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OMPM 사용 1부 - 변환 가능한 문서 파악 및 저장소 절약 용량 예측

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최초 문서 게시일: 2012년 1월 10일 화요일

호환성 전문가 Curtis Sawin이 작성한 게시물입니다.

개요

OMPM(Office 마이그레이션 계획 관리자)을 사용하여 위험도가 높은 이진 형식 문서(변환 문제가 발생할 수 있는 xls, doc, ppt 파일)를 파악하면 Office 2010 배포 후에 변환해서는 안 되는 문서를 효율적으로 결정할 수 있습니다. 반대로, OpenXML로 변환하기에 적합한 위험도가 낮은 이진 문서를 파악할 때도 역시 OMPM을 사용해야 합니다. 이러한 문서를 확인한 다음 또 다른 OMPM 도구인 ofc.exe를 사용하여 확인된 문서를 모두 일괄 변환합니다. 물론 대부분의 회사에서는 문서를 일괄 변환하지 않는다고 밝히며 실제로도 Office 2010 배포 프로젝트의 일부분으로 문서를 변환하는 것은 좋지 않지만, 일괄 변환에는 필요한 네트워크 저장소를 50% 이상 줄일 수 있다는 장점도 있습니다. 따라서 관련 비용을 크게 절약할 수 있습니다.

변환 여부 결정

개요 단락의 설명이 다소 모순된다고 생각하실 수도 있을 것입니다. 처음에는 "Office 배포 프로젝트의 일부분으로 문서를 변환하는 것은 좋지 않다"고 했다가, 뒷부분에서는 변환의 이점에 대해 언급했으니까요. 그러면 변환 여부는 어떻게 결정해야 할까요?

먼저, Office 배포 프로젝트의 일부분으로 문서를 변환하면 문제, 특히 링크 손상 문제가 발생할 수 있다는 점을 언급하고 넘어가겠습니다. Office 2010에서는 이진 파일을 열 때 호환 모드를 사용하며, 이진 파일을 이전 버전 Office와 호환되는 상태로 유지하기 위해 이전 버전과 호환되지 않는 특정 기능을 사용하지 않도록 설정합니다. 호환 모드를 사용하기 위해 사용자가 수행해야 하는 작업이나 구성해야 하는 항목은 없으며, 이전 버전 Office와 동일하게 파일 작업을 계속할 수 있습니다. 따라서 기존 파일에서 새 기능을 사용하지 않으려는 경우에는 추가 작업이 필요하지 않습니다. Office 2010 마이그레이션 프로젝트의 일부 작업은 새 플랫폼으로 보다 간편하고도 신속하게 마이그레이션하는 방법을 파악하기 위한 것입니다. 업무적 가치에 도움이 되지 않는 작업은 수행하지 않는 편이 비용을 절약하는 데 도움이 됩니다. 따라서 Office 2010 배포를 준비할 때는 "배포에 도움이 되는" 작업에만 주력해야 합니다.

참고: OMPM이나 기타 도구를 사용하여 작업 환경에서 문서 변환 문제를 검색하는 것은 "배포에 도움이 되는" 작업이 아닙니다. 여기에 대해서는 아래에서 자세히 설명하겠습니다.

Office 2010으로 마이그레이션한 후에는 새로 만드는 모든 문서에서 새 기능을 사용할 수 있게 됩니다. 이때 문서 일괄 변환을 수행하는 것이 효율적일지를 판단합니다. 생산성을 높이는 기능(붙여넣기 미리 보기(영문일 수 있음), SmartArt 등)을 활용하고 필요한 네트워크 저장소 용량을 줄이는 것은 Office 2010에 대한 투자 가치를 실현할 수 있도록 하는 효율적인 "환경 최적화" 작업입니다.

