ZTD 01: Spróbowałem, żyję, jest dobrze!

Równo dwa tygodnie temu napisałem o moich problemach z zarządzaniem czasem (wiem z komentarzy, że nie jest to najszczęśliwsze określenie, ale chyba na tyle popularne, że nie przestanę go póki co używać).

Napisałem również, że podjąłem pewne kroki żeby temu zaradzić, a konkretnie – pobrałem i przeczytałem PDFa o podejściu Zen-To-Done. I żeby nie było tak łatwo – nie skończyłem na przeczytaniu…

Zmiana nawyków

Nie chcę streszczać tu PDFa, ale w dużym skrócie – chodzi o zmianę kilku nawyków (lub czasem wyrobienie nowych). Nawet nie sposobu życia czy organizacji pracy, ale właśnie nawyków!

I co ważne - robienie tego drobnymi kroczkami, bez presji czasu czy presji wyników/zmian jakie mają się dokonać. Ten drugi punkt był dla mnie bardzo ważny.

Nawyk 1: Gromadzenie

Postanowiłem, że przez 2 tygodnie nauczę się i będę wykorzystywał pierwszy dobry nawyk w zarządzaniu czasem - nawyk gromadzenia informacji.

Podobno nasz mózg nie jest przystosowany do zapamiętywania informacji typu “zrobić to, zrobić tamto, pamiętać o tym”. I próba poradzenia sobie z tym “ręcznie” zazwyczaj kończy się kiepsko (w tym w miarę regularnym poczuciem że znowu o czymś zapomniałem, znowu coś zawaliłem).

Jak się udało u mnie?

Z własnego doświadczenia, po dwóch tygodniach prób, mogę śmiało powiedzieć – faktycznie tak jest. Do tej pory nie miałem świadomości tego, że wiele drobnych rzeczy zapominałem (nie tylko służbowo, ale i prywatnie).

Poczynając od prośby żony o wkręcenie żarówki czy zamalowanie plamy na ścianie, poprzez wysłanie komuś materiałów o których wspominał mi przy okazji aż do przygotowania drobnych ale ważnych elementów na stronę www.

Gdy zacząłem wszystko (naprawdę wszystko) co mi przychodzi do głowy zapisywać (i to zapisywać w jednym miejscu) – nagle okazało się, że przestaję zapominać o drobiazgach, które też są bardzo ważne. I były to często sprawy, które można było zrobić w 3 minuty, a które przeciągałem po 2 tygodnie lub zapominałem całkiem.

Żeby to nie było gadanie dla gadania to wycinek mojej listy z ostatnich dni:

Co można tu zaobserwować? Że moje notatki nie mają żadnej struktury, rozdzielania co prywatne a co służbowe. Po prostu są! Ale to naprawdę wystarcza na razie.

A co zauważyłem? Że na przykład czekając w kolejce na poczcie, jadąc samochodem czy czekając 3 minuty aż wszyscy dotrą na spotkanie – jestem w stanie rzucić okiem na listę i zrobić 1-2-3 proste rzeczy (np. wykonać telefon, wysłać komuś krótkiego maila, wbić 3 gwoździe w ścianę, itp.)

Nawet nie wiecie ile radości przynosi odznaczanie kolejnych rzeczy na liście jako “Complete” :) I świadomość tego, że zrobiłem to często przy okazji, bez specjalnego zabierania się za “zadanie do wykonania”.

Nawyk i pomoc technologii Microsoft :)

No jakże bym mógł inaczej opowiedzieć o moich zmaganiach, jeśli nie w kontekście technologii Microsoft i tego gdzie ona mogła mi pomóc.

Miałem pewien problem gdzie i jak gromadzić informacje. Z jednej strony mały notes i długopis jest bardzo wygodny, bo można naprawdę szybko i wygodnie coś zanotować.

Ale jednak zdecydowałem się wykorzystać proste Tasks (Zadania) z Outlooka. Mają one tą dużą przewagę, że notatki robię w 95% na telefonie z Windows Mobile.

