เริ่มต้นจัดการแอสเซทและคำขอฮาร์ดแวร์

ก่อนที่จะสามารถประมวลผลคำขอและจัดการแอสเซทได้ จะต้องดำเนินการขั้นตอนการกำหนดค่าและการย้ายข้อมูลบางอย่างให้เสร็จสิ้นก่อน

ในฐานะผู้ดูแลระบบหรือผู้จัดการโปรแกรม คุณต้องตั้งค่าให้เสร็จสิ้นในแอปแบบจำลองผู้ดูแลระบบคำขอฮาร์ดแวร์และการจัดการสำหรับส่วนประกอบเหล่านี้:

• กลุ่มธุรกิจ

• งบประมาณ

• ชนิดผลิตภัณฑ์

• ชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์

• ผลิตภัณฑ์ (แค็ตตาล็อก)

• แอสเซท

  

บริหารจัดการกลุ่มธุรกิจ

เรกคอร์ดกลุ่มธุรกิจแสดงถึงแผนกภายในองค์กรของคุณที่มี:

• งบประมาณการจัดซื้อฮาร์ดแวร์
• ผู้อนุมัติธุรกิจสำหรับคำขอฮาร์ดแวร์
• ผู้ดูแลระบบแอสเซทของแผนก

ก่อนที่จะทำการร้องขอฮาร์ดแวร์ได้ จะต้องกำหนดค่ากลุ่มธุรกิจอย่างน้อยหนึ่งกลุ่มก่อน เมื่อต้องการดำเนินการนี้:

1. เลือก + ใหม่ จากแกลเลอรี กลุ่มธุรกิจ
2. จากแท็บ ทั่วไป ให้เพิ่ม ชื่อกลุ่ม ของกลุ่มธุรกิจใหม่
   1. หากกลุ่มประกอบด้วยผู้ใช้เพียงคนเดียว
      1. ตั้งค่า ใช้ทีมผู้อนุมัติ เป็น ไม่
      2. เลือกผู้ใช้เป็น ผู้อนุมัติหลัก
   2. หากไม่ใช่ กลุ่มจะประกอบกันเป็นทีม
      1. ตั้งค่า ใช้ทีมผู้อนุมัติ เป็น *ใช่
      2. เลือกทีมเป็น ทีมผู้อนุมัติ

กลุ่มธุรกิจที่มีอยู่สามารถดูหรือแก้ไขได้ ชื่อกลุ่มธุรกิจอยู่ในรูปแบบไฮเปอร์เท็กซ์ คลิกลิงก์เพื่อดูรายละเอียด เนื่องจากกลุ่มธุรกิจถูกกำหนดงบประมาณ คำขอ ใบสั่งซื้อ และแอสเซท การมอบหมายเหล่านั้นจะสามารถดูได้ในสองที่:

• ตารางบนแท็บ "ทั่วไป" (สถานะ "ใช้งานอยู่" เท่านั้น)
• แท็บเฉพาะ: "งบประมาณ", "คำขอ", "ใบสั่งซื้อ", "แอสเซท" (พร้อมชุดฟิลด์แบบขยายและตัวกรองสถานะ)

บริหารจัดการงบประมาณ

การบันทึกงบประมาณที่องค์กรกำหนดจะช่วยให้แอปติดตามการใช้จ่ายสะสมและให้การมองเห็นเพื่อให้แน่ใจว่าการซื้อแอสเซทเสร็จสิ้นภายในขีดจำกัดขององค์กร หลังจากกำหนดค่ากลุ่มธุรกิจแล้ว จะสามารถเพิ่มงบประมาณได้

1. เลือก บวก (+) ในแกลเลอรีงบประมาณ
2. จากแท็บทั่วไป ให้เพิ่ม:
   1. ชื่อของงบประมาณ
   2. จำนวนเงินดอลลาร์
   3. การกำหนดกลุ่มธุรกิจ
   4. สกุลเงิน

งบประมาณที่มีอยู่สามารถดูหรือแก้ไขได้ ชื่องยประมาณอยู่ในรูปแบบไฮเปอร์เท็กซ์ เลือกลิงก์เพื่อดูรายละเอียด เมื่อทำการคำสั่งซื้อโดยเทียบกับงบประมาณ รายการใบสั่งซื้อจะถูกขยายและ สรุปการใช้จ่าย จะได้รับการอัปเดต

