在电子数据展示 (预览版) 中配置历史版本

电子数据展示 ( (预览版中的历史版本) 功能) 允许组织中的电子数据展示经理搜索和收集存储在 SharePoint 和 OneDrive 中的所有文档版本的内容。 然后，可以将该内容添加到审阅集中进行分析和审阅。 此功能可帮助你查找和查看文档的特定版本中可能与案例或调查相关的内容，即使同一文档的最新版本不包含相关信息也是如此。

若要支持电子数据展示中的历史版本功能，SharePoint 管理员必须为其组织中的网站启用版本控制。 然后，当用户修改 SharePoint 或 OneDrive 中的文档时，会在文档保存 (或自动保存) 时创建隐式常规版本。 SharePoint 版本控制允许跟踪对 SharePoint 项执行的活动， (包括文档、事件和任务) 。 此版本控制功能留下可在法律调查中提供证据的审核线索。 组织可以使用这些较旧版本的文档，组织可能需要在法庭发现法律事务期间共享具有敏感或相关内容的此类版本。

在电子数据展示管理员打开组织的历史版本，然后为特定 SharePoint 网站激活它后，SharePoint 内容推送服务会对已激活网站上文档的所有主要和次要版本进行爬网，然后发送这些版本进行索引。 爬网和索引过程完成后，文档及其版本可用于电子数据展示搜索。 只要可以通过版本历史记录) (访问特定版本，就可以在电子数据展示搜索中发现该版本。

提示

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SharePoint 网站性能

为站点启用历史版本后，站点的性能将与启用站点之前的性能相同。 启用后在网站上执行的爬网和索引过程以较慢的速度进行，并在非高峰时段执行。 为网站启用历史版本会启动一个回填过程，该过程会查找站点上文档的所有版本，然后将这些版本发送到索引。 根据站点的文档版本数量，此回填过程可能会影响服务运行状况。 可以通过以下方式缓解这种影响：

• 我们会尽最大努力在非高峰时段处理这些版本。
• 我们在最低优先级队列中处理文档版本，这允许将大多数服务资源委托给用户更改。

设置历史版本

若要在电子数据展示中启用历史版本，你的组织必须将其打开，然后激活特定网站，以便对这些网站上存储的所有文档版本编制索引以供搜索。 在为历史版本设置电子数据展示之前，必须在 SharePoint 中启用版本控制支持。

步骤 1：在 SharePoint 中启用版本控制

第一步是在 SharePoint 中启用版本控制，以便保留文档的所有版本。 有关说明，请参阅 SharePoint 中的版本控制。

重要

在多地理位置环境中，当前不支持将 SharePoint 网站添加到历史版本。 只有组织的主域才为历史版本启用。

步骤 2：打开历史版本

重要

打开历史版本后，将无法在公共预览版期间将其关闭。 在正式发布历史版本后，可以将其关闭。

下一步是在电子数据展示中打开历史版本。 若要为组织启用历史版本，用户必须是全局管理员或电子数据展示管理员 (电子数据展示管理员角色组) 中的电子数据展示管理员子组的成员。 启用历史版本后，它将应用于整个组织。

重要

Microsoft 建议使用权限最少的角色。 最大程度地减少具有全局管理员角色的用户数，有助于提高组织的安全性。 详细了解 Microsoft Purview 角色和权限。

1. 在 Microsoft Purview 门户中，导航到 “设置”>电子数据展示> *历史版本 (预览版) 。

2. 在 “设置” 页上，选择“ 历史版本 (预览) ”选项卡，然后将“ 历史版本租户控件 ”开关切换为“打开”。

   注意

   将显示一条警告，指出你无法关闭历史版本。 在功能正式发布之前，你将无法关闭历史版本。

3. 选择“ 是 ”以打开历史版本。

步骤 3：激活 SharePoint 网站

为组织启用历史版本后，最后一步是激活 SharePoint 网站以支持历史版本。 通过将网站添加到“ 历史版本 ”选项卡上) 的网站列表来激活网站 (时，将重新绘制网站，并索引该网站上存储的所有文档版本以供搜索。

注意

在历史版本的公共预览版期间，每个组织有 100 次站点激活的限制。 每当为历史版本启用或禁用站点时，将计入此限制的激活。 如果启用多个站点，每个站点将计为一次激活。 激活总数显示在“ 历史版本 ”选项卡上。

1. 在“电子数据展示设置”页上的“历史版本”选项卡上，选择“启用”以激活历史版本的站点。 将显示一个浮出控件页面，其中包含组织中所有 SharePoint 网站的列表。

2. 选择要激活的站点，然后选择“ 启用 ”以针对历史版本激活它。 可以使用搜索框搜索特定网站。

   注意

   将显示一条警告，指出网站上的文档版本已编制索引，并且此索引过程需要一些时间才能准备好搜索版本。 警告还指出，30 天内无法禁用所选站点的历史版本。

3. 选择“ 是 ”以激活历史版本的站点。 站点将添加到已激活站点列表中。 显示站点激活数的计数器也会更新。

4. 针对要为历史版本激活的每个站点重复上述步骤。

根据站点的文档数和每个文档的平均版本数，我们尝试估计每个站点的文件总数。 基于此，对索引可能需要多长时间的估计如下：

Number of versions / (Processing rate of 100,000 files per day ) + .5 days = Total number of days to process a site

半天作为缓冲区添加，因为站点上的版本的索引已优化为在非高峰时段运行。

例如，如果站点的文档总数和所有版本为 150,000，则处理历史版本的站点至少需要两天时间：

150,000 files/100,000 files per day + .5 days = 2 days

重新激活和停用网站

停用以前激活的站点时，会触发清理过程。 此过程需要一段时间才能完成。 如果再次激活同一站点，则必须重新运行对站点重新编制索引的回填过程。 清理和回填过程都占用大量时间和资源。 我们建议你仔细考虑并计划要为历史版本激活哪些站点，以便避免重复激活和停用站点的历史版本。