Tam w banalny sposób wpisuję tylko temat zadania (w 99% jest on wystarczający bez opisu) i dodaję mu kategorię “Notes” (to chyba można uprościć i nie podawać kategorii – będę do przodu 15 sekund). Po prostu telefon mam praktycznie zawsze przy sobie i praktycznie zawsze jest on pod ręką (a nie jak notes w plecaku czy torbie).

Dzięki Exchange Server moje notatki lądują też automagicznie w Outlooku do którego też zaglądam i dzięki któremu mogę przeszukiwać / organizować to co wpisałem w telefonie.

Myślę, że plusy z korzystania z duetu Outlook/Exchange wypłyną na pewno przy kolejnych krokach/nawykach.

PS. No żeby nie było taki ewangelistycznie – to dodam, że technika ZTD nie narzuca konkretnych sposobów czy metod zbierania informacji. Wybierzcie to co najwygodniejsze i najefektywniejsze dla Was. Ja tylko podpowiadam co się sprawdza u mnie i dlaczego.

Nawyk gromadzenia i inne nawyki

Byłem trochę sceptyczny czy samo gromadzenie informacji bez ich segregowania, przydzielania priorytetów, układania planów – czy to wystarczy żeby zobaczyć jakieś efekty. Okazuje się, że tak – efekty widać!

Ale to, o co pytała mnie znajoma, to m.in. czy zmieniłem coś w moim przydziale czasu na stare projekty. Tu stwierdziłem, że nie – to co mam zawalone czasowo nadal takie jest (i trudno), to jak przydzielałem priorytety normalnym zadaniom/projektem – nadal jest jak było (czyli czasami kiepsko), to jak zabieram się za nowe projekty też jest po staremu (i wiem, że nie w 100% dobrze).

Nie chciałem nagle zmieniać wszystkiego i wywracać tego co robię do góry nogami. Chciałem zmieniać nawyki powoli, nie próbując sobie wmówić, że teraz dzięki ZTD rozwiążę wszystkie stare, bieżące i nowe problemy (związane z czasem).

Czekam cierpliwie na wprowadzenie kolejnych nawyków, bo wiem, że z pierwszym się udało. Przy drugim też nie będę planował jakiś horrendalnie wielkich zmian.

Czas na kolejny nawyk: Przetwarzanie

Od jutra (bo dziś pracuję z domu) zaczynam kolejne dwa tygodnie testu z drugim nawykiem, który dołożę do tego pierwszego.

Tym razem spróbuję odpowiednio przetwarzać spływające do mnie informacje i odpowiednio na nie reagować.

To co zamierzam przy tej okazji zrobić to mocno uporządkować swoją strukturę katalogów w poczcie / Outlooku. Wiem, że teraz mam ją średnio efektywną niestety.

Ale znajomy (dzięki Marcin!) już mi podpowiedział kilka pomysłów, które wydają się rozsądne, a wynikają też trochę z jego doświadczenia i dobrych nawyków. Pewnie ten pierwszy krok ze zmianą może być ciężki, ale widzę, że da się ulepszyć jeszcze wiele rzeczy i to mnie póki co motywuje.

Podsumowanie

Tak jak sugerował tytuł tego posta – spróbowałem, żyję i wygląda na to, że to działa i jest naprawdę lepiej. Co prawda na razie widać z zewnątrz drobne efekty (już np. nie zapominam o co żona mnie poprosiła żebym zrobił przy okazji), ale jednak czuje że dla mnie są one widoczne i spore.

Mam też jedno ciekawe spostrzeżenie – pomysł z gromadzeniem informacji w Windows Mobile (telefonie) “sprzedałem” koleżance z biurka obok. Widziałem jak przez kilka dni cierpliwie wpisywała co chwila coś do telefonu.

Jak zapytałem ją ostatnio – jak tam zapiski – powiedziała, że faktycznie zauważyła drobne plusy. Że załatwia drobne sprawy (np. szybkie telefony) przy okazji i nie musi o nich ciągle myśleć i bać się, że zapomni.

To taka prawdziwa historia na zachętę :)

Comments

• Anonymous
  January 01, 2003
  @Wojciech: Daj mi jeszcze 2-3 dni i napiszę drugą część tego wpisu :) Po ponad pół roku :) Ale generalnie - tak wróciłem do ZTD, opowiem o wrażeniach lada moment.

