แชร์ผ่าน

คำแนะนำสำหรับการจัดงานประจำและงานไม่ประจำอย่างเป็นทางการ

  • บทความ

นำไปใช้กับคำแนะนำรายการตรวจสอบความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานที่ได้รับการออกแบบอย่างดีนี้: Power Platform

โออี:02 ทำให้เป็นทางการในการดำเนินการตามกิจวัตรประจำวัน ตามความจำเป็น และงานปฏิบัติการในกรณีฉุกเฉินโดยใช้เอกสาร รายการตรวจสอบ หรือระบบอัตโนมัติ มุ่งมั่นเพื่อความสม่ำเสมอและความสามารถในการคาดเดาได้สำหรับกระบวนการของทีมและผลงานส่งมอบโดยนำแนวปฏิบัติและแนวทางชั้นนำของอุตสาหกรรมมาใช้ เช่น แนวทาง "เลื่อนไปทางซ้าย"

คู่มือนี้จะอธิบายคำแนะนำสำหรับการจัดงานประจำและงานไม่ประจำอย่างเป็นทางการ การทำให้งานประจำและงานไม่ประจำเป็นทางการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับแนวทางการจัดการปริมาณงานที่มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ การใช้เครื่องมือและแนวปฏิบัติที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในอุตสาหกรรมช่วยให้ทีมดูแลปริมาณงานเพิ่มประสิทธิภาพและความสม่ำเสมอ และทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติเมื่อใช้งานได้จริง แนวปฏิบัตินี้ช่วยลดความเสี่ยงหากไม่ได้เตรียมพร้อมเมื่อเกิดปัญหา และช่วยให้แน่ใจว่าการสนับสนุนปริมาณงานจะมีประสิทธิภาพ ความสม่ำเสมอเกี่ยวกับวิธีการจัดการงานประจำ งานชั่วคราว และงานฉุกเฉินช่วยให้สมาชิกในทีมปริมาณงานสามารถลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและเสริมสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของร่วมกัน

กลยุทธ์การออกแบบที่สำคัญ

กระบวนการที่สอดคล้องกันทำให้คุณภาพงานของคุณสามารถคาดการณ์ได้ และคุณภาพงานที่คาดการณ์ได้ก็ช่วยให้การรองรับปริมาณงานราบรื่นยิ่งขึ้น เพื่อให้กระบวนการของคุณมีความสม่ำเสมอ คุณจะต้องสร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการและจัดทำเอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน การกำหนดมาตรฐานช่วยให้ทีมปริมาณงานรักษาและปรับปรุงปริมาณงานอย่างต่อเนื่องภายใต้การกำกับดูแลโดยรวมขององค์กร ใช้กลยุทธ์ต่างๆ เช่น ระบบอัตโนมัติและแนวทางการเลื่อนไปทางซ้ายเพื่อลดพื้นที่ที่อาจเกิดความคาดเดาไม่ได้ให้เหลือน้อยที่สุด

การกำหนดมาตรฐานกระบวนการมีหลายรูปแบบ ด้านล่างนี้คือคำแนะนำทั่วไปบางส่วน:

  • กระบวนการที่คุณกำหนดมาตรฐานควรครอบคลุมทุกด้านของการจัดการปริมาณงาน: ความน่าเชื่อถือ ความปลอดภัย ประสิทธิภาพ ประสบการณ์ และกระบวนการปฏิบัติงาน ทีมงานภาระงานควรมีความเป็นเจ้าของกระบวนการเท่าที่จำเป็นเพื่อรักษาและปรับปรุงภาระงานอย่างต่อเนื่องภายใต้การกำกับดูแลโดยรวมขององค์กร

  • คู่มือที่คุณจัดทำจะรวบรวมขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของคุณและกำหนดวิธีดำเนินการต่างๆ แต่คู่มือจะไม่มีวันสิ้นสุด ขั้นตอนควรพัฒนาไปตามปริมาณงานและเมื่อทีมของคุณพัฒนาขึ้น ตรวจสอบและท้าทายมาตรฐานเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ามีมาตรฐานที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณในขณะนี้ เอกสารของคุณควรมีเทมเพลตและควบคุมเวอร์ชันเพื่อให้แน่ใจว่ารูปแบบเอกสารมีความสอดคล้องกันและมีบันทึกการตรวจสอบและการอัปเดต

