スタッフ ワーカー・モバイル ワーカーの働き方を改善する Microsoft StaffHub の活用
こんにちは、プロダクティビティ担当の佐藤 J です。
今年の初めに Office 365 サービスに含まれる形で、Microsoft StaffHub というソリューションがリリースされたのはご存知でしょうか。
Title: Microsoft StaffHub のご紹介
URL: https://blogs.technet.microsoft.com/microsoft_office_/2017/01/16/microsoft-staffhub-is-here/
これまでデスク ワーカーを中心にご利用頂くことが主流であった Office 365 において、Microsoft StaffHub はスタッフ ワーカー・モバイル ワーカー (最前線で顧客対応をするケースも多く、まさに “企業の顔” となる従業員です！) を対象としたソリューションとなっています。今回はこちらについてご紹介します。
Microsoft StaffHub がリリースされた背景
日本においては政府の推進する働き方改革の影響もあり、デスク ワーカーについては BYOD や在宅勤務など、時間や場所を問わず、生産性を高めるための仕組み作りが進んでいます。一方で、工場で働くユーザーやアルバイトなどのスタッフ ワーカー・モバイル ワーカーについては紙ベースでの情報共有や対人でのコミュニケーションなどから脱却できていないケースがまだまだ多いのが現状です。デスク ワーカーとスタッフ ワーカー・モバイル ワーカーについて、代表的な 3 つのポイントで状況の違いをまとめると以下のようになります。
スマートフォンを代表に個人で所有する高機能なデバイスが爆発的に普及した今 (弊社が実施した従業員へのインタビューではスマートフォンの普及率はなんと 92 % でした！) 、それらを使用して、スタッフ ワーカー・モバイル ワーカーについてもその働き方を改革し、作業の現場から生産性を上げていき、企業全体としての競争力を上げていくことの必要性が増しています。
Microsoft StaffHub とは？
スマートフォンを使用してスタッフ ワーカー・モバイル ワーカーがシフトの確認/調整をしたり、他のメンバーとチャット ベースで円滑にコミュニケーションするためのクラウド ソリューションです。また、必要なドキュメントについて電子化して共有することにより、ユーザーがどこからでも簡単に確認することができます。
Microsoft StaffHub で具体的にできることとは？
Microsoft StaffHub では主に以下の 3 つの機能を提供します。
- シフト管理
- ドキュメント管理
- チャットによるコミュニケーション
以下に、それぞれの機能についてスクリーンショットを交えて、ご紹介します。
1. シフト管理
●シフト表の作成と公開 (マネージャー)
マネージャーはブラウザを使用して、シフト表を作成することができます。まずは下書きとして作成後、公開することで従業員に完成版のシフト表を展開します。管理者はシフト表において簡単な日報や連絡事項についてのコメントを記載することも可能です。
●シフトの確認 (従業員)
従業員はモバイル アプリケーションまたはブラウザーを使用してシフトの確認を行うことができます。以下は、モバイル アプリケーションを使用した場合の画面遷移になります。
●シフトの交換依頼 (従業員＆マネージャー)
決められたシフトにおいて、都合が悪くなってしまった場合などに、モバイル アプリケーションを使用して他の従業員に交代のリクエストを送信することができます。この場合、まずは交代をお願いされる人によって確認が行われ、最終承認としてマネージャーがリクエストを確認します。 (この時、交代をお願いされる人、およびマネージャーもモバイル アプリケーションを使用して確認を行います。)
【承認フロー】
モバイル アプリケーションにおける実際の承認作業の流れは以下のようになります。
交代をお願いする従業員 (交代のリクエストを送信)
交代をお願いされる従業員 (交代のリクエストを確認 ＆ 承認)
マネージャー (交代のリクエストについて最終承認)
交代をお願いする従業員 (承認されたリクエストを確認)
2. ドキュメントの共有
●従業員に参照してもらうドキュメントのアップロード (マネージャー)
マネージャーは従業員に確認してもらう必要があるドキュメントについてブラウザーを使用してアップロードします。
●ドキュメントの閲覧 (従業員)
マネージャーによりアップロードされたファイルはクラウドに保存され、従業員はモバイル アプリケーションを使用して内容を確認することができます。モバイル デバイスに Office モバイルがインストールされている場合、ドキュメントの編集も可能になります。(Office モバイルの編集機能を使用するためには、別途、ライセンスが必要となります。)
3. チャットによるコミュニケーション
モバイル アプリケーションにはチャットの機能も含まれており、1:1 チャット、あるいはグループ チャットを使用することができます。コンシューマー用として普段から使い慣れているアプリと同様に直感的な操作が可能になっており、業務に関連する人同士で活発にコミュニケーションを行うことができます。
複数の従業員を指定することにより、グループ チャットも簡単に行うことができます。
Microsoft StaffHub のために必要なライセンス
Microsoft StaffHub をご利用頂くためには以下のいずれかのライセンスが必要となります。
- Office 365 K1
- Office 365 E1
- Office 365 E3
- Office 365 E5
各プランの詳細については以下のサイトをご確認ください。
Title: 一般法人向け Office 365 - Kiosk プラン
URL: https://products.office.com/ja-jp/business/compare-office-365-kiosk-plans
Title: すべての一般法人向け Office 365 プランの比較
URL: https://products.office.com/ja-jp/business/compare-more-office-365-for-business-plans
上記のライセンスは当然のことながら、Microsoft StaffHub 以外のコンポーネント (SharePoint Online や Exchange Online など) も含まれています。これらを組み合わせて使用することにより、例えば、マネージャーのシフト作成プロセスをより柔軟に行えるようにしたり、現場から本社に対してのフィードバックのための仕組みを構築する、ということも可能になります。
