ความปลอดภัยฟิลด์ส่งผลอย่างไรต่อการทำข้อมูลให้ตรงกันกับ Outlook

การทำให้ฟิลด์ฟปลอดภัยด้วยการรักษาความปลอดภัยระดับฟิลด์สามารถส่งผลต่อการซิงโครไนส์ระหว่างแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing และ Dynamics 365 Project Service Automation) และ Microsoft Dynamics 365 for Outlook พิจารณาสถานการณ์ต่อไปนี้

หมายเหตุ

เราไม่แนะนำการรักษาความปลอดภัยของฟิลด์เมื่อฟิลด์ถูกตั้งค่าเพื่อทำข้อมูลให้ตรงกัน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือ การไม่รักษาความปลอดภัยให้กับฟิลด์ที่ถูกทำข้อมูลให้ตรงกัน ถ้าคุณตัดสินใจที่จะรักษาความปลอดภัยฟิลด์ที่มีการทำข้อมูลให้ตรงกัน คุณจำเป็นต้องทำสิ่งต่อไปนี้:

1. รักษาความปลอดภัยฟิลด์โดยใช้ความปลอดภัยระดับฟิลด์ ข้อมูลเพิ่มเติม: ดู "ตั้งค่าความปลอดภัยระดับฟิลด์" ด้านล่าง
2. เปลี่ยนทิศทางการทำข้อมูลให้ตรงกัน เพื่อให้การทำข้อมูลให้ตรงกันนั้นไม่ไปปรับปรุงหรือเขียนข้อมูลลงในฟิลด์ในระหว่างที่ทำข้อมูลให้ตรงกัน ข้อมูลเพิ่มเติม: ควบคุมการทำข้อมูลให้ตรงกันในระดับฟิลด์ระหว่างแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า กับ Outlook หรือ Exchange

สถานการณ์: จำกัดผู้ใช้ไม่ให้เปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน

บริษัท Contoso ต้องการส่งเสริมให้รายการข้อมูลนั้นสอดคล้องกัน ในขณะที่พนักงานฝ่ายขายออกไปทำงานนอกบริษัท เป็นการง่ายสำหรับพวกเขาที่จะสร้างรายการข้อมูลในแบบที่แตกต่างออกไปเพื่ออธิบายเรื่องเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ตำแหน่งงานเดียวกันนั้นอาจถูกป้อนเป็น "ผู้จัดการฝ่ายก่อสร้าง" "หัวหน้าคนงาน" หรือ "ผู้จัดการไซต์" เพื่อป้องกันปัญหานี้ จีงมีการรักษาความปลอดภัยฟิลด์ตำแหน่งงานไว้ ซึ่งการดำเนินการดังนี้ส่งผลต่อการทำข้อมูลให้ตรงกัน

ตั้งค่าความปอลดภัยระดับฟิลด์

จอห์น ผู้ดูแลระบบของ Contoso ได้ตั้งค่าความปลอดภัยให้กับฟิลด์หลายๆ ฟิลด์

John ได้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ในเว็บแอป ไปที่ การตั้งค่า () >การตั้งค่าขั้นสูง

2. เลือก การตั้งค่า>การแก้ไข/ปรับปรุงตามคำสั่ง

3. เลือก กำหนดระบบตามความต้องการ

4. ขยาย เอนทิตี>ผู้ติดต่อ

5. เลือก ฟิลด์ และเลือก ตำแหน่งงาน มีฟิลด์ผู้ติดต่อจำนวนมาก คุณจึงจำเป็นต้องเลื่อนหน้าไปหลายๆ หน้า

6. เลือก แก้ไข

7. สำหรับความปลอดภัยของฟิลด์ เลือก เปิดใช้งาน>บันทึกและปิด

8. เลือก เผยแพร่การกำหนดเองทั้งหมด

   นอกจากนี้ จอห์นยังได้รักษาความปลอดภัยฟิลด์ผู้ติดต่อต่อไปนี้เพื่อไม่ให้ปรากฏในแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า : ftpsiteurl, governmentid

สร้างและกำหนดค่าโปรไฟล์ความปลอดภัยของฟิลด์

จอห์นสร้างโปรไฟล์ความปลอดภัยของฟิลด์ และมอบหมายสมาชิกในทีมขายให้กับโปรไฟล์ดังกล่าว

John ได้ดำเนินการดังต่อไปนี้ในการสร้างโปรไฟล์ความปลอดภัยฟิลด์:

1. ในเว็บแอป ไปที่ การตั้งค่า () >การตั้งค่าขั้นสูง

2. เลือก การตั้งค่า>ความปลอดภัย

3. เลือก โปรไฟล์ความปลอดภัยของฟิลด์

4. สร้างโปรไฟล์ เลือก สร้าง และใส่ชื่อ

5. เลือก บันทึกและปิด

6. เลือกโพรไฟล์ใหม่ >ผู้ใช้>เพิ่ม

7. เลือกผู้ใช้ จากนั้นเลือก เลือก>เพิ่ม

ตั้งค่าสิทธิ์ของฟิลด์

เมื่อมีการสร้างโปรไฟล์ความปลอดภัยฟิลด์และเพิ่มผู้ใช้ให้กับโปรไฟล์ดังกล่าวแล้ว ในตอนนี้ John สามารถตั้งค่าสิทธิ์บนฟิลด์ต่างๆ ให้ตรงกันกับความต้องการขององค์กรได้

1. ในเว็บแอป ไปที่ การตั้งค่า () >การตั้งค่าขั้นสูง

2. เลือก การตั้งค่า>ความปลอดภัย

3. เลือก โปรไฟล์ความปลอดภัยของฟิลด์> โปรไฟล์ของคุณ

4. เลือก สิทธิ์ของฟิลด์> ฟิลด์ที่จะรักษาความปลอดภัย >แก้ไข

5. เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าความปลอดภัยเพื่อให้ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณ และจากนั้นเลือก ตกลง>บันทึกและปิด

สิ่งที่ผู้ใช้เห็น

แนนซี่ พนักงานขายของ Contoso ใช้ Dynamics 365 for Outlook และสร้างผู้ติดต่อใหม่และติดตามในแอป Dynamics 365 apps

เมื่อ Nancy ทำข้อมูลให้ตรงกันกับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า ฟิลด์ตำแหน่งงานนั้นหายไปจากผู้ติดต่อ นี่เป็นเพราะ Nancy ไม่มีสิทธิ์ในการปรับปรุงสำหรับฟิลด์ตำแหน่งงาน

ผู้จัดการของ Nancy ที่มีสิทธิ์ในการปรับปรุงไปยังฟิลด์ตำแหน่งงาน กรอกข้อมูลในฟิลด์นี้ด้วยชื่อตำแหน่งงานที่ถูกต้องคือ ผู้จัดการฝ่ายก่อสร้าง

แนนซี่ทำข้อมูลให้ตรงกันอีกครั้งกับแอปการมีส่วนร่วมของลูกค้า และขณะนี้ ฟิลด์ตำแหน่งงานก็ปรากฏขึ้นในผู้ติดต่อด้วยชื่อตำแหน่งที่ถูกต้อง

ดูเพิ่มเติม

การรักษาความปลอดภัยระดับสนาม