedores que oferecem serviços de implementação geralmente possuem a opção de serviços de documentação.

Outra dúvida freqüente: Identificar a taxa a ser paga aos fornecedores pela manutenção e suporte do software. A taxa expressa em porcentagem vai variar na quantia e no valor ao qual ela é aplicada. As organizações geralmente enfrentam aumentos significativos na instalação do software ao longo do tempo. A maioria dos fornecedores cobra uma taxa de manutenção anual como uma porcentagem do “preço da lista atual”. Essa taxa às vezes pode ser negociada para não exceder o aumento da porcentagem por ano. Isso protege o comprador de aumentos tanto no custo do software como na porcentagem de manutenção, se o fornecedor decidir aumentar os preços consideravelmente.

Finalmente, o custo de operação do software é ignorado e difícil de quantificar. Os custos operacionais do software incluem todas as tarefas realizadas para manter o sistema funcionando como o esperado, todos os usuários totalmente funcionais e todos os suprimentos relacionados. Às vezes é difícil quantificar o impacto dos custos dessa área, já que boa parte do trabalho é feita por membros internos da organização. Os custos operacionais incluem alguns ou todos os elementos a seguir:

a) Suprimentos. Suprimentos de informática necessários para o suporte do hardware e software (por exemplo, papel, toner, peças de substituição e fitas de backup).

b) Backup. Salários pagos a indivíduos responsáveis por garantir que os backups diários, semanais, mensais e trimestrais sejam feitos e armazenados adequadamente.

c) Manutenção do sistema. Esse componente inclui a manutenção preventiva, o ajuste fino e os reparos principais.

d) Atualizações e lançamentos de versões. Instale, documente, teste, treine e comunique à organização sobre as atualizações e os lançamentos de versões. Todas essas tarefas levam tempo para serem realizadas e geralmente afetam múltiplos departamentos em toda a organização.

Pense em todos estes fatores na hora de compor seu TCO – você vai perceber como nem sempre plataformas ditas “gratuitas” são realmente de graça e que, na maioria dos casos investir em softwares com alto nível de gerenciamento e facilidade de uso pode reduzir muito o TCO.

Um abraço,

Rodrigo Dias (Twitter: https://twitter.com/rodrigodias73)

Comments

• Anonymous
  January 01, 2003
  Rodrigo, Você teria algum exemplo de como realizar esse cálculo? Grato