หากต้องการดูรายละเอียดเพิ่มเติม ให้เลือก ใบสั่งซื้อ

กำหนดค่าและจัดการผลิตภัณฑ์

กำหนดค่าชนิดผลิตภัณฑ์ ชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์ และการจัดประเภทผลิตภัณฑ์เพื่อสร้างและปรับปรุงกระบวนการร้องขอ

ชนิดผลิตภัณฑ์

ชนิดผลิตภัณฑ์คือระดับสูงสุดในการจำแนกชนิดผลิตภัณฑ์ในแค็ตตาล็อก ชนิดผลิตภัณฑ์ทำให้กระบวนการร้องของ่ายขึ้นและปรับปรุงความสามารถในการรายงานสำหรับผู้ดูแลระบบ

ก่อนที่จะโหลดผลิตภัณฑ์ลงในแค็ตตาล็อก ต้องกำหนดค่ารายการชนิดผลิตภัณฑ์ เมื่อต้องการดำเนินการนี้:

1. เลือก บวก (+) ในแกลเลอรีชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์
2. จากแท็บทั่วไป ให้เพิ่ม:
   1. ชื่อชนิดของผลิตภัณฑ์
   2. รูปภาพ (ถ้ามี)

ชนิดผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่สามารถดูหรือแก้ไขได้ ชื่อชนิดของผลิตภัณฑ์อยู่ในไฮเปอร์เท็กซ์และลิงก์ไปยังมุมมองรายละเอียด เนื่องจากผลิตภัณฑ์ได้รับการกำหนดชนิดของผลิตภัณฑ์ ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นจะถูกเพิ่มลงในรายการในมุมมองแท็บ ผลิตภัณฑ์ สำหรับผลิตภัณฑ์ชนิดนั้นๆ

ชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์

ชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์จะช่วยให้สามารถจำแนกชนิดของผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมภายในแค็ตตาล็อกได้ ชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์จะช่วยผู้ร้องขอในการค้นหาผลิตภัณฑ์และให้ผู้ดูแลระบบมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้นในการรายงานและการวิเคราะห์

ในการเพิ่มชนิดย่อย:

1. เลือก บวก (+) ในแกลเลอรีชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์
2. จากแท็บทั่วไป ให้:
   1. ชื่อสำหรับชนิดย่อย
   2. การมอบหมายให้กับชนิดของผลิตภัณฑ์หลัก ตัวอย่างเช่น สามารถเพิ่ม แท็บเล็ต ชนิดย่อยลงในชนิดของผลิตภัณฑ์ คอมพิวเตอร์ ได้

ชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่สามารถดูหรือแก้ไขได้ ชื่อชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์อยู่ในไฮเปอร์เท็กซ์และลิงก์ไปยังมุมมองรายละเอียด เนื่องจากผลิตภัณฑ์ได้รับการกำหนดชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์ ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นจะถูกเพิ่มลงในรายการในมุมมองแท็บ ผลิตภัณฑ์ สำหรับผลิตภัณฑ์ชนิดย่อยนั้นๆ

ผลิตภัณฑ์

เมื่อกำหนดค่าชนิดและชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์แล้ว คุณจะสามารถเพิ่มผลิตภัณฑ์ลงในแค็ตตาล็อกได้ รายการผลิตภัณฑ์ในแค็ตตาล็อกจะถูกนำมาใช้สำหรับทั้งผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการร้องขอและสำหรับแอสเซทใดๆ ที่ได้รับการจัดการภายในแอปการดูแลระบบ

ฟิลด์ต่อไปนี้จำเป็นต้องระบุข้อมูล:

• Name
• ชนิดผลิตภัณฑ์
• ชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์

ฟิลด์เพิ่มเติม ได้แก่:

• Description
• รายละเอียดผู้ผลิตหลายรายการ (ชื่อ หมายเลขชิ้นส่วน หมายเลขรุ่น ลิงก์รายละเอียดสินค้า)
• การกำหนดราคา (ราคาและสกุลเงินเริ่มต้น)
• รูปภาพ (สามารถอัปโหลดรูปภาพผลิตภัณฑ์ได้จากไฟล์ ผู้ดูแลระบบ และแนบไปกับเรกคอร์ดผลิตภัณฑ์)
• ระยะเวลารีเฟรช (เดือน) (แจ้งเจ้าของแอสเซทและผู้ดูแลระบบ เมื่อสามารถเปลี่ยนแอสเซทได้ตามนโยบาย)