OMPM을 사용하여 위험도가 낮은 파일(변환 후보)을 파악하는 것은 일괄 변환을 수행하는 것이 효율적인지를 판단하는 데 도움이 되는 Office 배포 후 작업입니다. OMPM을 통해 수집된 데이터를 사용하여 일괄 변환의 ROI(투자 수익률)를 파악할 수 있습니다. 즉, OMPM을 사용하면 여러 문서를 변환하는 경우 저장소와 관련하여 절약할 수 있는 비용을 확인할 수 있습니다. IT 조직이 네트워크 저장소에 대한 요금 부과 모델을 구현하는 환경에서는 OMPM을 사용하면 문서 변환 시 절약할 수 있는 비용도 확인이 가능합니다. 일반적으로 IT 조직에는 비즈니스 관련 비용이 많이 필요하다는 인식이 많은데, OMPM을 사용하면 이러한 인식을 바꾸고 IT에서 "비즈니스 관련 비용을 절약"할 수도 있음을 보여 줄 수 있습니다.

위험도가 낮은 파일

변환하기에 적합한 문서는 비즈니스에 대해 예상되는 영향이 최소 수준인 문서입니다. 조직에서 "낮은 위험도"를 정의할 때는 "최근에 수정한 문서 제외"와 같은 특정 비즈니스 규칙을 적용하고, "문서 변환 문제가 주의 또는 위험 수준인 문서 제외" 및 "매크로 문제가 있는 문서 제외"와 같이 OMPM에서 반환되는 특정 데이터를 이 규칙과 결합할 수 있습니다. 이처럼 변환에 적합하지 않은 문서를 제외하고 나면 다음 조건을 충족하는 문서가 남습니다.

  • n일(예: n = 30) 동안 수정되지 않은 문서
  • OMPM에서 확인된 변환 문제가 "안전" 수준인 문서
  • OMPM에서 확인된 변환 문제가 없는 문서
  • OMPM에서 확인된 매크로 문제가 없는 문서

OMPM에서는 문제 심각도를 나타내는 범주로 잠재적 문서 변환 문제를 분류합니다. "안전" 수준의 문제란 대부분 심각하지 않으며 비즈니스에 영향을 주지 않는 문제로, 수식에서 레이블을 사용하거나(Excel 2010에서 자동 변환됨) 차트를 포함하는 Excel 파일을 예로 들 수 있습니다. "주의" 또는 "위험" 수준의 문제는 보다 심각할 수 있으며, 이러한 문제가 있는 문서를 변환하면 데이터 또는 기능이 손실될 수 있습니다.

매크로 문제가 있는 파일은 (1) 이전 Office 버전 이후로 변경 또는 제거되었거나 더 이상 사용되지 않는 개체 모델 항목을 사용하는 매크로가 포함된 파일, 그리고 (2) 64비트 버전 Office와 호환되는 것으로 표시되지 않은 함수를 호출하는 매크로의 두 범주로 분류됩니다. OMPM에서는 이러한 매크로 문제의 영향에 대한 자세한 정보가 제공되지는 않지만, 위험을 줄이기 위해 이러한 파일도 변환 가능 문서 목록에서 제외하는 것이 좋습니다.

매크로 문제는 위험/주의/안전 수준의 문제와는 별도로 확인해야 합니다. 즉, 매우 많은 수의 매크로 문제가 확인되는 파일도 변환 문제에서는 "안전"한 문서 또는 변환 문제가 없는 파일로 표시될 수 있습니다. 따라서 "낮은 위험도" 필터를 작성할 때는 이 두 가지 문제를 명확하게 구분해야 합니다.

또한 최근에 수정된 파일도 제외할 수 있습니다. 예를 들어 지난 30일 동안 수정된 파일은 변환하지 않도록 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 사용될 가능성이 거의 없는 문서만 변환됩니다. 이러한 파일 중 일부는 사용된다고 하더라도, 사실상 변환 위험이 없는 문서만 변환하는 것입니다. 작업 환경에 따라 30일이 충분하지 않다고 생각되면 기간을 더 늘립니다.

참고: OMPM 보고 도구에는 파일을 "마지막으로 수정한" 날짜만 표시되며 파일에 "마지막으로 액세스한" 날짜에 대한 정보는 제공되지 않으므로 다소 불편합니다.

문서 변환 방법

아래에는 기본적인 문서 변환 프로세스가 나와 있습니다.

