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Windows, iPad e Android: gestione e utilizzo delle risorse di Office in un mondo tablet PC (Parte 1)

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Articolo originale pubblicato mercoledì 12 ottobre 2011

Salve e benvenuti al mio primo blog come membro del team Office IT Pro. In passato mi sono occupato molto di blog per il team Windows su svariati argomenti tra cui creazione di immagini, automazione della distribuzione, migrazione da sistemi operativi fisici a sistemi operativi virtuali e compatibilità di applicazioni. Vi state domandando cosa ci faccio in Office? Ebbene, per la prossima versione stiamo lavorando su moltissimi aspetti interessanti per la distribuzione e non potevo certo mancare. Nei prossimi mesi vi terremo aggiornati.

Molte persone continuano a utilizzare l'espressione "mondo post-PC" come se la morte di tastiera e mouse fosse imminente. Personalmente adoro i dispositivi senza tastiera e chiunque mi conosca sa che possiedo moltissimi UMPC (Ultra-mobile PC) con e senza tastiere. In questo momento, sto utilizzando un HP 8540W inserito nell'apposito alloggiamento, con tastiera esterna completa e mouse per scrivere questo blog perché sarebbe complesso farlo su uno qualsiasi dei miei tablet PC Windows o non Windows senza tastiera e troverei altrettanto faticoso utilizzare le piccole tastiere dei miei Umid mBook o Fujitsu U820. Non tutti i fattori di forma consentono di svolgere lo stesso lavoro nello stesso modo ed è per questo che ritengo che il "mondo PC" non sia affatto finito. Tanto meno quando si parla di Office e delle applicazioni di produttività e delle varie modalità di utilizzo, ovvero creazione o consumo di contenuti. Questo mi porta alla mia prima riflessione: gli utenti si aspettano esperienze identiche su tutti i dispositivi di elaborazione?

Tenete a mente questo pensiero. Questa è la prima parte di una serie di blog pensati per illustrare il modo in cui le persone possono utilizzare vari tipi di dispositivi per accedere a documenti e file di lavoro, visualizzarli e modificarli. Voglio semplificare il tutto e mostrare alcuni modi pratici per gestire più tipi di dispositivi con vari sistemi operativi e browser. Suddividerò l'esposizione nei seguenti temi chiave.

  1. Tipi di recapito del software Office: PC, Mac, telefono e browser
  2. Gestione dell'accesso alla posta elettronica su più tipi di dispositivi
  3. Personalizzazione dell'esperienza degli utenti finali di Office per il dispositivi touchscreen
  4. Differenze di accesso ai file in base al dispositivo
  5. Desktop remoto e applicazioni: opzioni, vantaggi e sfide

Gran parte di tutto questo non riguarda solo Office e l'utilizzo della famiglia di applicazioni Office, ma rappresenta un'allegoria generale sulla gestione di più dispositivi e la fornitura di privilegi di accesso differenziati in base all'attendibilità dei dispositivi. Insieme a Yoni Kirsh ho presentato questo argomento in occasione di TechEd ad Atlanta lo scorso maggio. Abbiamo illustrato molti di questi temi e mostrato alcune demo sui dispositivi Windows, iPad e Android e naturalmente sul lato server. Mentre i miei colleghi del team di Windows hanno realizzato molti contenuti sulla consumerizzazione dell'IT per spiegare cosa comportano il desiderio di dispositivi e le tensioni associate alla loro gestione, io ho preferito passare all'atto pratico e costruire un ambiente Exchange e SharePoint funzionante con una serie di dispositivi per osservare le implicazioni reali e i fattori decisionali più importanti dell'espansione di un mondo multi-dispositivo. Questo modo di procedere non mi è nuovo; quando utilizzavamo il concetto di "ottimizzazione dell'infrastruttura" come campagna di vendita e marketing nel 2006, ho deciso di scrivere più di 500 pagine sull'implementazione dei nostri consigli di implementazione dell'infrastruttura core da parte dei professionisti IT, quindi questo argomento sui tablet PC non mi preoccupa.

Tipi di recapito del software Office: PC, Mac, telefono e browser

Come per qualsiasi indagine e creazione di report, è necessario un certo lavoro di individuazione. Se focalizziamo l'attenzione di nuovo su Office, vi renderete conto che ci sono moltissimi modi per visualizzare e modificare i file di Office su molte piattaforme.

  1. Applicazioni complete di Office per Windows a 32 bit e 64 bit
  2. Applicazioni complete di Office per Mac Os
  3. Visualizzatori di Office per Windows
  4. Applicazioni Office per cellulari
  5. Office Web Applications
  6. Applicazioni OpenXML su dispositivi Windows e non Windows per visualizzare file OpenXML (con estensione docx, xlsx, pptx e così via)
  7. Office ospitato in remoto su un server Windows con il ruolo Servizi Desktop remoto installato
  8. Office ospitato (in remoto o localmente) su un sistema operativo client Windows fisico o virtuale

Pensando a tutte queste opzioni, ci sono due punti che ritengo importanti come professionista IT: "Offrono funzionalità sufficienti per l'utente e posso gestirle?". Quando parlo di gestione, non intendo la semplice gestione dell'applicazione di Office vera e propria, ma mi riferisco anche a:

  • "Posso stabilire se l'utente è realmente chi dice di essere?"
  • "Posso concedere l'accesso ai documenti e alle funzionalità delle applicazioni in base ai privilegi dell'utente?"
  • "Posso controllare l'esperienza sul lato client in modo da evitare modifiche inattese alla configurazione utente, codice indesiderato o componenti aggiuntivi?"