  • แบ่งงานประจำ งานชั่วคราว และงานฉุกเฉินออกเป็นรายการตรวจสอบที่เข้าใจง่าย เพื่อให้ทีมดูแลปริมาณงานสามารถบรรลุความสอดคล้องในกระบวนการของตน และลดพื้นที่ที่อาจเกิดความคาดเดาไม่ได้ให้เหลือน้อยที่สุด

ตัวอย่างของงานประจำคือกระบวนการใช้การอัปเกรดกับโซลูชันที่อยู่ในสภาพแวดล้อมการทำงานจริง เมื่อคุณตัดสินใจว่าคุณจำเป็นต้องดำเนินการอัปเกรดโซลูชัน ทีมดูแลปริมาณงานอาจสร้างรายการตรวจสอบที่มีรายการต่างๆ เช่น

  • ทดสอบการอัปเดตในสภาพแวดล้อมการทดสอบและการจัดเตรียม

  • สร้างคำขอการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อปรับใช้การอัปเกรดในการผลิต

  • อัปเดตเอกสารประกอบ เช่น วิกิหรือฐานความรู้เพื่อให้สะท้อนถึงข้อมูลล่าสุด

  • ตรวจสอบช่วงเวลาหยุดให้บริการเพื่อลดการหยุดชะงักให้กับผู้ใช้งาน

    โฟกัสรายการตรวจสอบแต่ละรายการในงานที่แยกกันที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

  • งานชั่วคราวและงานฉุกเฉินเป็นงานเฉพาะสถานการณ์ แต่ผู้ปฏิบัติงานควรเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตนอย่างชัดเจน พวกเขาจำเป็นต้องรู้วิธีโต้ตอบกับทีมดูแลปริมาณงานและกับทีมอื่นๆ ในองค์กรเพื่อทำงานงานประเภทเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

    ตัวอย่างเช่น งานชั่วคราวอาจเกี่ยวข้องกับการเปิดใช้งานการตั้งค่าหรือคุณลักษณะสภาพแวดล้อมใหม่ หรือการใช้ส่วนประกอบของโค้ดสำหรับประสบการณ์ของนักพัฒนา อาจไม่มีรายการตรวจสอบที่สมบูรณ์สำหรับการทดสอบทรัพยากรประเภทนี้ อย่างไรก็ตาม ควรมีรายการตรวจสอบทั่วไปสำหรับการเพิ่มทรัพยากรหรือคุณลักษณะใหม่ให้กับสภาพแวดล้อมและมาตรฐานของคุณ ซึ่งครอบคลุมการทดสอบประสิทธิภาพ ความปลอดภัย และความน่าเชื่อถือในแต่ละขั้นตอน

    ในทำนองเดียวกัน แผนการตอบสนองต่อเหตุการณ์ฉุกเฉินของคุณควรกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบตลอดจนกระบวนการและขั้นตอนทั่วไปอย่างชัดเจน คุณต้องปฏิบัติตามแผนนี้ในสถานการณ์ฉุกเฉินเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

    การปฏิบัติงานชั่วคราวและฉุกเฉินยังเป็นโอกาสที่ดีในการเรียนรู้วิธีปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของคุณ ขอให้ทีมดูแลปริมาณงานไตร่ตรองถึงวิธีที่การดำเนินงานจะราบรื่นยิ่งขึ้น และพิจารณาว่าการอัปเดตกระบวนการที่มีอยู่จะเป็นประโยชน์ต่ออนาคตหรือไม่

  • นำแนวทางปฏิบัติที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในอุตสาหกรรมมาใช้เพื่อลดเวลาที่ทีมของคุณใช้ในการคิดค้นกระบวนการและมาตรฐาน การติดตามแนวปฏิบัติที่คล่องตัว ด้วย Scrum การจัดระเบียบงานของคุณผ่านบอร์ดคัมบัง และการนำหลักการทำงานแบบ เลื่อนไปทางซ้ายมาใช้ล้วนเป็นตัวอย่างของแนวปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรทุกขนาด องค์กรที่เติบโตเต็มที่หลายแห่งใช้ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่ควบคุมเวอร์ชัน วิกิ คู่มือพนักงานใหม่ และคู่มือการปฏิบัติงานเพื่อบังคับใช้ความสอดคล้องกัน