1단계 - 데이터 수집

  • Office 문서가 포함된 네트워크 저장소 확인
  • OMPM 도구 집합 다운로드
  • OffScan.exe를 사용하여 네트워크 저장소에서 Office 문서 검색
  • OMPM 데이터베이스 만들기
  • ImportScans.bat를 사용하여 OMPM 데이터베이스에 검색 결과 가져오기

저장소 확인을 제외한 위의 단계를 수행하는 방법에 대해 자세히 알아보려면 TechNet의 OMPM 설명서를 참조하십시오.

2단계 - 데이터 분석

변환에 적합한 파일을 결정하려면 다음을 수행합니다.

  • OMPM 보고 도구를 사용하여 "낮은 위험도" 필터를 만듭니다.

변환을 통해 절약 가능한 저장소의 용량을 예측하려면 다음을 수행합니다.

  • SQL Server Management Studio에서 "낮은 위험도" SQL 쿼리를 실행하여 파일 크기 데이터를 검색합니다.

3단계 - 실제 변환 수행

변환에 적합한 파일을 변환하려면 다음을 수행합니다.

  • OMPM 보고 도구를 사용하여 필터링된 목록을 내보냅니다.
  • 필터링된 목록을 사용하도록 OFC.ini를 구성하고 OFC.exe를 실행합니다.

이 문서에서는 2단계에 대해 설명합니다. 3단계에 대해서는 별도의 문서에서 설명할 예정입니다. 왜 두 문서에서 각 단계를 따로 설명하냐고요? 2단계는 문서를 변환하는 것이 적합한지를 결정하는 단계이며, 이 단계에서 문서 변환이 재정적 측면에서 적절하다고 판단되면 3단계에서 실제 작업을 수행하기 때문입니다. 2단계에서 문서 변환이 적절하지 못하다고 판단되면 더 이상 게시물의 내용을 확인할 필요가 없으며, 결정 사항에 따른 데이터를 관리 담당자에게 제공하면 됩니다. 즉, 문서 변환을 통해 비용을 줄일 가능성이 없다고 판단되는 경우에는 사용자나 회사에서 이 게시물의 추가 작업을 수행할 필요가 없습니다. 

OMPM 보고 도구를 사용하여 낮은 위험도 필터 만들기

OMPM 보고 도구(OMPM.accdr)를 열고 OMPM 호환성 링크를 선택한 다음 파일 필터 선택(Select a File Filter) 섹션에서 아래쪽으로 이동하여 SQL 사용자 지정(Customize SQL) 단추를 선택합니다. or 조건을 충족하려면 아래의 WHERE 절을 사용하면 됩니다.

WHERE MaxIssueLevelID > 2 AND DATEADD(d,-30,GETDATE()) > ModifiedDate AND FileID not in (SELECT FileID from Uv_FilterMacroIssue)

쿼리를 추가한 후 필터 적용(Apply Filter) 단추를 선택하면 조건에 맞는 모든 파일이 반환됩니다.

아래에 이 작업을 수행하는 OMPM 보고 도구 화면이 나와 있습니다.

위의 예에서는 문서 중 약 74%가 낮은 위험도 조건을 충족하므로 변환에 적합합니다.

SQL 사용이 어려운 경우에는 위의 예가 약간 까다롭게 보일 수 있습니다. 아래 표에는 쿼리의 각 부분에 대한 설명이 나와 있습니다.

절약 가능한 저장소 용량 예측 또는 ROI 결정

변환에 적합한 문서의 수와 비율이 확인되었으면, 해당 문서를 변환하는 경우 절약 가능할 것으로 예상되는 저장소 용량을 파악해야 합니다. TechNet의 설명서에는 OpenXML 파일이 이진 파일보다 "최대 75% 작다"고 나와 있지만, 실제로는 문서 변환 시 크기가 약 56~60% 감소합니다. 계획 단계에서는 문서를 OpenXML 형식으로 변환할 때 필요한 저장소의 양이 50% 감소하는 것으로 예상하는 것이 좋습니다.

