SharePoint Server 2013 中的数字资产管理概述

适用于：2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

本文介绍数字资产 (也称为富媒体) ，并定义了与在 SharePoint Server 2013 中管理数字资产相关的关键术语。 本文还介绍了使用 SharePoint Server 2013 中的资产库管理数字资产的各个方面，介绍了资产库的主要用户，并概述了在 SharePoint Server 2013 中使用资产库的常见方案。

有关如何规划用于管理数字资产的解决方案的详细信息，请参阅 在 SharePoint Server 2013 中规划数字资产库。

越来越多的办公室工作人员创建或重用图像和其他富媒体资产，作为其日常工作的一部分。 但是通常情况下，部门或企业级别没有优化的集中式存储库来存储这些资产。 集中式存储库让用户可以轻松地发现和重用其他人已经创建好的富媒体资产。 SharePoint Server 2013 中的资产库可以通过提供用于存储和管理数字资产的专用存储库来节省组织时间和其他资源。 用户不再需要在网络上的多个位置查找资产，也无需从头开始重新创建资产。 通过使用集中式存储库来管理数字资产，组织还可以对品牌敏感内容进行更严格的控制，并且可以确保仅将产品的审核资产提供给相应的用户。

关于数字资产管理

数字资产是指图像、音频或视频文件，或组织可以在企业的各个应用程序中使用的其他可重用富内容片断。 SharePoint Server 2013 中的资产库使用户能够在组织中轻松创建、发现和重用现有数字资产。

在 SharePoint Server 2013 中，使用资产库来存储和与用户共享数字资产。 资产库是 SharePoint Server 2013 库模板，自定义为使用专为存储和编目富媒体资产而设计的内容类型。

管理数字资产的一个有效解决方案会指定以下内容：

• 要为每种类型的资产提供的元数据。

• 资产所需的存储空间量以及向用户提供资产时需考虑的性能问题。

• 在资产生命周期的每个阶段存储资产的位置。

• 在资产生命周期的每个阶段如何控制对资产的访问。

• 在组织内如何移动资产，因为团队成员都会参与资产创建、审阅、批准、发布和处置。

• 对资产应用哪些策略以确保正确审核资产相关操作、正确保留或处置资产并保护组织的重要资产。

• 如何将资产作为公司记录进行处理，以及根据要求和公司指南必须保留哪些资产。

有关如何使用 SharePoint Server 2013 规划数字资产解决方案的信息，请参阅 在 SharePoint Server 2013 中规划数字资产库。

资源库的用户

SharePoint Server 2013 中资产库的用户通常属于以下三个类别之一：

• 资产的创建者。 这包括创建单个资产的用户，例如图形艺术家、视频制作者或营销文案撰稿人，以及向资源库提交资产的用户。 例如，图形艺术家可能会创建多种分辨率和大小的产品徽标（包括彩色和黑白两种模式），然后将所有版本的徽标上载到资源库，以供产品营销团队的其他成员使用。

• 资产管理者。 这包括管理库中的资产的人。 他们负责端到端工作流，包括从资产首次提交到发布再到资产过期。 他们也负责管理和组织库中的资产。 例如，资产管理者可能会提取多个版本的产品徽标并在库中对其进行恰当的分类、添加关键字等重要元数据，并设置在此后资产无法使用的日期。

• 资产的使用者。 这包括必须查找和使用库中的资产来创建其他工作产品的人。 例如，网站设计师在创建产品网站的营销页面时可能会使用资源库中的产品徽标。

在一定条件下，这些用户之间可以会有交叉。 例如，具有向库中上载资产的权限的用户可能也有权限在提交到存档时对资产进行分类和管理。 资产创建者也可以是资产使用者，例如当他们查找和使用添加到其他工作产品的资产，并随后将自己的工作产品作为单独的资产上载库中时。 例如，视频制作者在制作产品视频时可能会使用产品徽标，然后将视频作为单独的资产上载到库中。

在 SharePoint Server 2013 中管理数字资产

SharePoint Server 2013 提供名为“资产库”的库模板，该模板已自定义为使用专为存储和编目富媒体资产设计的新图像、音频和视频内容类型。 这些新内容类型使用新的列类型，如预览、图片大小、图片拍摄日期、长度（秒），这些类型是特定资产的元数据。 资源库还具有预览模式，在该模式下当您指向某个资产时可以显示缩略图和部分元数据。 企业关键字可以分配给资产，使其可以通过搜索更轻松地发现。 关键字可以在上载新资产时由资产创建分配，也可以稍后由资产管理者添加。 用户可以对资产进行评分，此功能为资产提供了更多元数据。 稍后当资产显示在 Web 部件中时可以使用元数据。 例如，如果您的培训视频库已被用户查看并评分，您可以使用 Web 部件在网页上显示评分最高的视频。

资产创建者和资产管理者在要上载、分类和管理资产的资源库中直接操作。 资产使用者可以浏览库，以查找要插入到其他应用程序的项目中的资产。 资产使用者可以从 Office 应用程序浏览资产库，并将资产插入打开的应用程序，例如 Word 或 PowerPoint。

可以通过以下方式在 SharePoint Server 2013 中向用户显示数字资产：

• 允许用户浏览资源库。

• 将 Web 部件插入到工作组网站上的网页。

• 使用发布网站上发布网页上的视频字段控件。

• 使用内容查询 Web 部件。

您用于向资源库用户显示资产的特定方式取决于用户是谁、他们如何使用库中的资产以及哪些显示资产的方式最适用于某种方案。

除了属于资产库的功能之外，还可以利用 SharePoint Server 2013 功能，例如工作流、路由、规则和策略。 这些功能有助于在资产进入资源库时对资产进行管理、跟踪资产进度、在审批后自动发布资产并设置资产到期日期。

使用资源库的方案

具有编辑权限的用户可以将资产库添加到任何 SharePoint Server 2013 网站集或网站。 下表描述其中可使用数字资源库的可能方案。

应用场景	说明
公司品牌库	资源库可存储公司品牌资产，如徽标、图片和其他数字资产以及工作流和策略以帮助管理内容。 创作团队可以将数字资产提交到其在其中审核和发布的资源库。 内容管理员可管理和编辑数字资产，以确保它们正确标记和组织。 需要公司徽标或品牌资产的信息工作者和 Extranet 合作伙伴使用库查找所需的内容。
部门门户站点	资源库是单个门户网站的图片和富媒体存储库。 在此方案中，任何参与者或设计者都可以向库中上载徽标和图片，以供其他人查看和使用。 内容通常由参与者管理，添加和管理内容有最低工作流或策略。 例如，部门门户站点库可能有多个参与者，但只有几个审核者。 网站作者和网站设计者使用库中的内容，方法是查看、下载并将其插入到工作产品中，如文档或演示文稿。
工作组网站	与部门门户站点相似，但更小。 资源库是某个工作组网站的图片和富媒体存储库。 在此方案中，任何团队成员都可以将资产上载到库中以供其他团队成员查看和使用。 内容由参与者按需管理，具有最低工作流或策略。 团队成员使用库中的内容，方法是查看、下载并将其插入到工作产品中，如文档或演示文稿。
企业存档	资源库存储图片、 视频、 文档和其他具有历史对组织有价值的资产。 用户可以提交当前和过去的项目，这些项目由管理库的管理者收集、扫描、组织和标记，以便其他用户可以浏览、搜索和查看存档内容。
部门的媒体共享网站	资源库存储音频和视频文件。 在此方案中，任何人均可参与到库中，对库中项目的管理最少或无需管理。 库已启用评分，并与资产社交标记相结合，以推动库中资产的架构和呈现。