• Anonymous
  January 01, 2003
  @Marcin: Ja jestem w tym mocno początkujący. Ale to co zacząłem zbierać to na razie naprawdę wszystko. Od wkręcenia żarówki czy pomalowania kawałka ściany w domu, poprzez wysłanie ważnego maila lub wykonanie ważnego telefonu aż po duże rzeczy typu przygotowanie pomysłów na technicnzy rozwój portalu WSS.pl. Nie wpisuję tam natomiast "ciekawostek" - tu postaram się wkrótce opracować dobry pomysł w Outlooku, bo też mi to czasem ginie. A to co widzę teraz, to, że pomaga mi to realizować te najdrobniejsze rzeczy. Ale są one też naprawdę widoczne - bo wreszcie zrobiłem coś co odkładałem 2 tygodnie albo zapomniałem jak tylko przyszło mi do głowy. O projektach na razie nie myślę i robię je "po staremu". Owszem wpisuję je na listę, ale na razie to tyle - wpisuję i już. Mam po prostu nadzieję, że dowiem się o tym jak sobie z tym radzić w kolejnych tygodniach. Bo jak pisałem - nie chcę robić wszystkiego od razu i nie traktuję ZTD jako sposóbu na moje wszystkie bolączki. Teraz następny etap to przetwarzanie - więc pewnie będę się starał w miarę szybko podejmować decyzję co zrobić z danym "taskiem" - wyrzucić, zarchwizować, odłożyć na przyszłość, itp.

• Anonymous
  January 01, 2003
  I jak idzie Ci Mariuszu ZTD ? Dalej używasz tej metody zarządzania czasem czy zrezygnowałeś ?

• Anonymous
  February 24, 2010
  Mariuszu! Już kiedyś słyszałem o ZTD i Twoje posty zmotywowały mnie, aby w końcu spróbować. Zacząłem od nawyku gromadzenia i tutaj mam kilka pytań. Czy pod gromadzeniem rozumiemy zbieranie tasków do zrobienia? Czy także zbieramy jakieś ciekawostki, które mogą się kiedyś przydać? A także w jaki sposób radzisz sobie z zadaniami większymi, przykładowo mamy do zrobienia projekt A, to wpisujesz takiego taska? Mimo tego, że ten projekt będzie realizowany codziennie w pracy przez x dni? Byłbym wdzięczny jakbyś mógł przybliżyć jakie rzeczy tak naprawdę "gromadzisz" :)

• Anonymous
  February 24, 2010
  a widzisz :) mówiłem że Outlook się do tego najlepiej nadaje.

• Anonymous
  February 24, 2010
  to przy okazji dodam a propos tematu, że kiedyś na virtual study była fajna sesja sesja właśnie o zarządzaniu czasem - warto obejrzeć:) a podobno mają być następne http://virtualstudy.pl/spis-publikacji/165-zarzdzanie-czasem-celami-i-zadaniami.html choć ja to mam raczej jeszcze inny problem - tendencję do przekładania w czasie rzeczy mniej ciekwych jak tylko można na później  - choć też z tym walczę ostatnio pod hasłem "zrób to teraz";)

• Anonymous
  February 24, 2010
  Dzięki Mariuszu za odpowiedzi i liczę, że dalej będzie opisywał swoje postępy z ZTD :)

• Anonymous
  February 24, 2010
  @Marcin Iwanowski: Należy zapisywać rzeczy, które chcemy zapamiętać. Są dwa rodzaje rzeczy - te, które wiążą się z koniecznością działania (actionable) i te, które po prostu chcemy zapamiętać (reference).

• Anonymous
  February 25, 2010
  Nigdy nie miałem okazji (potrzeby?) zastosowania w praktyce metod zarządzania czasem. Z doświadczenia jednak wiem, że jeżeli te "najcięższe" czynności, na które nie mamy ochoty wykonamy niejako przez siłę, to zostanie dużo cennego czasu na inne rzeczy. Czasem warto się zmusić do działania.