Jak opóźnić wysyłkę maili?

Na pewno każdemu z Was zdarzyło się wysłać jakiś mail i dosłownie 10-15 sekund później (a czasem jeszcze wcześniej) krzyknąć "o nie!", wiedząc, że albo wysłaliśmy go nie tej osobie co trzeba, albo zapomnieliśmy czegoś wykasować, albo czegoś nie dodaliśmy (np. załącznika).

Jest na to dobra rada, którą ja dosyć intensywnie kiedyś wykorzystywałem w Outlooku (PS. tak, wiem, że w GMail też to można zrobić). A że wczoraj w biurze padły słowa trochę mocniejsze niż "o nie!" to postanowiłem pomóc kolegom z tą kwestią. A że pomyślałem, że może i Wam się przyda taka mini-porada - stąd ten post na blogu.

Jeśli macie Outlook 2010 to ten opis będzie dokładnie dla Was, natomiast korzystając ze starszych wersji na pewno Wam sie uda do tego dojść :)

Reguły Twoim przyjacielem

Mój pomysł był banalny. Nie chciałem z jednej strony ustawiać sobie ręcznego wysyłania czy odbierania maili (bo to jest mało wygodne i mało skuteczne - po pewnym czasie po napisaniu maila od razu naciskamy przycisk wysyłki/synchronizacji). Z drugiej strony najodpowiedniejszą opcją wydało się opóźnić choć o chwilę wysłanie maila po kliknięciu na przycisk "Wyślij".

To z czego można skorzystać to oczywiście reguły, które w Outlooku można sobie dosyć mocno konfigurować.

Mała instrukcja

Dostaniecie się do nich przez menu File > Info > Manage Rules & Alerts. Będziemy musieli tam stworzyć nową regułę , które dla każdego wysłanego maila zrobi małe opóźnienie w jego faktycznej wysyłce do serwera poczty.

W okienku reguł wybieramy New rule... a następnie Start from a blank rule i Apply rule on messages I send. I oczywiście Next >

Na kolejnym ekranie (z wyborem warunków do spełnienia) nie zaznaczamy nic, w po kliknięciu na Next potwierdzamy, że tak, zgadzamy się aby taka reguła dotyczyła WSZYSTKICH maili wychodzących ze skrzynki.

Na następnym ekranie (z wyborem akcji) wybieramy "defer delivery by a number of minutes". Mamy tu możliwość określenie jak długo mail po kliknięciu na "Wyślij" ma poleżeć jeszcze w skrzynce nadawczej.

Ja generalnie sugerowałby stosunkowo długi czas 5 minut. Oczywiście można ustawić sobie i krótszy (np. 1 minuta).

Do końca doklikamy się już bez problemów i za chwilę będziemy mieli gotową regułę.

Małe uwagi

Ważne jest to, żeby jakoś tam pamiętać o tej regule, bo nie raz zdarzyło mi się, wysłać niby maila i szybko uśpić komputer (np. przed wyjściem z biura). Później się okazywało (po pół dnia czy dłużej), że mail oczywiście nie został wysłany i nie dotarł do adresata.

Drugą ważną kwestią jest to, że reguła ta jest tylko "client-only" , czyli zadziała tylko i wyłącznie w Outlooku. A jeśli spróbujemy coś zrobić przez interfejs webowy (OWA), to tam wysyłka będzie się odbywała bez opóźnienia (to samo z telefonem).

A może Wy jeszcze macie jakieś uwagi albo swoje spostrzeżenia? A może macie jeszcze lepszy pomysł? Sam też z chęcią się dowiem.

Comments

• Anonymous
  January 01, 2003
  @Shadowchaser: No to jest właśnie ciekawe, że zauważam, że wiele rzeczy wydaje mi się oczywistych, a później nagle widzę zainteresowanie dookoła jak coś o tym mówię... Dlatego jednak będę publikował takie czasem oczywiste posty również :) Z krzaczkami w BCC to jest to pewien sposób, ale trzeba o tym pamiętać :) @grala: Jak dostanę do rąk WP7 to pewnie będę testował. Ale możliwe, że ze względu na uwagę że jest to client-only to może nie będzie czegoś takiego na WP7.

• Anonymous
  January 01, 2003
  Bardzo dobra porada!

• Anonymous
  January 01, 2003
  Fajnie, że wygrzebałes tę dość często stosowaną w corpach regułę warto stosować ją np. w mailach do szefa:)

• Anonymous
  December 03, 2010
  Dobra rada, dzieki! U mnie w firmie managerowie radzili sobie poprzez wpisywanie "krzakow" do bcc, wtedy nie mogli przez przypadek wyslac maila. Ale Twoj sposob jest lepszy, bo daje czas nawet juz po "wysylce" i nie trzeba nic dodatkowo robic.

• Anonymous
  December 03, 2010
  Kiedyś to częściej używałem, teraz ze względu na to co piszesz (usypainie, zamknięcie klapy, padnięcie bateri) wole jak od razu maile idą. Napisz lepiej czy coś takiego będzie można ustawić nw WM7 :) Niestety na na mobilu 6.5 nie da się:) a tam by mi się bardziej przyadło zarówno do maili jak i do smsów, częściej popełniam błędy szczególnie w podróży ;-)

• Anonymous
  December 03, 2010
  Fajne rozwiązanie do którego nigdy nie udało mi się nikogo przekonać ;). W moim przypadku sprawdza się jedna minuta. W praktyce myśl, że coś jest 'nie tak' pojawia się w ciągu kilku sekund od kliknięcia 'send'. Trochę skomplikowałam sprawę dodając wyjątki - adresy na które maile idą od razu.

• Anonymous
  December 21, 2010
  1 minuta to za mało: opóźnienie wysłania liczy się w "pełnych" minutach - czasem może to być 50sek a czasem tylko 5sek, dlatego lepsze jest 2min. Wyjątki: Ja stosuję (z powodzeniem) słowa kluczowe w treści wiadomości - reguła reaguje na "Tomek." (i wtedy nie opóźnia) ale już np. na "Tomek" nie - odbiorca nie widzi różnicy, a ja w momencie wysyłania poczty mogę zadecydować o wcześniejszym wysłaniu - wadą jest tylko, że wszelkie późniejsze e-maile w danym temacie też będą wychodziły wcześniej.