在 SharePoint Server 2013 中规划信息管理策略

适用于：2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

信息管理策略是用于某种类型的内容的规则集。 策略中的每个规则是一个策略功能。 例如，信息管理策略功能可以指定某种类型的内容应保留多久，或者它是否提供文档审核。 信息管理策略使您可以控制谁可以访问组织信息，他们可以对信息执行什么操作，以及信息应保留多久。

信息管理策略和策略功能

注意

在本文中，术语策略指信息管理策略，除非另有指定。

可以实施帮助组织满足法律规定要求的策略，如需要保留记录。 例如，组织用于确保员工记录按照法律建议指南处理的人力资源策略包括以下策略功能：

• 审核，以记录每个员工相关的文档的编辑和查看历史记录。

• 保留期，以确保不会不必要地长时间保持在制品内容。

• 打印限制，以确保仅在安全的打印机上打印与员工相关的敏感单据。 请注意，这是自定义策略功能的一个示例，必须使用 SharePoint Server 对象模型实现或从第三方软件供应商处获取。

策略功能作为在 SharePoint Server 上运行的程序实现。 它们可以由服务器管理员启用和配置，启用后即可供网站管理员使用以定义策略。 SharePoint Server 包含策略功能，可帮助你管理内容。 通过使用 SharePoint Server 对象模型，您可以设计和安装满足独特企业需求的自定义策略功能。

当组织将 Office 客户端应用程序与 SharePoint Server 一起使用时，将同时在服务器和客户端应用程序中强制实施策略。 这将以透明方式执行；适用于文档的策略功能在与文档相关的策略声明中描述，策略感知应用程序使用户不能执行违反文档策略的任务。

要实施策略，将其与网站中的内容类型、库或列表相关联。

可以通过以下方法将策略与库、 列表或内容类型相关联：

• 将策略功能与网站集策略相关联，然后将该策略与内容类型、列表或库相关联。 网站集的顶级网站包括网站集策略库，顶级网站的管理员可以创建新的策略。 创建网站集策略后，您可以将其导出使其他网站集的管理员可以将其导入到网站集策略库。 这使您可以将组织内的策略标准化。

  网站集策略与内容类型关联且该内容类型与列表或库关联时，列表或库的所有者不能修改列表或库中的网站集策略。 这可以确保分配至内容类型的策略在网站层次结构的每个级别强制执行。

• 将策略功能集直接与内容类型关联，然后将该内容类型添加到一个或多个列表或库。 要确保使用此方法创建的策略用于整个网站集，请将其与顶级网站集的网站内容类型库中的内容类型相关联。 这样，网站集中该内容类型的每个项目以及从原始内容类型继承的内容类型的每个项目将具有策略。 当您使用将策略与内容类型相关联的此方法时，在其他网站集中重复使用此策略将更加困难，因为使用此方法创建的策略将无法导出。

  注意

  要更加严格地控制在网站集中使用哪些策略，网站集管理员可以禁用在内容类型上直接设置策略功能的功能。 限制在内容类型上设置策略功能时，内容类型设计人员可以仅将网站集策略库中的策略与内容类型相关联。

• 将策略功能集直接与列表或库关联。 您可以仅在列表或库不支持多种内容类型时使用此方法。 创建策略的此方法仅用于适用于单个列表或库的狭义定义策略。

  注意

  要更加严格地控制在网站集中使用哪些策略，网站集管理员可以禁用在库上直接设置策略功能的功能。 限制在库上设置策略功能时，内容类型设计人员可以仅将网站集策略库中的策略与库相关联。

与 Office 系统应用程序的信息管理策略集成

SharePoint Server 信息管理策略在 Office 客户端应用程序中公开。 在服务器上配置信息管理策略时，您可以写入策略声明，向信息工作者告知对文档实施的策略。 例如，信息声明可能指示文档将在特定时间后删除，或者包含不应在公司外传播的敏感信息。 声明可能还会提供信息工作者需要关于策略的更多信息时的联系人姓名。

自定义策略功能可以集成到 Office 客户端应用程序中。 但是，必须实现希望可从 Office 客户端应用程序获取的特定于策略的行为，并且必须为用户提供一种通过加载项等机制将这些行为安装在其客户端计算机上的方法，以便从 Office 客户端应用程序获取这些行为。 例如，如果您实施限制用于打印内容类型的打印机的自定义策略功能，您必须为 Microsoft Office 客户端应用程序提供自定义加载项，以从这些应用程序实施限制。

SharePoint Server 中可用的策略功能

本部分介绍 SharePoint Server 中包含的策略功能。

• 保留 保留策略功能使您可以定义保留阶段，以及在每个阶段结束时执行的操作。 例如，您可以为特定库中的所有文档定义分两个 阶段的保留策略，该策略将在文档创建一年后删除文档的所有先前版本，并在文档创建五年后声明该文档为记录。

  一个阶段结束后可以执行的操作包括：

  • 将项目移动到回收站

  • 永久删除项目

  • 将项目传输到另一个位置

  • 启动工作流

  • 跳到下一阶段

  • 将项目声明为记录

  • 删除项目的所有以前草稿

  • 删除项目的所有以前版本

• 审核 审核策略功能记录对文档和列表项执行的事件和操作。 您可以对审核进行配置以记录以下事件：

  • 编辑文档或项目

  • 查看文档或项目

  • 将文档签入或签出

  • 更改文档或项的权限

  • 删除文档或项

• 标签 标签策略功能指定与文档或列表项类型关联的标签。 标签是 SharePoint Server 根据您指定的属性和格式生成的可搜索文本区域。 例如，在法律公司，与法律事务相关的文档可能包括包含客户名称、案件编号和分配给该案例的律师的标签。 在打印版本的文档中，标签作为在打印副本中显示文档属性的方式尤其有用。 在将标签用于文档时，您可以将标签与列表项关联并在列表视图中包含该标签。

  注意

  标签策略功能已弃用，不应在 SharePoint Server 2013 或 SharePoint Server 2016 中使用。

• 条形码 条形码策略功能使您可以通过为文档创建唯一标识符值并在文档中插入该值的条形码图片，来跟踪文档的物理副本。 默认情况下，条形码符合常用的 Code 39 标准 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39)，您可以使用策略对象模型与其他条形码提供程序相兼容。

计划文档策略

计划解决方案的策略时，请首先确定组织范围的策略需求，然后设计网站集策略以满足这些需求，并分配这些策略使其包含在所有相关网站集的网站集策略库中。 这可能需要规划自定义的策略功能。 请注意，如果您的策略需要自定义策略功能和资源，必须在使用解决方案的所有服务器场上安装和启用这些功能和资源。

组织范围策略的典型示例是设计用于在组织所有部门之间推广产品规范审核与保留最佳做法的策略。 单个网站集策略设计应用于所有产品规范，确保它们一致审核并保留。 设计和测试网站集策略后，将其导出然后导入到存储产品规范的其他网站集的网站集策略库中。 然后将策略与不同网站集中的所有产品规范内容类型相关联，以对所有产品规范施加策略。

另请参阅

有关本文 Microsoft 365 版本中的 SharePoint，请参阅 创建和应用信息管理策略。