    อาศัยประสบการณ์ของทีมของคุณเพื่อตัดสินใจว่าแนวทางปฏิบัติใดเหมาะสมกับการจัดการวงจรชีวิตภาระงานของคุณ เรียนรู้จากทีมอื่นเกี่ยวกับมาตรฐานที่พวกเขาใช้ได้ผลสำเร็จเพื่อทำความเข้าใจว่าแนวทางปฏิบัติเฉพาะต่างๆ เหมาะสมกับโครงสร้างองค์กรของคุณอย่างไร

  • รวมข้อกำหนดขององค์กรและฟังก์ชันที่ตัดขวางเข้ากับขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของคุณ องค์กรของคุณอาจมีมาตรฐานสำหรับกระบวนการบางอย่างที่คุณควรนำมาใช้ เช่น การจัดการการเปลี่ยนแปลงและการสนับสนุน อย่างไรก็ตาม คุณอาจได้รับอำนาจในการพัฒนามาตรฐานของคุณเองสำหรับกระบวนการอื่นๆ ดังนั้น ให้มองหาวิธีที่จะรวมมาตรฐานที่จำเป็นเข้ากับกระบวนการของคุณ กระบวนการที่คุณเป็นเจ้าของมีแนวโน้มที่จะขัดแย้งกับกระบวนการของทีมอื่นๆ ดังนั้นจงพยายามปรับมาตรฐานให้อยู่ในขอบเขตที่สามารถปฏิบัติได้

    จัดทำเอกสารว่ากระบวนการของทีมภาระงานและทีมอื่นๆ แตกต่างกันอย่างไร เพื่อให้แน่ใจว่าทีมภาระงานสามารถทำงานร่วมกับทีมอื่นๆ ได้ดีขึ้นเมื่อมีจุดที่เชื่อมโยงกัน ทีมรักษาความปลอดภัยส่วนกลางอาจใช้เครื่องมือและขั้นตอนที่แตกต่างจากทีมดูแลปริมาณงาน และทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นหากพวกเขาตระหนักถึงความแตกต่างเหล่านั้น

  • ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อให้เกิดความสม่ำเสมอ ทำงานอัตโนมัติที่ซ้ำซากและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ เพื่อลดภาระการจัดการจากทีมของคุณ มองหาโอกาสในการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ เช่น การสร้างตั๋วการจัดการบริการด้านไอที เรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่ คำแนะนำสำหรับการนำระบบอัตโนมัติมาใช้

การแลกเปลี่ยน: การกำหนดมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงานสามารถมีความเสี่ยงที่จะนำไปสู่ความหยุดนิ่งหรือความประมาทเลินเล่อได้ ควรปฏิบัติตามมาตรฐาน แต่ไม่ควรเข้มงวดหรือคงที่ พยายามหาสมดุลระหว่างการยึดมั่นอย่างเข้มงวดและการยอมให้มีนวัตกรรม เพื่อให้กระบวนการของคุณสามารถพัฒนาได้อย่างปลอดภัยเมื่อเวลาผ่านไป

การอำนวยความสะดวกของ Power Platform

แม้ว่าจะไม่มี Power Platform ผลิตภัณฑ์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดทำกระบวนการและขั้นตอนอย่างเป็นทางการโดยตรง Microsoft แต่ก็เผยแพร่คำแนะนำที่ครอบคลุมเกี่ยวกับหัวข้อนี้ ใช้คำแนะนำนี้เพื่อทำความเข้าใจแนวปฏิบัติที่ได้รับการพิสูจน์แล้วและแนะนำในอุตสาหกรรม และเพื่อพิจารณาวิธีนำไปใช้กับปริมาณงานของคุณ

Power Platform Well-Architected ยังให้คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการและขั้นตอนที่ควรรวบรวมเป็นรหัสเพื่อให้แน่ใจว่าภาระงานและทีมภาระงานของคุณทำงานตามมาตรฐานอุตสาหกรรม:

ขั้นตอนถัดไป

รายการตรวจสอบความเป็นเลิศในการปฏิบัติงาน