เคล็ดลับ

สำหรับการย้ายแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์เบื้องต้น อาจเป็นการดีที่สุดที่จะใช้ความสามารถ Excel Online จากแถบเมนู ให้เลือก ส่งออกไปยัง Excel จากนั้นเลือก เปิดใน Excel Online สามารถวางข้อมูลจากเวิร์กบุ๊กที่มีอยู่และบันทึกได้ ตราบใดที่เค้าโครงฟิลด์ตรงกัน หรือหากไฟล์ต้นฉบับอยู่ในรูปแบบ .csv ก็สามารถนำเข้าได้โดยใช้ตัวเลือกเมนู นำเข้าจาก Excel

คุณสามารถดูหรือแก้ไขสินค้าที่มีอยู่ได้ ชื่อชนิดย่อยของผลิตภัณฑ์อยู่ในรูปแบบ ไฮเปอร์เท็กซ์ และลิงก์ไปยังมุมมองรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ เนื่องจากผลิตภัณฑ์ถูกกำหนดให้เป็นแอสเซทหรือกำหนดให้กับคำขอ ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นจะถูกเพิ่มลงในรายการใน แอสเซท และมุมมองแท็บ รายการคำขอ สำหรับผลิตภัณฑ์นั้น

ย้ายแอสเซทที่มีอยู่

ส่วนสำคัญของการตั้งค่าคือการย้ายแอสเซทที่มีอยู่ครั้งแรก เราถือว่าแอปเหล่านี้มาแทนที่ระบบคำขอฮาร์ดแวร์และการจัดการแอสเซทในปัจจุบัน จากระบบนั้น (หรือแหล่งข้อมูล) จะต้องดึงข้อมูลแอสเซทออกมา แม้ว่าใช้งานได้จริงกับชุดข้อมูลขนาดเล็กเท่านั้น แต่คุณสามารถย้ายข้อมูลได้เอง

1. เลือก บวก (+) จากแกลเลอรี แอสเซท
2. สร้างเรกคอร์ดจากแท็บทั่วไปให้เสร็จสมบูรณ์

ฟิลด์ต่อไปนี้จำเป็นต้องระบุข้อมูล:

• ผลิตภัณฑ์ (สามารถเลือกได้จากเมนูแบบเลื่อนลง โดยมีค่าที่เติมจากแค็ตตาล็อก)
• สถานะแอสเซท (ที่กำหนดไว้ ที่ไม่ได้กำหนดไว้ เลิกใช้ รีเฟรชแอสเซทที่มีสิทธิ์)
• กลุ่มธุรกิจ (กลุ่มภายในองค์กรที่เป็นเจ้าของแอสเซท)

ฟิลด์เพิ่มเติม ได้แก่:

• นำส่งวันที่
• รีเฟรชแอสเซทที่มีสิทธิ์เมื่อ (วันที่)
• ส่งการแจ้งเตือนรีเฟรชแอสเซทที่มีสิทธิ์เมื่อ
• เลิกใช้เมื่อ
• คำขอฮาร์ดแวร์
• ใบสั่งซื้อ

ฟิลด์ที่ระบบกำหนด ได้แก่:

• หมายเลขแอสเซท
• จำนวนเดือนจนกว่าจะรีเฟรช
• สร้างโดย
• สร้างเมื่อ

เคล็ดลับ

สำหรับการย้ายเบื้องต้นของแอสเซทที่มีอยู่ อาจเป็นการดีที่สุดที่จะใช้ความสามารถ Excel Online จากแถบเมนู ให้เลือก ส่งออกไปยัง Excel จากนั้นเลือก เปิดใน Excel Online สามารถวางข้อมูลจากเวิร์กบุ๊กที่มีอยู่และบันทึกได้ ตราบใดที่เค้าโครงฟิลด์ตรงกัน หรือหากไฟล์ต้นฉบับอยู่ในรูปแบบ .csv ก็สามารถนำเข้าได้โดยใช้ตัวเลือกเมนู นำเข้าจาก Excel

คุณสามารถดูหรือแก้ไขแอสเซทที่มีอยู่ได้ ชื่อแอสเซทอยู่ในรูปแบบ ไฮเปอร์เท็กซ์ และลิงก์ไปยังมุมมองที่มีรายละเอียด

ขั้นตอนถัดไป

เริ่มต้นใช้งานแอป Hardware Request and Management