Queste sono domande importanti, ma non sono che la punta dell'iceberg. Devo naturalmente valutare ciò che l'applicazione può fare. Gli utenti che eseguono Windows XP con Office 2003 hanno già delle aspettative su Office: se questo viene sostituito con un insieme di applicazioni di Office Web Apps o Office per Mac 2011, le loro aspettative saranno soddisfatte e io disporrò di un controllo di gestione sufficiente? Nel diagramma a quadrante che segue ho raffigurato gli scenari principali in termini di funzionalità e alla gestibilità.


Dal punto di vista della gestibilità, c'è poco da impostare e imporre (imporre è una parola chiave) su un Mac o un telefono. Office per Mac 2011 offre una certa configurabilità in fase di installazione, ma è privo di qualsiasi imposizione di criteri. Questo significa che tutto viene impostato come preferenza e che non esiste un'imposizione di queste impostazioni analoga ai Criteri di gruppo di Active Directory. Vedrete raccomandazioni di questo tipo da Microsoft:

Procedura consigliata

Considerazione

Istruire e formare gli utenti in merito alle impostazioni di sicurezza disponibili per proteggere i documenti.

Non vi sono impostazioni amministrative che consentono di imporre le preferenze di sicurezza specificate. Anche se si impostano e distribuiscono le preferenze di sicurezza, gli utenti possono modificarle in un secondo tempo. Quindi, se la distribuzione delle impostazioni di sicurezza fa parte dei criteri dell'organizzazione, dovrete informare gli utenti sui rischi associati alla modifica delle impostazioni predefinite.

Quando parlo come relatore, come spesso mi capita, mi piace usare citazioni come questa perché sono un modo sicuro per ottenere reazioni di ilarità dal pubblico: "Sì, dirò a persone come mia mamma di non cambiare le impostazioni predefinite... funzionerà sicuramente". Se siete come me, i viaggi a casa implicano solitamente l'esecuzione di ERD Commander almeno una volta su ogni computer della casa. I vostri utenti fanno di meglio?

Il risultato è di quasi parità in termini di funzionalità e livello di caratteristiche rispetto alle applicazioni Windows Office Professional Plus 2010, ma non di uguaglianza. La gestibilità è in gran parte limitata ai controlli di accesso sul lato server e alle preferenze in fase di installazione. Dal mio punto di vista, queste limitazioni pongono Office per Mac 2011 allo stesso livello di gestibilità di Office per Windows Phone 7. Sebbene il telefono, di per sé, non offra impostazioni di preferenze in fase di installazione o post-installazione, le impostazioni applicate da Exchange Active Sync colmano le lacune a livello di preferenze in fase di installazione e i controlli di documenti sul lato server sono analoghi. Windows Phone 7.5 (Mango) e Office per Mac 2011 rispettano entrambi Information Rights Management. Le applicazioni di Office per Windows Phone 7, tuttavia, presentano un insieme più limitato di funzionalità rispetto ai client completi per Windows o Mac. Queste funzionalità, infatti, sono pressoché corrispondenti all'insieme di funzionalità disponibili in Office Web Applications a livello di singole applicazioni, con visualizzazione ad alta fedeltà e capacità limitate in termini di modifica o creazione di documenti. Queste limitazioni caratterizzano in genere la maggior parte delle applicazioni Web, non solo Microsoft, rispetto alle controparti installate localmente. Le Office Web Applications, se non le avete ancora utilizzate, sono accessibili dagli ambienti SharePoint 2010 e dai portali Windows Live e Office 365.

In ultimo, ma non meno importante, ho installato Office su un server Windows remoto o un sistema operativo client e vi accedo tramite un dispositivo Windows o Android remoto, un iPad, un thin PC o un dispositivo analogo. In teoria, la situazione dovrebbe essere analoga all'esecuzione del client completo su un computer locale e fisico e, con il livello attuale di integrazione, ci stiamo avvicinando a questo obiettivo. La mia motivazione per limitare il livello di funzionalità è rappresentata essenzialmente dal mancato utilizzo offline o dall'utilizzo con una connessione lenta. A seconda dell'architettura in uso e del consenso o meno alla persistenza delle impostazioni dei profili utente, le personalizzazioni possono avvenire solo a livello della chiave del Registro di sistema hkey_local_machine (HKLM) o a livello di profilo utente predefinito, che impedisce le personalizzazioni per singoli utenti. Dato che stiamo potenzialmente delineando un server remoto o client virtuale ospitato nel nostro data center e che le sessioni sono generalmente attive e connesse agli strumenti di gestione dei sistemi per il servizio, in genere si ottiene un vantaggio in termini di gestione. Anche se l'hosting remoto può risultare vantaggioso, è comunque necessario prestare attenzione, tra le altre cose, al modo in cui gli endpoint accedono a queste sessioni e al percorso in cui i dati possono essere memorizzati e da cui è possibile accedervi. Nei prossimi blog della serie parleremo delle modalità di accesso ai dati e delle autorizzazioni per il percorso di salvataggio.

Ora avete un'idea dei tipi di recapito per le applicazioni di Office. In questa sede ho evitato intenzionalmente di parlare di riassemblaggio o Application Virtualization poiché si collocano a grandi linee con il client completo; esistono alcuni problemi di non parità a cui si affiancano alcuni vantaggi in tema di provisioning e gestione, ma nell'ambito di questa serie di blog combinerò questo tipo di recapito con il punto in cui colloco l'installazione locale di Office Professional Plus 2010. Nel prossimo blog mi occuperò dei controlli Exchange Active Sync per la posta elettronica e il calendario sui dispositivi slate e delle modalità di configurazione e personalizzazione di Office per l'utilizzo con dispositivi touchscreen.

Grazie per l'attenzione e non perdetevi gli approfondimenti nella parte 2,

Jeremy Chapman

Senior Product Manager

Team di Office IT Pro

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Windows, iPad and Android - Managing and Using Your Office Assets in a Tablet World (Part 1)