OMPM 보고 도구에서는 나열된 모든 파일의 누적 크기가 제공되지 않으므로, OMPM 보고 도구의 검색된 파일(Scanned Files) 탭에서 모든 데이터를 복사하여 Excel 등에 붙여 넣은 다음 파일 크기 열의 합계를 계산할 수 있습니다. 사실 이 방법은 꽤 번거롭습니다.

좀 더 쉬운 방법은 SQL Server Management Studio(SSMS)를 사용하여 OMPM 데이터베이스에 연결한 다음 데이터베이스에 대해 직접 쿼리를 실행하는 것입니다. 이를 위해 수행 가능한 몇 가지 간단한 단계가 아래에 나와 있습니다.

1. SQL Server Management Studio를 엽니다.
2. OMPM 데이터베이스가 포함된 서버에 연결합니다.
3. 새 쿼리 단추를 클릭합니다.
4. 아래 텍스트를 복사하여 쿼리 편집기 창에 붙여 넣습니다.

SELECT

     SUM(Cast(Size as BigInt))/1024/1024/1024

FROM

     Uv_File

WHERE

     (MaxIssueLevel = 'No Issues' or MaxIssueLevel = 'Green')

AND

     DATEADD(d,-30,GETDATE()) > ModifiedDate AND

     FileID not in (SELECT FileID from Uv_FilterMacroIssue)

이 쿼리는 OMPM 보고 도구에서 사용되는 필터와 매우 비슷하지만, 이 경우 더 많은 테이블과 뷰에 액세스할 수 있습니다. 따라서 MaxIssueLevel 필드를 사용하여 MaxIssueLevelID 값이 아닌 "Green" 및 "No Issues"를 지정할 수 있으므로 쿼리를 파악하기가 좀 더 쉽습니다.

쿼리 결과로는 변환에 적합한 모든 파일에서 사용하는 총 용량(GB)을 나타내는 단일 값이 반환됩니다. 계산되는 데이터 값은 매우 클 수 있는데, 파일 크기는 바이트로 표시됩니다. 이러한 이유로 여기서는 CAST 함수를 사용하여 매우 큰 수치를 처리할 수 있는 데이터 형식으로 파일 크기 데이터를 변환합니다. 그런 다음 결과 값을 1024로 세 번 나누어 바이트를 각각 KB, MB, GB 단위로 변환합니다.

아래에 이 쿼리 및 결과 합계 값의 예가 나와 있습니다.

위의 스크린샷에서 위험도가 낮은 모든 문서에 사용되는 공간은 44GB입니다. 절약되는 저장소 용량을 계산할 때는 아래와 같이 매우 간단한 수식을 사용합니다.

 

그러면 문서를 변환하는 것이 적합한지에 대한 결론을 내릴 수 있습니다. 즉, 예상되는 저장소 절약 용량을 통해 일괄 파일 변환 수행 시의 ROI가 투자 가치가 있는지를 결정할 수 있습니다. IT 부서에서 네트워크 저장소에 대해 요금 부과 모델을 구현하는 환경의 경우에는 고객이 절약 가능한 예상 금액을 계산할 수 있습니다. 요금은 보통 반복적으로 부과되므로, 연간 절약 금액 정보도 제공할 수 있습니다. 3년, 4년, 5년 등 장기간에 걸친 예상 절약 금액을 확인하고자 하는 고객도 있으므로, 특정 프로젝트에서 5년 동안 절약 가능한 예상 금액 등의 정보를 제공할 수 있다면 사용자들이 문서 변환의 가치를 명확하게 파악할 수 있을 것입니다.

요약

변환하는 데 적합한 문서를 파악한 다음 해당 문서를 변환하는 과정에서 OMPM을 활용하면 효율적입니다. 이러한 작업은 Office 2010을 배포한 후에 수행하는 것이 좋습니다. 요약하자면, OMPM은 문서 변환 작업에 대한 투자 수익률이 적절한지를 파악하는 분석 도구로 사용할 수 있습니다.

이 문서는 번역된 블로그 게시물입니다. 원본 문서는 Using OMPM Part 1 - Identifying Document Conversion Candidates and Estimating Storage Savings를 참조하십시오.